INHALT 1. Systemvoraussetzungen 2. Die Installation 3. Funktionsbersicht 3.1. Die Funktionen des Hauptmens 3.2. Die Funktionen des Auftragsbearbeitungsmens 3.3. Die Funktionen des Stammdaten-Mens 3.4. Die Funktionen des Offene-Posten-Mens 3.5. Die Funktionen des Lagerhaltung-Mens 3.6. Die Funktionen des Textbearbeitung-Mens 3.7. Die Funktionen des Bankmodul-Mens 3.8. Die Funktionen des Artikeldaten-Mens 3.9. Die Funktionen des Kundendaten-Mens 3.10. Die Funktionen des Lieferantendaten-Mens 3.11. Die Funktionen des Leistungsdaten-Mens 3.12. Die Funktionen des Bestellteildaten-Mens 4. Auftragsbearbeitung 4.1. Rechnungen 4.2. Lieferscheine 4.3. Auftragsannahme 4.4. Angebote 4.5. Gutschrift schreiben 4.6. Formulare stornieren 5. Stammdatenverwaltung 5.1. Artikeldaten 5.1.1. Artikeldatei bearbeiten 5.1.2. Artikelliste zeigen 5.1.3. Artikeldatei ausdrucken 5.1.4. DATANORM-Schnittstelle 5.1.5. Statistikz„hler zurcksetzen 5.2. Kundendaten 5.2.1. Kundendatei bearbeiten 5.2.2. Kundendatei ausdrucken 5.2.3. Statistikz„hler zurcksetzen 5.3. Lieferantendaten 5.3.1. Lieferantendatei bearbeiten 5.3.2. Lieferantendatei ausdrucken 5.3.3. Statistikz„hler zurcksetzen 5.4. Leistungsdaten 5.4.1. Leistungsdatei bearbeiten 5.4.2. Leistungsliste anzeigen 5.4.3. Leistungsdatei ausdrucken 5.5. Bestellteildaten 5.5.1. Bestellteildatei bearbeiten 5.5.2. Bestellteilliste anzeigen 5.5.3. Bestellteildatei ausdrucken 5.5.4. Statistikz„hler zurcksetzen 5.6. Alte Formulare entfernen 5.7 Datei-Informationen anzeigen 5.8. Benutzerdaten „ndern 5.9. Systemeinstellungen 5.10. šbergabe an Finanzbuchhaltung 6. Offene Posten Liste 6.1. Zahlungseing„nge 6.2. Zahlungsziel berprfen 6.3. Offene Posten anzeigen 6.4. Offene Posten drucken 6.5. Rechnungsjournal drucken 6.6. Mahnungen 6.7. Mahnungen zurcknehmen 6.8. Bezahlte Rechnungen entfernen 7. Lagerhaltung 7.1. Bestelleingang 7.2. Lagerentnahmeschein 7.3. Artikelliste anzeigen 7.4. Rcksendungen 7.5. Bestand anzeigen 7.6. Bestandsliste drucken 7.7. Bestellungen 7.8. Bestellvorschl„ge anzeigen 7.9. Bestellvorschl„ge drucken 8. Textbearbeitung 8.1. Textbausteine bearbeiten 8.2. Allgemeinen Text drucken 8.3. Serienbriefe mit pers”nlicher Anrede 8.4. Serienbriefe mit allgemeiner Anrede 8.5. Adressen eindrucken 8.6. Textbl”cke fr Formulare 9. Bankmodul "Electronic Banking" 9.1 šberweisungen bearbeiten 9.2. Lastschriften bearbeiten 9.3. Kundendatei bearbeiten 9.4. Lieferantendatei bearbeiten 9.5. Datentr„ger erstellen 9.6. Listen anzeigen 9.7. Datens„tze entfernen 9.8. Absendereinstellung „ndern 10. Die Funktionstasten F1 - F10 11. Computer ABC 12. Einfhrung in MS-DOS 13. Die Tastatur 14. Hilfe bei Problemen 15. Druckmasken editieren 16. Reorganisation 17. Passwort 1. Systemvoraussetzungen Das Programm ist lauff„hig auf IBM PC/AT sowie allen wirklich kompatiblen Rechnern. Es werden vorausgesetzt: ein Diskettenlaufwerk 5.25 Zoll mit mindestens 1,2 MB Speicher- kapazit„t und / oder ein Diskettenlaufwerk 3.5 Zoll mit mindestens 1,44 MB Speicher- kapazit„t, eine Festplatte mit mindestens 20 MB Speicherkapazit„t davon 8 MB verfgbar, ein interner Rechnerspeicher von 640 KB RAM, eine Grafikkarte mit Hercules-Standard, EGA oder VGA, ein monochromer Monitor (amber bzw. bernstein oder schwarz-weiá sind empfehlenswert) oder ein EGA bzw. VGA Monitor, ein Drucker (Matrix(Nadel)-Drucker oder Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker. Dieser Drucker muá mit dem Epson-Code Standard oder IBM-Proprinter Code arbeiten) oder ein HP Laserjet 3 oder 4-kompatibler Laserdrucker bzw. HP Deskjet 500, 500C, 550C oder kompatibler Tintenstrahldrucker. Das Betriebssystem MS-DOS ab Version 3.2 oder h”her. Empfehlenswert ist jedoch MS-DOS in der Version 5.0 oder h”her. Anmerkung: Fr den Betrieb des Druckers empfiehlt sich ein automatischer Einzelblatteinzug. Probleme und Fragen: Bei Problemen mit dem Programm bitten wir Sie, zuerst die Handbcher sorgf„ltig durchzulesen. Wenn danach Fragen offenbleiben, wenden Sie sich an Ihren Softwareh„ndler. 2. Die Installation Die Installation wird vollst„ndig von dem Programm 'INSTALL.EXE' bernommen, welches sich auf der Originaldiskette Nr. 1 befindet. Da die Auftragsbearbeitung nur mit einer Festplatte arbeitet, muá fr den fehlerfreien Ablauf eine solche mit Laufwerksbezeichnung C, D,... vorhanden sein. Starten Sie Ihren Rechner, und warten Sie bis das Prompt (Stichwort "Prompt" siehe Kapitel 11 ) erscheint. Legen Sie die Installationsdiskette Nr. 1 in das Diskettenlaufwerk A oder B. Tippen Sie A: oder B: und RETURN (Mit RETURN ist die Eingabe-Taste gemeint, die im allgemeinen mit einem rechtwinkligen Pfeil oder auch direkt mit RETURN oder ENTER gekennzeichnet ist.) Danach geben Sie INSTALL ein, und best„tigen erneut mit RETURN. Nach kurzer Zeit erhalten Sie das Installationsprogramm. Bet„tigen Sie nun RETURN. W„hlen Sie Ihre Festplatte (C, D...). Das Installationsprogramm erzeugt selbst„ndig ein Verzeichnis, in dem die Auftragsbearbeitung installiert wird. Vorgeschlagen wird der Verzeichnisname AUFTRAG. Dieses Verzeichnis wird erstellt, wenn Sie mit RETURN best„tigen. Best„tigen Sie Ihre Eingabe mit RETURN. Wenn alles in Ordnung ist und Sie mit der Installation beginnen wollen, beantworten Sie die Kontrollfrage mit J. Legen Sie nun die Disketten in der vom Programm angeforderten Reihenfolge in das Diskettenlaufwerk ein. W„hlen Sie den angeschlossenen Drucker aus. Sollte Ihr Drucker nicht in der angezeigten Liste enthalten sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachh„ndler. Wird das Programm im Netzwerk betrieben geben Sie J ein, andernfalls N. Ist die Installation beendet, starten Sie Ihren Rechner neu, und tippen Sie AUFTRAG, wenn Sie die Auftragsbearbeitung im Verzeichnis AUFTRAG installiert haben. Andernfalls geben Sie den entsprechenden Namen des Verzeichnisses ein und drcken RETURN. Die Auftragsbearbeitung wird nun gestartet. Anmerkung: In Ihrer Systemdatei CONFIG.SYS muá folgender Eintrag stehen: FILES = 20 (oder mehr). Der Einsatz eines Festplatten Cache Programms wie z.B. SMARTDRV aus dem Programmpaket Microsoft Windows wird empfohlen. Sofern Sie ein solches nicht besitzen, sollte zumindest in CONFIG.SYS das Kommando BUFFERS = 20 (oder mehr) stehen. In der Datei AUTOEXEC.BAT muá ein Pfad auf das Verzeichnis der Festplatte gelegt werden, in dem sich die DOS-Programme BACKUP, RESTORE und COMMAND.COM befinden. Der entsprechende Befehl lautet in der Regel: PATH C:\DOS. Sollte bereits ein PATH-Befehl bestehen, der das Verzeichnis DOS oder „hnliches nicht enth„lt, kann der Pfad zu DOS nach einem Semikolon angeh„ngt werden: PATH ..... ;C:\DOS. An dieser Stelle m”chten wir bemerken, daá gewisse Grundkenntnisse ber das Betriebssystem MS-DOS vorhanden sein sollten. Sie sind fr die laufende Arbeit mit dem Programm zwar nicht erforderlich, fr den korrekten Betrieb Ihres Rechners auáerhalb unseres Programmes aber sehr hilfreich. Einige Hilfen finden Sie im Anhang dieses Handbuches. Des weiteren sehen Sie bitte in Ihren MS-DOS Handbchern nach. Sofern Ihre Datensicherung dennoch nicht einwandfrei funktionieren sollte, wenden Sie sich bitte fr die korrekte Einrichtung Ihrer Systenmdateien an Ihren Softwareh„ndler. Eingabe der Benutzerdaten und Anzahl der Arbeitspl„tze Gehen Sie wie folgt vor: Starten Sie das Programm durch Eingabe von AUFTRAG bzw. mit dem von Ihnen ge„nderten Namen. Auf dem Bildschirm sehen Sie das Er”ffnungsbild der Auftrags- bearbeitung. Dort finden Sie u.a. die Lizenznummer Ihrer Programm- version. Geben Sie diese bei Fragen und Problemen bitte immer an. Bei der Installation wurde kein "Zugriffscode" eingetragen. Dies k”nnen Sie jedoch sp„ter nachholen, um das Programm vor unberechtigtem Zugriff zu schtzen. Siehe Kapitel 17. ) Bet„tigen Sie RETURN W„hlen Sie aus dem Hauptmen 2. Stammdaten bearbeiten mit den Pfeiltasten. W„hlen Sie aus dem Stammdaten-Men 8. Benutzerdaten „ndern Bet„tigen Sie die F4-Taste W„hlen Sie Firmennamen „ndern. Geben Sie den mitgelieferten Lizenzcode ein und dann RETURN. Jetzt geben Sie den Firmennamen ein, der auf dem Ausdruck erscheinen soll. Geben Sie danach die restlichen Benutzerdaten ein: Inhaber: Geben Sie den Namen des Inhabers ein. Straáe: Geben Sie den Straáennamen und Hausnummer ein. PLZ: Bitte Postleitzahl eingeben. Ort: Bitte Wohnort eingeben Tel: Geben Sie ein: Tel: (Vorwahl und Rufnummer) Fax: Geben Sie ein: Fax: (Vorwahl und Rufnummer) Telex: Geben Sie ein: Telex: (Nummer) Die Texte 'Tel:', 'Fax:' und 'Telex:' sind notwendig, da ansonsten lediglich die Nummern gedruckt werden wrden. Falls Sie Vordrucke verwenden, auf denen schon Ihr Absender eingedruckt ist, lassen Sie die o.a. Felder ohne Eintrag. Sofern in Ihren Ausdrucken wie Rechnung, Lieferschein usw. Ihre Bankverbindung gedruckt werden soll, fllen Sie die nachfolgenden Felder aus. 1.Bank Bez.: Geben Sie die Bezeichnung Ihrer Bank ein. BLZ: Geben Sie ein: BLZ (Bankleitzahl) 1.Kto: Geben Sie ein: Kto. (Kontonummer) Falls Sie eine zweite Bankverbindung auf den Formularen ausgedruckt haben m”chten, nutzen Sie folgende Eingabefelder: 2.Bank Bez.: Geben Sie die Bezeichnung Ihrer Bank ein. 2.BLZ: Geben Sie ein: BLZ (Bankleitzahl) 2.Kto: Geben Sie ein: Kto. (Kontonummer) Die Eintr„ge 'BLZ' und 'Kto.' sind notwendig, da ansonsten lediglich die Nummern gedruckt werden wrden. Falls Sie Vordrucke verwenden auf denen schon Ihre Bankverbindungen eingedruckt ist, lassen Sie die o.a. Felder ohne Eintrag. Drucker: Der z.Z. aktivierte Druckertreiber wird angezeigt. Mit F7 k”nnen Sie den Drucker wechseln. W„hlen Sie den neuen Drucker aus der Bildschirmliste und best„tigen Sie mit "RETURN". Der neue Druckertreiber ist nun aktiv. Farbeinstellung: Die vorgegebene Farbeinstellung 1 k”nnen Sie „ndern. Es stehen die Farbeinstellungen 1-4 zur Verfgung. Am Besten Sie probieren aus, welche Farbeinstellung Ihnen am besten gef„llt. Die neue Farbeinstellung wird erst aktiviert, wenn das Programm erneut gestartet wird. Akust. Signal: Wenn Sie bei Fehlermeldungen ein akustisches Signal wnschen, geben Sie J ein, ansonsten N. Vorgegeben ist N. 1.Mwst.-Satz: Geben Sie den fr Sie gltigen Mehrwertsteuersatz in Prozent ein. 2.Mwst.-Satz: Falls Sie unterschiedliche Mehrwertsteuers„tze verwenden, geben Sie hier den zweiten Mehrwertsteuersatz in Prozent ein. Bestand „ndern bei Rechnung: Wird in dieses Feld J eingetragen, so erfolgt nach jeder gestellten Rechnung die Bestands„nderung. Bei N wird keine automatische Žnderung durchgefhrt. Bestand „ndern bei Lieferschein: Wird in dieses Feld J eingetragen, so erfolgt nach jedem geschriebenen Lieferschein die Bestands„nderung. Bei N wird keine automatische Žnderung durchgefhrt. Falls bei beiden Feldern N oder J eingegeben wurde, erfolgt bei jeder Rechnung und bei jedem Lieferschein die Abfrage, ob die Bestands„nderung durchgefhrt werden soll. Buchungss„tze erzeugen: Falls eine Finanzbuchhaltung angeschlossen ist, an die Buchungs- s„tze bergeben werden sollen, geben Sie bitte J ein. Aktuelle Rechnungsnummer: Geben Sie hier die Nummer der zuletzt gestellten Rechnung ein, bzw. die Nummer, ab der das Programm die laufenden Nummern fortfhren soll. Verfahren Sie auf die gleiche Weise mit Lieferschein-, Angebot-, Bestellung-, Mahnung-, Lagerentnahmeschein-, Auftrags- und Gutschriftnummer. Speichern der Eintr„ge: Mit Hilfe der F9-Taste fhren Sie die Speicherung Ihrer Eingaben durch. Verlassen Sie das Programm durch ESC (auf manchen Tastaturen mit Eing L”sch beschriftet) und starten Sie es neu. Sie sind nun als Benutzer eingetragen. 3. Funktionsbersicht 3.1. Die Funktionen des Hauptmens Das Hauptmen erscheint, sobald Sie das Programm aufgerufen haben. Aus dem Hauptmen werden die verschiedenen Untermens aufgerufen. Das Hauptmen beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Auftragsbearbeitung 2. Stammdaten bearbeiten 3. Offene Posten bearbeiten 4. Lagerhaltung 5. Textbearbeitung 6. Bankmodul (electronic Banking) 7. Datensicherung 8. PROGRAMM-ENDE Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die RETURN Taste bet„tigen. 3.2. Die Funktionen des Auftragsbearbeitungsmens Das Auftragbearbeitungsmen erscheint, sobald Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 1. Auftragsbearbeitung aufgerufen haben. Das Auftragsbearbeitungsmen beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Rechnungen erstellen 2. Angebote erstellen 3. Auftragsannahme 4. Lieferscheine erstellen 5. Gutschrift schreiben 6. Formulare stornieren 7. Ins Hauptmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. 3.3. Die Funktionen des Stammdaten-Mens Das Stammdaten-Men erscheint, sobald Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 2. Stammdaten bearbeiten aufgerufen haben. Das Stammdaten-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Artikeldaten bearbeiten 2. Kundendaten bearbeiten 3. Lieferantendaten bearbeiten 4. Leistungsdaten bearbeiten 5. Bestellteildaten bearbeiten 6. Datei-Informationen anzeigen 7. Alte Formulare entfernen 8. Benutzerdaten „ndern 9. Systemeinstellungen „ndern 10. šbergaben an Finanzbuchhaltung 11. Ins Hauptmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. 3.4. Die Funktionen des Offene-Posten-Mens Das Offene-Posten-Men erscheint, sobald Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 3. Offene Posten bearbeiten aufgerufen haben. Das Offene-Posten-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Zahlungseing„nge 2. Zahlungsziel berprfen 3. Offene Posten anzeigen 4. Offene Posten drucken 5. 1. Mahnung drucken 6. 2. Mahnung drucken 7. 3. Mahnung drucken 8. Mahnungen zurcknehmen 9. Bezahlte Rechnungen entfernen 10.Ins Hauptmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. 3.5. Die Funktionen des Lagerhaltung-Mens Das Lagerhaltung-Men erscheint, sobald Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 4. Lagerhaltung aufgerufen haben. Das Lagerhaltung-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Bestelleing„nge bearbeiten 2. Lagerentnahmeschein schreiben 3. Artikelliste anzeigen 4. Rcksendungen schreiben 5. Bestand anzeigen 6. Bestandsliste drucken 7. Bestellungen schreiben 8. Bestellvorschl„ge anzeigen 9. Bestellvorschl„ge drucken 10. Ins Hauptmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. 3.6. Die Funktionen des Textbearbeitung-Mens Das Textbearbeitungs-Men erscheint, sobald Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 5. Textbearbeitung aufgerufen haben. Das Textbearbeitungs-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Textbausteine bearbeiten 2. Allgemeinen Text drucken 3. Serienbrief pers”nlich 4. Serienbrief allgemein 5. Adressen eindrucken 6. Textbl”cke fr Formulare 7. Ins Hauptmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die RETURN Taste bet„tigen. 3.7. Die Funktionen des Bankmodul-Mens Das Bankmodul-Men erscheint, sobald Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 6. Bankmodul aufgerufen haben. Das Bankmodul-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. šberweisungen bearbeiten 2. Lastschriften bearbeiten 3. Kundendatei bearbeiten 4. Lieferantendatei bearbeiten 5. Datentr„ger erstellen 6. Listen anzeigen 7. Datens„tze entfernen 8. Absendereinstellung „ndern 9. Ins Hauptmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die RETURN Taste bet„tigen. 3.8. Die Funktionen des Artikeldaten-Mens Das Artikeldaten-Men erscheint, sobald Sie aus dem Stammdaten-Men den Menpunkt 1. Artikeldaten bearbeiten aufgerufen haben. Das Artikeldaten-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Artikeldatei bearbeiten 2. Artikelliste anzeigen 3. Artikeldatei ausdrucken 4. DATANORM-Schnittstelle 5. Statistikz„hler zurcksetzen 6. Ins Datenmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. 3.9. Die Funktionen des Kundendaten-Mens Das Kundendaten-Men erscheint, sobald Sie aus dem Stammdaten-Men den Menpunkt 2. Kundendaten bearbeiten aufgerufen haben. Das Kundendaten-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Kundendatei bearbeiten 2. Kundendatei ausdrucken 3. Statistikz„hler zurcksetzen 4. Ins Datenmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. 3.10. Die Funktionen des Lieferantendaten-Mens Das Lieferantendaten-Men erscheint, sobald Sie aus dem Stammdaten-Men den Menpunkt 3. Lieferantendaten bearbeiten aufgerufen haben. Das Lieferantendaten-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Lieferantendatei bearbeiten 2. Lieferantendatei ausdrucken 3. Statistikz„hler zurcksetzen 4. Ins Datenmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. 3.11. Die Funktionen des Leistungsdaten-Mens Das Leistungsdaten - Men erscheint, sobald Sie aus dem Stammdaten - Men den Menpunkt 4. Leistungsdaten bearbeiten aufgerufen haben. Das Leistungsdaten-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Leistungsdatei bearbeiten 2. Leistungen anzeigen 3. Leistungsdatei ausdrucken 4. Statistikz„hler zurcksetzen 5. Ins Datenmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. 3.12. Die Funktionen des Bestellteildaten-Mens Das Bestellteildaten-Men erscheint, sobald Sie aus dem Stammdaten-Men den Menpunkt 5. Bestellteildaten bearbeiten aufgerufen haben. Das Bestellteildaten-Men beinhaltet folgende Menpunkte: 1. Bestellteildatei bearbeiten 2. Bestellteilliste anzeigen 3. Bestelldatei ausdrucken 4. Statistikz„hler zurcksetzen 5. Ins Datenmen zurckkehren Die Funktionen werden aufgerufen, indem Sie die gewnschte Funktion mit Hilfe der Pfeiltasten ausw„hlen und die ENTER Taste bet„tigen. Die Funktionen des Programms 4. Auftragsbearbeitung 4.1. Rechnungen W„hlen Sie Rechnungen erstellen aus dem Men Auftragsbearbeitung an. In dem folgenden Auswahlfenster w„hlen Sie den Mehrwertsteuersatz aus, der fr die Rechnung zugrunde gelegt werden soll. (Die im Vorschlagsfenster angezeigten Mehrwertsteuers„tze sind in den Benutzerdaten eingetragen (siehe Stammdaten) und k”nnen jederzeit ge„ndert werden). Danach erscheint die Eingabemaske, der Cursor steht auf dem Eingabefeld der Kundennummer. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit ESC abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Kundendatensatz aufrufen: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein und bet„tigen Sie RETURN. Die Adresse des Kunden wird auf dem Bildschirm angezeigt , sofern ein Kunde unter der Nummer gespeichert ist. Neuen Kunden lernen: Sie k”nnen eine beliebige Kundennummer eingeben. Befindet sich kein Kunde mit dieser Nummer in der Kundendatei, nimmt das Programm den Kunden unter der von Ihnen eingegebenen Nummer auf. Folgenden Daten k”nnen Sie in den Kundendatensatz aufnehmen: Kundengruppe: Sie k”nnen Ihre Kunden in bis zu 999 Gruppen einteilen. Firma: Firmennamen Name: Inhabername Straáe: Straáe und Hausnummer L„ndercode: Z.B. W- fr West , O- fr Ost oder CH- fr Schweiz PLZ: Postleitzahl. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Ort: Wohnort. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Zahlung: Tragen Sie in dieses Feld die Zahlungsbedingung 1-9 ein, die bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen werden soll. Die vorgeschlagene Zahlungsbedingung ist nicht zwingend und kann bei der Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Folgende Zahlungsbedingungen stehen zur Verfgung: 1 = Betrag per Nachnahme erhalten 2 = 8 Tage mit Skonto, 30 Tage Netto 3 = Rein Netto nach Erhalt der Rechnung 4 = Rein Netto innerhalb 8 Tagen 5 = Rein Netto innerhalb 14 Tagen 6 = Bar bei Lieferung erhalten 7 = Per Scheck bei Lieferung erhalten 8 = Per Lastschrift 9 = Per Vorkasse Telefon: Telefonnummer mit Vorwahl Telefax: Telefaxnummer mit Vorwahl Rabatt: Sie k”nnen einen festen Rabattsatz in % eingeben, der bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen wird. Der Rabattsatz kann jedoch bei Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Guthaben: Tragen Sie gegebenenfalls das Guthaben, das der Kunde bei Ihnen hat in dieses Feld ein. Brief Anrede: Sie k”nnen in dieses Feld eine pers”nliche Briefanrede eingeben, mit der der Kunde in einem "pers”nlichen" Serienbrief angesprochen wird. Dies k”nnte z.B. sein : Sehr geehrter Herr Schr”der ! Bank, BLZ, Konto Nr.: Tragen Sie in diese Felder die Bankverbindung Ihres Kunden ein. Diese steht Ihnen dann fr das "Electronic Banking" zur Verfgung. Eingabe beenden und Kunden speichern Mit F9 beenden Sie die Eingabe. Der Kunde wird gespeichert und seine Adresse auf den Bildschirm ausgegeben. Daten eines Kunden „ndern: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Es erscheint das gleiche Fenster wie bei der Aufnahme von neuen Kunden. Gehen Sie nun wie oben beschrieben vor und fhren die gewnschten Žnderungen durch. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. Das Programm bietet noch zwei Spezialit„ten. In der unteren Bildschirmzeile sehen sie folgende Kurzbefehle: F7 = Daten lesen, F8 = Suchen. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie bereits erstellte Formulare wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, und Auftragsbest„tigungen einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Formularart, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Auf dem Bildschirm sehen Sie nun alle Rechnungen, bzw. Lieferscheine usw., die bereits erstellt wurden. Mit Hilfe der Pfeiltasten w„hlen Sie das gewnschte Formular aus und best„tigen mit RETURN. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8-Suchfunktion k”nne Sie auch nach Formularen suchen. F8 = Suchen nach Formularen: Nachdem Sie F7 = Daten lesen aufgerufen haben, k”nnen Sie mit F8 nach einem bestimmten Formular suchen. Geben Sie die gesuchte Formular Nummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Existiert ein Formular mit der eingegebenen Nummer, wird es auf dem Bildschirm angezeigt. Andernfalls wird das Formular angezeigt, dessen Nummer am n„chsten zu der Eingegebenen liegt. Weitersuche durch erneutes Bet„tigen von F8 oder mit den Bild-Tasten bl„ttern. Nachdem das Formular gefunden wurde, mit RETURN best„tigen. Das Formular wird nun in die Eingabemaske bernommen. F8 = Suchen nach Datens„tzen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Kundennummern befindet, wird nur nach Kunden gesucht. Ebenso bei Lieferanten, Artikeln usw. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1 - F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Kunden: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Datumseingabe: Nach der Adresseneingabe steht der Cursor auf dem Datumsfeld, welches immer das aktuelle Datum anzeigt. Dieses kann berschrieben oder mit RETURN best„tigt werden, ebenso das Rechnungsnummernfeld. Es zeigt die laufende Rechnungsnummer an. Nach dem Best„tigen der Rechnungsnummer kann mit der Eingabe von Artikeln, Leistungen oder Text begonnen werden. Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen die Eingabe erleichtern. Suche nach Artikeln: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Artikelnummer oder der Bezeichnung suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Artikelnummer oder die Bezeichnung ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Artikels im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Textbl”cke einlesen (F7): Wenn sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befindet k”nnen vorgefertigte "Textbl”cke" in das Formular eingelesen werden. (Siehe hierzu auch Kapitel 8.6. --> Textbl”cke fr Formulare). Die Textbl”cke werden an dieser Stelle in das Formular eingefgt. Befindet sich hier schon ein Eintrag (z.B. ein Artikel, Text o.„.) wird der Eintrag um die L„nge des Textblockes verschoben. Lieferscheine blockweise einlesen (F7): Wenn sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befindet, k”nnen bereits erstellte Lieferscheine eingelesen werden. W„hlen Sie den entsprechenden Lieferschein mit den Pfeiltasten oder der F8 Suchfunktion aus. Der Lieferschein wird an dieser Stelle in das Formular eingelesen. (Nur die gelieferten Artikel mit eventuellen Textbl”cken, nicht jedoch die Adresse des Kunden. Zus„tzlich auch der Hinweis auf die betreffende Lieferschein Nr.). Befindet sich hier schon ein Eintrag (z.B. ein Artikel, Text o.„.) wird der Eintrag um die L„nge des Lieferscheins verschoben. Artikeleingabe: Nach der Eingabe einer Artikelnummer erscheint der gew„hlte Artikel, sofern er bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Im Mengenfeld geben Sie die Anzahl der Artikel ein. Bei "Einzel-Pr." erscheint der Preis, der im Artikeldatensatz als Verkaufspreis gespeichert ist. Handelt es sich um einen Artikel, der noch nicht gespeichert ist, mssen Sie den EK und VK manuell eingeben. Sie k”nnen bei Einkaufspreis auch 0,00 eingeben und diesen sp„ter in den Datensatz nachtragen. Falls Sie jedoch eine Rohgewinnberechnung wnschen, ist eine Eingabe notwendig. Neuen Artikel aufnehmen oder bestehenden Artikel „ndern (F9-Taste): Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Artikel mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Artikel-Nr." stehen. Nach Bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Nur die Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis und Verkaufspreis werden abgespeichert. Wenn Sie aber eine Lagerhaltung betreiben wollen, ist es erforderlich auch den Bestand usw. einzugeben. (Siehe Stammdaten) Leistungseingabe: Haben Sie eine "Leistung" wie z.B. Arbeitseinheiten zu verkaufen, schalten Sie mit der F4-Taste um. Anstelle der Artikelnummer geben Sie nun die Leistungsnummer ein. Die weitere Eingabe entspricht der, wie bei der Artikeleingabe beschrieben. Neue Leistung aufnehmen oder bestehende Leistung „ndern (F9-Taste): Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Leistungen mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Leistungs-Nr." stehen. Auáerdem muá es sich um eine Leistung handeln, die bisher noch nicht gespeichert ist. Nach Bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Texteingabe: Falls Sie einen Text eingeben m”chten, schalten Sie mit der F4-Taste in den Texteingabe-Modus. Hier k”nnen Sie einen beliebig langen Text eingeben. Mit ENTER gelangen Sie in die n„chste Zeile. Durch erneutes Bet„tigen der F4-Taste kommen Sie wieder in den Artikeleingabe-Modus. Zeile l”schen und neue Zeile einfgen: Mit F2 wird die aktuelle Zeile gel”scht. Mit F3 wird eine neue Zeile eingefgt. Nach jeder Eingabe errechnet das Programm die jeweiligen Betr„ge und zeigt sie an. Auf diese Weise k”nnen Sie den Endbetrag bereits sehen, bevor das Formular ausgedruckt wurde. Artikeleingabe beenden: M”chten Sie die Eingabe beenden ohne das Formular auszudrucken, k”nnen Sie mit ESC den Programmteil verlassen. Obwohl kein Ausdruck erfolgt, sind neu eingegebene Daten bereits gespeichert und gehen nicht verloren. Das Formular (d.h. in diesem Falle die Rechnung) selbst ist jedoch nicht gespeichert. Ausdruck und speichern: Durch F6 beenden Sie die Artikeleingabe und wechseln in den Druckmodus. Rabatt: Nach dem Verlassen des Eingabemodus steht der Cursor auf dem Rabatt-Feld. Sie k”nnen den vorgeschlagenen Rabattsatz bernehmen oder einen neuen Rabatt eingeben. Haben Sie im Kundendatensatz einen festen Rabatt fr diesen Kunden eingetragen, so wird dieser automatisch vorgeschlagen. Porto und Verpackung: Anschlieáend erscheinen nacheinander die Eingabefelder fr Porto und Verpackung in die Sie die jeweiligen Betr„ge eingeben k”nnen. Falls Sie diese Felder ohne Eingabe mit RETURN best„tigen, so wird automatisch 0,00 DM bernommen. Zahlungsbedingungen: Nachdem der Rabatt mit ENTER best„tigt wurde, ”ffnet sich das Fenster mit den Zahlungsbedingungen. W„hlen Sie die Bedingung mit Hilfe der Pfeiltasten oder durch Eingabe der betreffenden Zahl (z.B. '6' fr 'Bar bei Lieferung erhalten') und ENTER. Haben Sie die Punkte 1,2,6,7,8 oder 9 gew„hlt, wird nach dem Skontosatz gefragt, den Sie eingeben und mit RETURN best„tigen. Als Skonto wird der Prozentsatz vorgeschlagen, der in Systemeinstellungen eingetragen ist. Lieferart: W„hlen Sie nun die jeweilige Lieferart mit Hilfe der Pfeiltasten oder per Zahleneingabe, dann RETURN. Lieferbedingung Nr. 9 k”nnen Sie selbst in Systemeinstellungen eintragen. Drucken oder nur speichern: Falls Sie den sofortigen Ausdruck wnschen, w„hlen Sie: "Auf Drucker ausgeben" Sie haben jedoch auch die M”glichkeit, das Formular abzuspeichern und es zu einem sp„teren Zeitpunkt ausdrucken zu lassen. In diesem Fall w„hlen Sie: "Nur speichern und sp„ter drucken" Falls der Ausdruck an einem bestimmten Tag erfolgen soll, k”nnen Sie das gewnschte Datum eingeben. Sobald Sie im Rechnungsmen die šbersicht der erstellten Formulare aufrufen (F7), sehen Sie alle Formulare aufgelistet, wobei die gedruckten und ungedruckten Formulare entsprechend gekennzeichnet sind. Weiterhin wird das Datum angezeigt, bis wann der Ausdruck erfolgen soll. Anzahl der Kopien: Sie k”nnen die Anzahl der Ausdrucke von 1-9 Stck bestimmen, indem Sie die gewnschte Anzahl eingeben, dann RETURN bet„tigen, woraufhin der Druckvorgang beginnt. An dieser Stelle haben Sie die M”glichkeit in den Eingabemodus (Artikeleingabe) zurckzukehren, falls Sie Ihre Eingabe korrigieren m”chten: In diesem Fall geben Sie Anzahl = 0 ein, dann RETURN. Sie k”nnen nun beliebige Žnderungen vornehmen. Sind gewnschte Žnderungen durchgefhrt, beenden Sie die Artikeleingabe wie bereits beschrieben. Bestandsver„nderung: Wenn Sie eine Lagerkontrolle mit Hilfe des Programms durchfhren wollen, muá dem Programm mitgeteilt werden, wann eine Bestandsver„nderung gespeichert werden soll. Dies kann sowohl bei Lieferscheinen, Lagerentnahmescheinen oder Rechnungen erfolgen. Damit Fehler vermieden werden erfolgt nach dem Ausdruck eine Abfrage, ob die Ver„nderung gespeichert werden soll. Wurde z.B. Rechnung und Lieferschein zu einer Lieferung geschrieben, soll nur einmal eine Bestandsver„nderung gespeichert werden. Falls Sie die Bestandsver„nderung grunds„tzlich bei Lieferschein oder Rechnung abspeichern m”chten, k”nnen Sie dies in den Benutzerdaten eintragen. Die Abfrage erfolgt dann nicht mehr, die Bestandsver„nderung wird automatisch abgespeichert. Nachdem der Ausdruck erfolgt ist, kann die Eingabe fortgesetzt werden oder der Programmteil mit ESC verlassen werden. Die Rechnung wird danach unter der Rechnungsnummer gespeichert, und kann sp„ter fr „hnliche Rechnungen oder zur Anfertigung von Kopien wieder eingelesen werden. 4.2. Lieferscheine Lieferschein schreiben: W„hlen Sie Lieferscheine erstellen aus dem Men Auftragsbearbeitung an. Es erscheint die Eingabemaske, der Cursor blinkt auf dem Eingabefeld der Kundennummer. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit ESC abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Kundendatensatz aufrufen: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein und bet„tigen Sie RETURN. Die Adresse des Kunden wird auf dem Bildschirm angezeigt , sofern ein Kunde unter der Nummer gespeichert ist. Neuen Kunden lernen: Sie k”nnen eine beliebige Kundennummer eingeben. Befindet sich kein Kunde mit dieser Nummer in der Kundendatei, nimmt das Programm den Kunden unter der von Ihnen eingegebenen Nummer auf. Folgenden Daten k”nnen Sie in den Kundendatensatz aufnehmen: Kundengruppe: Sie k”nnen Ihre Kunden in bis zu 999 Gruppen einteilen. Firma: Firmennamen Name: Inhabername Straáe: Straáe und Hausnummer L„ndercode: Z.B. "W-" fr West , "O-" fr Ost oder "CH-" fr Schweiz PLZ: Postleitzahl. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Ort: Wohnort. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Zahlung: Tragen Sie in dieses Feld die Zahlungsbedingung 1-9 ein, die bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen werden soll. Die vorgeschlagene Zahlungsbedingung ist nicht zwingend und kann bei der Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Folgende Zahlungsbedingungen stehen zur Verfgung: 1 = Betrag per Nachnahme erhalten 2 = 8 Tage mit Skonto, 30 Tage Netto 3 = Rein Netto nach Erhalt der Rechnung 4 = Rein Netto innerhalb 8 Tagen 5 = Rein Netto innerhalb 14 Tagen 6 = Bar bei Lieferung erhalten 7 = Per Scheck bei Lieferung erhalten 8 = Per Lastschrift 9 = Per Vorkasse Telefon: Telefonnummer mit Vorwahl Telefax: Telefaxnummer mit Vorwahl Rabatt: Sie k”nnen einen festen Rabattsatz in % eingeben, der bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen wird. Der Rabattsatz kann jedoch bei Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Guthaben: Tragen Sie gegebenenfalls das Guthaben, das der Kunde bei Ihnen hat in dieses Feld ein. Brief Anrede: Sie k”nnen in dieses Feld eine pers”nliche Briefanrede eingeben, mit der der Kunde in einem "pers”nlichen" Serienbrief angesprochen wird. Dies k”nnte z.B. sein : Sehr geehrter Herr Schr”der ! Bank, BLZ, Konto Nr.: Tragen Sie in diese Felder die Bankverbindung Ihres Kunden ein. Diese steht Ihnen dann fr das "Electronic Banking" zur Verfgung. Eingabe beenden und Kunden speichern Mit F9 beenden Sie die Eingabe. Der Kunde wird gespeichert und seine Adresse auf den Bildschirm ausgegeben. Daten eines Kunden „ndern: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Es erscheint das gleiche Fenster wie bei der Aufnahme von neuen Kunden. Gehen Sie nun wie oben beschrieben vor und fhren die gewnschten Žnderungen durch. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. Das Programm bietet noch zwei Spezialit„ten. In der unteren Bildschirmzeile sehen sie folgende Kurzbefehle: F7 = Daten lesen , F8 = Suchen. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie bereits geschriebene Formulare wie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Formularart, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Auf dem Bildschirm sehen Sie nun alle Rechnungen, bzw. Lieferscheine usw., die bereits erstellt wurden. Mit Hilfe der Pfeiltasten w„hlen Sie das gewnschte Formular aus und best„tigen mit RETURN. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen. F8 = Suchen nach Formularen: Nachdem Sie F7 = Daten lesen aufgerufen haben, k”nnen Sie mit F8 nach einem bestimmten Formular suchen. Geben Sie die gesuchte Formular Nummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Existiert ein Formular mit der eingegebenen Nummer, wird es auf dem Bildschirm angezeigt. Andernfalls wird das Formular angezeigt, dessen Nummer am n„chsten zu der Eingegebenen liegt. Weitersuche durch erneutes Bet„tigen von F8 oder mit den Bild-Tasten bl„ttern. Nachdem das Formular gefunden wurde, mit RETURN best„tigen. Das Formular wird nun in die Eingabemaske bernommen. F8 = Suchen nach Datens„tzen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Kundennummern befindet, wird nur nach Kunden gesucht. Ebenso bei Lieferanten, Artikeln usw. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1-F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Kunden: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Datumseingabe: Nach der Adresseingabe steht der Cursor auf dem Datumsfeld, welches immer das aktuelle Datum anzeigt. Dieses kann berschrieben oder mit RETURN best„tigt werden. Ebenso das Lieferscheinnummer Feld. Es zeigt die laufende Lieferscheinnummer an. Nach dem Best„tigen der Lieferscheinnummer kann mit der Eingabe von Artikeln, Leistungen oder Text begonnen werden. Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen die Eingabe erleichtern. ( Siehe Kapitel 10 ). Suche nach Artikeln: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Artikelnummer oder der Bezeichnung suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Artikelnummer oder die Bezeichnung ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Artikels im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Artikeleingabe: Nach der Eingabe einer Artikelnummer erscheint der gew„hlte Artikel, sofern er bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Im Mengenfeld geben Sie die Anzahl der Artikel ein. Handelt es sich um einen Artikel, der noch nicht gespeichert ist, mssen Sie den EK und VK manuell eingeben. Sie k”nnen bei Einkaufspreis und Verkaufspreis auch 0,00 eingeben und diese sp„ter in den Datensatz nachtragen. Falls Sie jedoch eine Rohgewinnberechnung wnschen ist eine Eingabe notwendig. Neuen Artikel aufnehmen oder bestehenden Artikel „ndern: Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Artikel mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Artikel-Nr." stehen. Nach Bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Nur die Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis und Verkaufspreis werden abgespeichert. Wenn Sie aber eine Lagerhaltung betreiben wollen, ist es erforderlich auch den Bestand usw. einzugeben. (Siehe Stammdaten) Auf diese Weise k”nnen beliebig viele Artikel eingegeben werden. Texteingabe: Falls Sie einen Text eingeben m”chten, schalten Sie mit der F4-Taste in den Texteingabe-Modus. Hier k”nnen Sie einen beliebig langen Text eingeben. Mit ENTER gelangen Sie in die n„chste Zeile. Durch erneutes Bet„tigen der F4-Taste kommen Sie wieder in den Artikeleingabe-Modus. Textbl”cke einlesen (F7): Wenn sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befindet k”nnen vorgefertigte "Textbl”cke" in das Formular eingelesen werden. (Siehe hierzu auch Kapitel 8.6. --> Textbl”cke fr Formulare). Die Textbl”cke werden an dieser Stelle in das Formular eingefgt. Befindet sich hier schon ein Eintrag (z.B. ein Artikel, Text o.„.) wird der Eintrag um die L„nge des Textblockes verschoben. Artikeleingabe beenden: M”chten Sie die Eingabe beenden ohne das Formular auszudrucken, k”nnen Sie mit ESC den Programmteil verlassen. Obwohl kein Ausdruck erfolgt, sind neu eingegebene Daten bereits gespeichert und gehen nicht verloren. Ausdruck und speichern: Durch F6 beenden Sie die Artikeleingabe und wechseln in den Druckmodus. Lieferart: W„hlen Sie nun die jeweilige Lieferart mit Hilfe der Pfeiltasten oder per Zahleneingabe, dann RETURN. Lieferbedingung Nr. 9 ist in "Systemeinstellungen" einstellbar. Drucken oder nur speichern: Falls Sie den sofortigen Ausdruck wnschen, w„hlen Sie: "Auf Drucker ausgeben" Sie haben jedoch auch die M”glichkeit das Formular abzuspeichern und es zu einem sp„teren Zeitpunkt ausdrucken zu lassen. In diesem Fall w„hlen Sie: "Nur speichern und sp„ter drucken" Falls der Ausdruck an einem bestimmten Tag erfolgen soll, k”nnen Sie das gewnschte Datum eingeben. Sobald Sie im Lieferscheinmen die šbersicht der erstellten Formulare aufrufen (F7), sehen Sie alle Formulare aufgelistet, wobei die gedruckte und ungedruckte Formulare entsprechend gekennzeichnet sind. Weiterhin wird das Datum angezeigt, bis wann der Ausdruck erfolgen soll. Anzahl der Kopien: Sie k”nnen die Anzahl der Ausdrucke von 1-9 Stck bestimmen, indem Sie die gewnschte Anzahl eingeben, dann RETURN bet„tigen, woraufhin der Druckvorgang beginnt. An dieser Stelle haben Sie die M”glichkeit in den Eingabemodus (Artikeleingabe) zurckzukehren, falls Sie Ihre Eingabe korrigieren m”chten: In diesem Fall geben Sie Anzahl = 0 ein, dann RETURN. Sie k”nnen nun beliebige Žnderungen vornehmen. Sind die gewnschten Žnderungen durchgefhrt, beenden Sie die Artikeleingabe wie bereits beschrieben. Bestandsver„nderung: Wenn Sie eine Lagerkontrolle mit Hilfe des Programms durchfhren wollen, muá dem Programm mitgeteilt werden, wann eine Bestandsver„nderung gespeichert werden soll. Dies kann sowohl bei Lieferscheinen, Lagerentnahmescheinen oder Rechnungen erfolgen. Damit Fehler vermieden werden, erfolgt nach dem Ausdruck eine Abfrage, ob die Ver„nderung gespeichert werden soll. Wurde z.B. Rechnung und Lieferschein zu einer Lieferung geschrieben, soll nur einmal eine Bestandsver„nderung gespeichert werden. Falls Sie die Bestandsver„nderung grunds„tzlich bei Lieferschein oder Rechnung abspeichern m”chten, k”nnen Sie dies in den Benutzerdaten ( siehe Kapitel 5. -> Benutzerdaten ) eintragen. Die Abfrage erfolgt dann nicht mehr, die Bestandsver„nderung wird automatisch abgespeichert. Nachdem der Ausdruck erfolgt ist, kann die Eingabe fortgesetzt werden oder der Programmteil mit ESC verlassen werden. 4.3. Auftragsannahme Diese Funktion dient zur Erstellung von Auftragsbest„tigungen. W„hlen Sie Auftragsannahme aus dem Men Auftragsbearbeitung an. In dem folgenden Auswahlfenster w„hlen Sie den Mehrwertsteuersatz aus, der fr die Rechnung zugrunde gelegt werden soll. (Die im Vorschlagsfenster angezeigten Mehrwertsteuers„tze sind in den Benutzerdaten eingetragen (siehe Stammdaten) und k”nnen jederzeit ge„ndert werden). Danach erscheint die Eingabemaske, der Cursor steht auf dem Eingabefeld der Kundennummer. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit ESC abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Kundendatensatz aufrufen: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein und bet„tigen Sie RETURN. Die Adresse des Kunden wird auf dem Bildschirm angezeigt , sofern ein Kunde unter der Nummer gespeichert ist. Neuen Kunden lernen: Sie k”nnen eine beliebige Kundennummer eingeben. Befindet sich kein Kunde mit dieser Nummer in der Kundendatei, nimmt das Programm den Kunden unter der von Ihnen eingegebenen Nummer auf. Folgenden Daten k”nnen Sie in den Kundendatensatz aufnehmen: Kundengruppe: Sie k”nnen Ihre Kunden in bis zu 999 Gruppen einteilen. Firma: Firmennamen Name: Inhabername Straáe: Straáe und Hausnummer L„ndercode: Z.B. W- fr West , O- fr Ost oder CH- fr Schweiz PLZ: Postleitzahl. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Ort: Wohnort. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Zahlung: Tragen Sie in dieses Feld die Zahlungsbedingung 1-9 ein, die bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen werden soll. Die vorgeschlagene Zahlungsbedingung ist nicht zwingend und kann bei der Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Folgende Zahlungsbedingungen stehen zur Verfgung: 1 = Betrag per Nachnahme erhalten 2 = 8 Tage mit Skonto, 30 Tage Netto 3 = Rein Netto nach Erhalt der Rechnung 4 = Rein Netto innerhalb 8 Tagen 5 = Rein Netto innerhalb 14 Tagen 6 = Bar bei Lieferung erhalten 7 = Per Scheck bei Lieferung erhalten 8 = Per Lastschrift 9 = Per Vorkasse Telefon: Telefonnummer mit Vorwahl Telefax: Telefaxnummer mit Vorwahl Rabatt: Sie k”nnen einen festen Rabattsatz in % eingeben, der bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen wird. Der Rabattsatz kann jedoch bei Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Guthaben: Tragen Sie gegebenenfalls das Guthaben, das der Kunde bei Ihnen hat in dieses Feld ein. Brief Anrede: Sie k”nnen in dieses Feld eine pers”nliche Briefanrede eingeben, mit der der Kunde in einem "pers”nlichen" Serienbrief angesprochen wird. Dies k”nnte z.B. sein : Sehr geehrter Herr Schr”der ! Bank, BLZ, Konto Nr.: Tragen Sie in diese Felder die Bankverbindung Ihres Kunden ein. Diese steht Ihnen dann fr das "Electronic Banking" zur Verfgung. Eingabe beenden und Kunden speichern Mit F9 beenden Sie die Eingabe. Der Kunde wird gespeichert und seine Adresse auf den Bildschirm ausgegeben. Daten eines Kunden „ndern: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Es erscheint das gleiche Fenster wie bei der Aufnahme von neuen Kunden. Gehen Sie nun wie oben beschrieben vor und fhren die gewnschten Žnderungen durch. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. Das Programm bietet noch zwei Spezialit„ten. In der unteren Bildschirmzeile sehen sie folgende Kurzbefehle: F7 = Daten lesen , F8 = Suchen. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie bereits geschriebene Formulare wie Angebote, Rechnungen und Auftragsbest„tigungen einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Formularart, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Auf dem Bildschirm sehen Sie nun alle Rechnungen, bzw. Auftr„ge usw., die bereits erstellt wurden. Mit Hilfe der Pfeiltasten w„hlen Sie das gewnschte Formular aus und best„tigen mit ENTER. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen. F8 = Suchen nach Formularen: Nachdem Sie F7 = Daten lesen aufgerufen haben, k”nnen Sie mit F8 nach einem bestimmten Formular suchen. Geben Sie die gesuchte Formular Nummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Existiert ein Formular mit der eingegebenen Nummer, wird es auf dem Bildschirm angezeigt. Andernfalls wird das Formular angezeigt, dessen Nummer am n„chsten zu der Eingegebenen liegt. Weitersuche durch erneutes Bet„tigen von F8 oder mit den "Bild-Tasten" bl„ttern. Nachdem das Formular gefunden wurde, mit RETURN best„tigen. Das Formular wird nun in die Eingabemaske bernommen. F8 = Suchen nach Datens„tzen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Kundennummern befindet, wird nur nach Kunden gesucht. Ebenso bei Lieferanten, Artikeln usw. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1 - F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Kunden: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Datumseingabe: Nach der Adresseingabe steht der Cursor auf dem Datumsfeld, welches immer das aktuelle Datum anzeigt. Dieses kann berschrieben oder mit RETURN best„tigt werden. Ebenso das Auftragsnummern Feld. Es zeigt die laufende Rechnungsnummer an. Nach dem Best„tigen der Rechnungsnummer kann mit der Eingabe von Artikeln, Leistungen oder Text begonnen werden. Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen das Eingeben erleichtern. ( Siehe Kapitel 10). Suche nach Artikeln: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Artikelnummer oder der Bezeichnung suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Artikelnummer oder die Bezeichnung ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Artikels im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Artikeleingabe: Nach der Eingabe einer Artikelnummer erscheint der gew„hlte Artikel, sofern er bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Im Mengenfeld geben Sie die Anzahl der Artikel ein. Bei "Einzel-Pr." erscheint der Preis, der im Artikeldatensatz als Verkaufspreis gespeichert ist. Handelt es sich um einen Artikel, der noch nicht gespeichert ist, mssen Sie den EK und VK manuell eingeben. Sie k”nnen bei Einkaufspreis auch 0,00 eingeben und diesen sp„ter in den Datensatz nachtragen. Falls Sie jedoch eine Rohgewinnberechnung wnschen ist eine Eingabe notwendig. Neuen Artikel aufnehmen oder bestehenden Artikel „ndern: Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Artikel mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Artikel-Nr." stehen. Nach Bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Nur die Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis und Verkaufspreis werden abgespeichert. Wenn Sie aber eine Lagerhaltung betreiben wollen, ist es erforderlich auch den Bestand usw. einzugeben. (Siehe Stammdaten) Auf diese Weise k”nnen beliebig viele Artikel eingegeben werden. Leistungseingabe: Haben Sie eine "Leistung" wie z.B. Arbeitseinheiten zu verkaufen, schalten Sie mit der F4-Taste um. Anstelle der Artikelnummer geben Sie nun die Leistungsnummer ein. Die weitere Eingabe entspricht der, wie bei der Artikeleingabe beschrieben, mit dem Unterschied, daá Sie eine Einheit der Leistung eingeben k”nnen wie z.B. 'qm' oder 'Std.'. Neue Leistung aufnehmen oder bestehende Leistung „ndern: Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Leistungen mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Leistungs-Nr." stehen. Auáerdem muá es sich um eine Leistung handeln, die bisher noch nicht gespeichert ist. Nach bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Texteingabe Falls Sie einen Text eingeben m”chten, schalten Sie mit der F4-Taste in den Texteingabe-Modus. Hier k”nnen Sie einen beliebig langen Text eingeben. Mit ENTER gelangen Sie in die n„chste Zeile. Durch erneutes Bet„tigen der F4-Taste kommen Sie wieder in den Artikeleingabe-Modus. Nach jeder Eingabe errechnet das Programm die jeweiligen Betr„ge und zeigt sie an. Auf diese Weise k”nnen Sie den Endbetrag bereits sehen, bevor das Formular ausgedruckt wurde. Textbl”cke einlesen (F7): Wenn sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befindet k”nnen vorgefertigte "Textbl”cke" in das Formular eingelesen werden. (Siehe hierzu auch Kapitel 8. --> Textbl”cke fr Formulare). Die Textbl”cke werden an dieser Stelle in das Formular eingefgt. Befindet sich hier schon ein Eintrag (z.B. ein Artikel, Text o.„.) wird der Eintrag um die L„nge des Textblockes verschoben. Artikeleingabe beenden: M”chten Sie die Eingabe beenden ohne das Formular auszudrucken, k”nnen Sie mit ESC den Programmteil verlassen. Obwohl kein Ausdruck erfolgt, sind neu eingegebene Daten bereits gespeichert und gehen nicht verloren. Ausdruck und speichern: Durch F6 beenden Sie die Artikeleingabe und wechseln in den Druckmodus. Rabatt: Nach dem Verlassen des Eingabemodus steht der Cursor auf dem Rabatt-Feld. Sie k”nnen den vorgeschlagenen Rabattsatz bernehmen oder einen neuen Rabatt eingeben. Porto und Verpackung: Anschlieáend erscheinen nacheinander die Eingabefelder fr Porto und Verpackung in die Sie die jeweiligen Betr„ge eingeben k”nnen. Falls Sie diese Felder ohne Eingabe mit RETURN best„tigen, so wird automatisch 0,00 DM eingetragen. Lieferart: W„hlen Sie nun die jeweilige Lieferart mit Hilfe der Pfeiltasten oder per Zahleneingabe, dann RETURN. Drucken oder nur speichern: Falls Sie den sofortigen Ausdruck wnschen, w„hlen Sie: "Auf Drucker ausgeben" Sie haben jedoch auch die M”glichkeit das Formular abzuspeichern und es zu einem sp„teren Zeitpunkt ausdrucken zu lassen. In diesem Fall w„hlen Sie: "Nur speichern und sp„ter drucken" Falls der Ausdruck an einem bestimmten Tag erfolgen soll, k”nnen Sie das gewnschte Datum eingeben. Sobald Sie im Auftragsmen die šbersicht der erstellten Formulare aufrufen ( F7 ), sehen Sie alle Formulare aufgelistet, wobei die gedruckte und ungedruckte Formulare entsprechend gekennzeichnet sind. Weiterhin wird das Datum angezeigt, bis wann der Ausdruck erfolgen soll. Anzahl der Kopien: Sie k”nnen die Anzahl der Ausdrucke von 1-9 Stck bestimmen, indem Sie die gewnschte Anzahl eingeben, dann RETURN bet„tigen, woraufhin der Druckvorgang beginnt. An dieser Stelle haben Sie die M”glichkeit in den Eingabemodus (Artikeleingabe) zurckzukehren, falls Sie Ihre Eingabe korrigieren m”chten: In diesem Fall geben Sie Anzahl = 0 ein, dann RETURN. Sie k”nnen nun beliebige Žnderungen vornehmen. Sind die gewnschten Žnderungen durchgefhrt, beenden Sie die Artikeleingabe wie bereits beschrieben. Nachdem der Ausdruck erfolgt ist, kann die Eingabe fortgesetzt werden oder der Programmteil mit ESC verlassen werden. 4.4. Angebote Diese Funktion dient zur Erstellung von Angeboten. W„hlen Sie Angebote erstellen aus dem Men Auftragsbearbeitung an. In dem folgenden Auswahlfenster w„hlen Sie den Mehrwertsteuersatz aus. (Die im Vorschlagsfenster angezeigten Mehrwertsteuers„tze sind in den Benutzerdaten eingetragen (siehe Stammdaten) und k”nnen jederzeit ge„ndert werden). Danach erscheint die Eingabemaske, der Cursor steht auf dem Eingabefeld der Kundennummer. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit C abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Kundendatensatz aufrufen: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein und bet„tigen Sie RETURN. Die Adresse des Kunden wird auf dem Bildschirm angezeigt , sofern ein Kunde unter der Nummer gespeichert ist. Neuen Kunden lernen: Sie k”nnen eine beliebige Kundennummer eingeben. Befindet sich kein Kunde mit dieser Nummer in der Kundendatei, nimmt das Programm den Kunden unter der von Ihnen eingegebenen Nummer auf. Folgenden Daten k”nnen Sie in den Kundendatensatz aufnehmen: Kundengruppe: Sie k”nnen Ihre Kunden in bis zu 999 Gruppen einteilen. Firma: Firmennamen Name: Inhabername Straáe: Straáe und Hausnummer L„ndercode: Z.B. W- fr West , O- fr Ost oder CH- fr Schweiz PLZ: Postleitzahl. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Ort: Wohnort. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Zahlung: Tragen Sie in dieses Feld die Zahlungsbedingung 1-9 ein, die bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen werden soll. Die vorgeschlagene Zahlungsbedingung ist nicht zwingend und kann bei der Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Folgende Zahlungsbedingungen stehen zur Verfgung: 1 = Betrag per Nachnahme erhalten 2 = 8 Tage mit Skonto, 30 Tage Netto 3 = Rein Netto nach Erhalt der Rechnung 4 = Rein Netto innerhalb 8 Tagen 5 = Rein Netto innerhalb 14 Tagen 6 = Bar bei Lieferung erhalten 7 = Per Scheck bei Lieferung erhalten 8 = Per Lastschrift 9 = Per Vorkasse Telefon: Telefonnummer mit Vorwahl Telefax: Telefaxnummer mit Vorwahl Rabatt: Sie k”nnen einen festen Rabattsatz in % eingeben, der bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen wird. Der Rabattsatz kann jedoch bei Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Guthaben: Tragen Sie gegebenenfalls das Guthaben, das der Kunde bei Ihnen hat in dieses Feld ein. Brief Anrede: Sie k”nnen in dieses Feld eine pers”nliche Briefanrede eingeben, mit der der Kunde in einem "pers”nlichen" Serienbrief angesprochen wird. Dies k”nnte z.B. sein : Sehr geehrter Herr Schr”der ! Bank, BLZ, Konto Nr.: Tragen Sie in diese Felder die Bankverbindung Ihres Kunden ein. Diese steht Ihnen dann fr das "Electronic Banking" zur Verfgung. Eingabe beenden und Kunden speichern: Mit F9 beenden Sie die Eingabe. Der Kunde wird gespeichert und seine Adresse auf den Bildschirm ausgegeben. Daten eines Kunden „ndern: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Es erscheint das gleiche Fenster wie bei der Aufnahme von neuen Kunden. Gehen Sie nun wie oben beschrieben vor und fhren die gewnschten Žnderungen durch. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. Das Programm bietet noch zwei Spezialit„ten. In der unteren Bildschirmzeile sehen sie folgende Kurzbefehle: F7 = Daten lesen , F8 = Suchen. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie bereits geschriebene Formulare wie Angebote, Rechnungen, und Auftragsbest„tigungen einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Formularart, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Auf dem Bildschirm sehen Sie nun alle Rechnungen, bzw. Lieferscheine usw., die bereits erstellt wurden. Mit Hilfe der Pfeiltasten w„hlen Sie das gewnschte Formular aus und best„tigen mit ENTER. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen. F8 = Suchen nach Formularen: Nachdem Sie F7 = Daten lesen aufgerufen haben, k”nnen Sie mit F8 nach einem bestimmten Formular suchen. Geben Sie die gesuchte Formular Nummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Existiert ein Formular mit der eingegebenen Nummer, wird es auf dem Bildschirm angezeigt. Andernfalls wird das Formular angezeigt, dessen Nummer am n„chsten zu der Eingegebenen liegt. Weitersuche durch erneutes Bet„tigen von F8 oder mit den "Bild-Tasten" bl„ttern. Nachdem das Formular gefunden wurde, mit RETURN best„tigen. Das Formular wird nun in die Eingabemaske bernommen. F8 = Suchen nach Datens„tzen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Kundennummern befindet, wird nur nach Kunden gesucht. Ebenso bei Lieferanten, Artikeln usw. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1 - F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Kunden: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Datumseingabe: Nach der Adresseingabe steht der Cursor auf dem Datumsfeld, welches immer das aktuelle Datum anzeigt. Dieses kann berschrieben oder mit RETURN best„tigt werden. Ebenso das Angebotsnummern Feld. Es zeigt die laufende Angebotsnummer an. Nach dem Best„tigen der Angebotsnummer kann mit der Eingabe von Artikeln, Leistungen oder Text begonnen werden. Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen das Eingeben erleichtern. ( Siehe Kapitel 10 ). Suche nach Artikeln: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Artikelnummer oder der Bezeichnung suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Artikelnummer oder die Bezeichnung ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Artikels im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Artikeleingabe: Nach der Eingabe einer Artikelnummer erscheint der gew„hlte Artikel, sofern er bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Im Mengenfeld geben Sie die Anzahl der Artikel ein. Bei "Einzel-Pr." erscheint der Preis, der im Artikeldatensatz als Verkaufspreis gespeichert ist. Handelt es sich um einen Artikel, der noch nicht gespeichert ist, mssen Sie den EK und VK manuell eingeben. Sie k”nnen bei Einkaufspreis auch 0,00 eingeben und diesen sp„ter in den Datensatz nachtragen. Falls Sie jedoch eine Rohgewinnberechnung wnschen ist eine Eingabe notwendig. Neuen Artikel aufnehmen oder bestehenden Artikel „ndern: Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Artikel mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Artikel-Nr." stehen. Nach bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Nur die Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis und Verkaufspreis werden abgespeichert. Wenn Sie aber eine Lagerhaltung betreiben wollen, ist es erforderlich auch den Bestand usw. einzugeben. (Siehe Stammdaten) Auf diese Weise k”nnen beliebig viele Artikel eingegeben werden. Leistungseingabe: Haben Sie eine "Leistung" wie z.B. Arbeitseinheiten zu verkaufen, schalten Sie mit der F4-Taste um. Anstelle der Artikelnummer geben Sie nun die Leistungsnummer ein. Die weitere Eingabe entspricht der, wie bei der Artikeleingabe beschrieben. Neue Leistung aufnehmen oder bestehende Leistung „ndern: Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Leistungen mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Leistungs-Nr." stehen. Auáerdem muá es sich um eine Leistung handeln, die bisher noch nicht gespeichert ist. Nach bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Texteingabe: Falls Sie einen Text eingeben m”chten, schalten Sie mit der F4-Taste in den Texteingabe-Modus. Hier k”nnen Sie einen beliebig langen Text eingeben. Mit ENTER gelangen Sie in die n„chste Zeile. Durch erneutes Bet„tigen der F4-Taste kommen Sie wieder in den Artikeleingabe-Modus. Hinweis: Nach jeder Eingabe errechnet das Programm die jeweiligen Betr„ge und zeigt sie an. Auf diese Weise k”nnen Sie den Endbetrag bereits sehen, bevor das Formular ausgedruckt wurde. Textbl”cke einlesen (F7): Wenn sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befindet k”nnen vorgefertigte "Textbl”cke" in das Formular eingelesen werden. (Siehe hierzu auch Kapitel 8.6. --> Textbl”cke fr Formulare). Die Textbl”cke werden an dieser Stelle in das Formular eingefgt. Befindet sich hier schon ein Eintrag (z.B. ein Artikel, Text o.„.) wird der Eintrag um die L„nge des Textblockes verschoben. Artikeleingabe beenden: M”chten Sie die Eingabe beenden ohne das Formular auszudrucken, k”nnen Sie mit ESC den Programmteil verlassen. Obwohl kein Ausdruck erfolgt, sind neu eingegebene Daten gespeichert und gehen nicht verloren. Ausdruck und speichern: Durch F6 beenden Sie die Artikeleingabe und wechseln in den Druckmodus. Rabatt: Nach dem Verlassen des Eingabemodus steht der Cursor auf dem Rabatt-Feld. Sie k”nnen den vorgeschlagenen Rabattsatz bernehmen oder einen neuen Rabatt eingeben. Porto und Verpackung: Anschlieáend erscheinen nacheinander die Eingabefelder fr Porto und Verpackung in die Sie die jeweiligen Betr„ge eingeben k”nnen. Falls Sie diese Felder ohne Eingabe mit RETURN best„tigen, so wird automatisch 0,00 DM eingetragen. Lieferart: W„hlen Sie nun die jeweilige Lieferart mit Hilfe der Pfeiltasten oder per Zahleneingabe, dann RETURN. Drucken oder nur speichern: Falls Sie den sofortigen Ausdruck wnschen, w„hlen Sie: "Auf Drucker ausgeben" Sie haben jedoch auch die M”glichkeit das Formular abzuspeichern und es zu einem sp„teren Zeitpunkt ausdrucken zu lassen. In diesem Fall w„hlen Sie: "Nur speichern und sp„ter drucken" Falls der Ausdruck an einem bestimmten Tag erfolgen soll, k”nnen Sie das gewnschte Datum eingeben. Sobald Sie im Angebotsmen die šbersicht der erstellten Formulare aufrufen ( F7 ), sehen Sie alle Formulare aufgelistet, wobei die gedruckte und ungedruckte Formulare entsprechend gekennzeichnet sind. Weiterhin wird das Datum angezeigt, bis wann der Ausdruck erfolgen soll. Anzahl der Kopien: Sie k”nnen die Anzahl der Ausdrucke von 1-9 Stck bestimmen, indem Sie die gewnschte Anzahl eingeben, dann RETURN bet„tigen, woraufhin der Druckvorgang beginnt. An dieser Stelle haben Sie die M”glichkeit in den Eingabemodus (Artikeleingabe) zurckzukehren, falls Sie Ihre Eingabe korrigieren m”chten: In diesem Fall geben Sie Anzahl = 0 ein, dann RETURN. Sie k”nnen nun beliebige Žnderungen vornehmen. Sind die gewnschten Žnderungen durchgefhrt, beenden Sie die Artikeleingabe wie bereits beschrieben. Nachdem der Ausdruck erfolgt ist, kann die Eingabe fortgesetzt werden oder der Programmteil mit ESC verlassen werden. 4.5. Gutschrift schreiben Diese Funktion dient zur Erstellung von Gutschriften. W„hlen Sie "Gutschriften schreiben" aus dem Men "Auftragsbearbeitung" an. In dem folgenden Auswahlfenster w„hlen Sie den Mehrwertsteuersatz aus. (Die im Vorschlagsfenster angezeigten Mehrwertsteuers„tze sind in den "Benutzerdaten" eingetragen (siehe Stammdaten) und k”nnen jederzeit ge„ndert werden). Danach erscheint die Eingabemaske , der Cursor steht auf dem Eingabefeld der Kundennummer. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit ESC abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Gutschrift zu einer bestimmten Rechnung schreiben Oft kommt es vor, daá man zu einer bestimmten Rechnung eine Gutschrift schreibt, in der entweder die Rechnung vollst„ndig oder nur teilweise gutgeschrieben wird. Hierfr ist es zweckm„áig, die betreffende Rechnung mit Hilfe von "F7-Daten lesen" einzulesen, da auch Skontobetr„ge, Verpackung, Porto und Zahlungsbedingungen der gestellten Rechnung mit eingelesen werden. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie bereits geschriebene Formulare wie Rechnungen und Gutschriften einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Formularart, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Auf dem Bildschirm sehen Sie nun alle Rechnungen, bzw. Gutschriften, die bereits erstellt wurden. Mit Hilfe der Pfeiltasten w„hlen Sie das gewnschte Formular aus und best„tigen mit RETURN. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen. F8 = Suchen nach Formularen: Nachdem Sie F7 = Daten lesen aufgerufen haben, k”nnen Sie mit F8 nach einem bestimmten Formular suchen. Geben Sie die gesuchte Formular Nummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Existiert ein Formular mit der eingegebenen Nummer, wird es auf dem Bildschirm angezeigt. Andernfalls wird das Formular angezeigt, dessen Nummer am n„chsten zu der Eingegebenen liegt. Weitersuche durch erneutes Bet„tigen von F8 oder mit den "Bild-Tasten" bl„ttern. Nachdem das Formular gefunden wurde, mit TURN best„tigen. Das Formular wird nun in die Eingabemaske bernommen. Gutschrift ohne eingelesene Rechnung schreiben Wenn Sie eine Gutschrift erstellen wollen, die sich nicht auf eine bestimmte Rechnung bezieht, k”nnen Sie dies, wie schon bei der Rechnungsstellung gewohnt, durchfhren: Kundendatensatz aufrufen: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein und bet„tigen Sie RETURN. Die Adresse des Kunden wird auf dem Bildschirm angezeigt , sofern ein Kunde unter der Nummer gespeichert ist. Neuen Kunden lernen: Sie k”nnen eine beliebige Kundennummer eingeben. Befindet sich kein Kunde mit dieser Nummer in der Kundendatei, nimmt das Programm den Kunden unter der von Ihnen eingegebenen Nummer auf. Folgenden Daten k”nnen Sie in den Kundendatensatz aufnehmen: Kundengruppe: Sie k”nnen Ihre Kunden in bis zu 999 Gruppen einteilen. Firma: Firmennamen Name: Inhabername Straáe: Straáe und Hausnummer L„ndercode: Z.B. W- fr West , O- fr Ost oder CH- fr Schweiz PLZ: Postleitzahl. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Ort: Wohnort. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Zahlung: Tragen Sie in dieses Feld die Zahlungsbedingung 1-9 ein, die bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen werden soll. Die vorgeschlagene Zahlungsbedingung ist nicht zwingend und kann bei der Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Folgende Zahlungsbedingungen stehen zur Verfgung: 1 = Betrag per Nachnahme erhalten 2 = 8 Tage mit Skonto, 30 Tage Netto 3 = Rein Netto nach Erhalt der Rechnung 4 = Rein Netto innerhalb 8 Tagen 5 = Rein Netto innerhalb 14 Tagen 6 = Bar bei Lieferung erhalten 7 = Per Scheck bei Lieferung erhalten 8 = Per Lastschrift 9 = Per Vorkasse Telefon: Telefonnummer mit Vorwahl Telefax: Telefaxnummer mit Vorwahl Rabatt: Sie k”nnen einen festen Rabattsatz in % eingeben, der bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen wird. Der Rabattsatz kann jedoch bei Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Guthaben: Tragen Sie gegebenenfalls das Guthaben, das der Kunde bei Ihnen hat in dieses Feld ein. Brief Anrede: Sie k”nnen in dieses Feld eine pers”nliche Briefanrede eingeben, mit der der Kunde in einem "pers”nlichen" Serienbrief angesprochen wird. Dies k”nnte z.B. sein : Sehr geehrter Herr Schr”der ! Bank, BLZ, Konto Nr.: Tragen Sie in diese Felder die Bankverbindung Ihres Kunden ein. Diese steht Ihnen dann fr das "Electronic Banking" zur Verfgung. Eingabe beenden und Kunden speichern Mit F9 beenden Sie die Eingabe. Der Kunde wird gespeichert und seine Adresse auf den Bildschirm ausgegeben. Daten eines Kunden „ndern: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Es erscheint das gleiche Fenster wie bei der Aufnahme von neuen Kunden. Gehen Sie nun wie oben beschrieben vor und fhren die gewnschten Žnderungen durch. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. F8 = Suchen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Kundennummern befindet, wird nur nach Kunden gesucht. Ebenso bei Lieferanten, Artikeln usw. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1 - F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Kunden: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Datumseingabe: Nach der Adresseneingabe steht der Cursor auf dem Datumsfeld, welches immer das aktuelle Datum anzeigt. Dieses kann berschrieben oder mit RETURN best„tigt werden. Ebenso das Angebotsnummern Feld. Es zeigt die laufende Angebotsnummer an. Nach dem Best„tigen der Angebotsnummer kann mit der Eingabe von Artikeln, Leistungen oder Text begonnen werden. Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen das Eingeben erleichtern. ( Siehe Kapitel 10 ). Suche nach Artikeln: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Artikelnummer oder der Bezeichnung suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Artikelnummer oder die Bezeichnung ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Artikels im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Artikeleingabe: Nach der Eingabe einer Artikelnummer erscheint der gew„hlte Artikel, sofern er bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Im Mengenfeld geben Sie die Anzahl der Artikel ein. Bei "Einzel-Pr." erscheint der Preis, der im Artikeldatensatz als Verkaufspreis gespeichert ist. Handelt es sich um einen Artikel, der noch nicht gespeichert ist, mssen Sie den EK und VK manuell eingeben. Sie k”nnen bei Einkaufspreis auch 0,00 eingeben und diesen sp„ter in den Datensatz nachtragen. Falls Sie jedoch eine Rohgewinnberechnung wnschen ist eine Eingabe notwendig. Neuen Artikel aufnehmen oder bestehenden Artikel „ndern (F9-Taste): Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Artikel mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Artikel-Nr." stehen. Nach bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Nur die Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis und Verkaufspreis werden abgespeichert. Wenn Sie aber eine Lagerhaltung betreiben wollen, ist es erforderlich auch den Bestand usw. einzugeben. (Siehe Stammdaten) Auf diese Weise k”nnen beliebig viele Artikel eingegeben werden. Leistungseingabe: Haben Sie eine "Leistung" wie z.B. Arbeitseinheiten zu verkaufen, schalten Sie mit der F4-Taste um. Anstelle der Artikelnummer geben Sie nun die Leistungsnummer ein. Die weitere Eingabe entspricht der, wie bei der Artikeleingabe beschrieben. Neue Leistung aufnehmen oder bestehende Leistung „ndern: Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Leistungen mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Leistungs-Nr." stehen. Auáerdem muá es sich um eine Leistung handeln, die bisher noch nicht gespeichert ist. Nach bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Texteingabe: Falls Sie einen Text eingeben m”chten, schalten Sie mit der F4-Taste in den Texteingabe-Modus. Hier k”nnen Sie einen beliebig langen Text eingeben. Mit ENTER gelangen Sie in die n„chste Zeile. Durch erneutes Bet„tigen der F4-Taste kommen Sie wieder in den Artikeleingabe-Modus. Hinweis: Nach jeder Eingabe errechnet das Programm die jeweiligen Betr„ge und zeigt sie an. Auf diese Weise k”nnen Sie den Endbetrag bereits sehen, bevor das Formular ausgedruckt wurde. Textbl”cke einlesen (F7): Wenn sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befindet k”nnen vorgefertigte "Textbl”cke" in das Formular eingelesen werden. (Siehe hierzu auch Kapitel 8.6. --> Textbl”cke fr Formulare). Die Textbl”cke werden an dieser Stelle in das Formular eingefgt. Befindet sich hier schon ein Eintrag (z.B. ein Artikel, Text o.„.) wird der Eintrag um die L„nge des Textblockes verschoben. Artikeleingabe beenden: M”chten Sie die Eingabe beenden ohne das Formular auszudrucken, k”nnen Sie mit ESC den Programmteil verlassen. Obwohl kein Ausdruck erfolgt, sind neu eingegebene Daten gespeichert und gehen nicht verloren. Ausdruck und speichern: Durch F6 beenden Sie die Artikeleingabe und wechseln in den Druckmodus. Wichtig! Bedingt durch die verschiedenen Zahlungsbedingungen ist es erforderlich darauf zu achten, daá dem Kunden auch wirklich die korrekten Betr„ge gutgeschrieben werden. Wenn Sie einem Kunden z.B. 3% Skonto oder 5% Rabatt gew„hrt haben, sollten Sie dieses in den folgenden Eingabefeldern eintragen, da ansonsten dem Kunden der volle Preis -also ohne die gew„hrten Rabatte!- gutgeschrieben wird. Rabatt: Nach dem Verlassen des Eingabemodus steht der Cursor auf dem Rabatt-Feld. Sie k”nnen den vorgeschlagenen Rabattsatz bernehmen oder einen neuen Rabatt eingeben. Es wird sicher vorkommen, daá Sie einem Kunden auch Porto und Verpackung ganz oder teilweise gutschreiben mssen. Hierfr sind in der Gutschrift-Funktion -genau wie in der Rechnungs-Funktion- entsprechende Felder vorgesehen: Porto und Verpackung: Anschlieáend erscheinen nacheinander die Eingabefelder fr Porto und Verpackung in die Sie die jeweiligen Betr„ge eingeben k”nnen. Falls Sie diese Felder ohne Eingabe mit RETURN best„tigen, so wird automatisch 0,00 DM eingetragen. Sonderfall! Wenn zu einer Rechnung, die mit der Zahlungsbedingung "8 Tage mit ...% Skonto, 30 Tage Netto" gestellt wurde eine Gutschrift erstellt wird, so ist es erforderlich, den entsprechenden Skontosatz in dem Fall manuell einzugeben, falls der Kunde diese Rechnung bereits unter Abzug des Skontobetrags beglichen hat. Es erfolgt vom Programm eine entsprechende Abfrage. Wurde die Rechnung noch nicht oder ohne Skonto-Abzug bezahlt, geben Sie bitte keinen Skonto ein. Drucken oder nur speichern: Falls Sie den sofortigen Ausdruck wnschen, w„hlen Sie: "Auf Drucker ausgeben" Sie haben jedoch auch die M”glichkeit das Formular abzuspeichern und es zu einem sp„teren Zeitpunkt ausdrucken zu lassen. In diesem Fall w„hlen Sie: "Nur speichern und sp„ter drucken" Falls der Ausdruck an einem bestimmten Tag erfolgen soll, k”nnen Sie das gewnschte Datum eingeben. Sobald Sie im Angebotsmen die šbersicht der erstellten Formulare aufrufen (F7), sehen Sie alle Formulare aufgelistet, wobei die gedruckte und ungedruckte Formulare entsprechend gekennzeichnet sind. Weiterhin wird das Datum angezeigt, bis wann der Ausdruck erfolgen soll. Anzahl der Kopien: Sie k”nnen die Anzahl der Ausdrucke von 1-9 Stck bestimmen, indem Sie die gewnschte Anzahl eingeben, dann RETURN bet„tigen, woraufhin der Druckvorgang beginnt. An dieser Stelle haben Sie die M”glichkeit in den Eingabemodus (Artikeleingabe) zurckzukehren, falls Sie Ihre Eingabe korrigieren m”chten: In diesem Fall geben Sie Anzahl = 0 ein, dann RETURN. Sie k”nnen nun beliebige Žnderungen vornehmen. Sind die gewnschten Žnderungen durchgefhrt, beenden Sie die Artikeleingabe wie bereits beschrieben. Gutgeschriebene Artikel ins Lager zurckbuchen : Diese Abfrage beantworten Sie mit J , wenn Sie die betreffenden Artikel zurckbekommen haben. Der Bestand wird entsprechend aufgefllt. Nachdem der Ausdruck erfolgt ist, kann die Eingabe fortgesetzt werden oder der Programmteil mit ESC verlassen werden. 4.6. Formulare stornieren Wenn Sie ein Formular stornieren m”chten, (dies sind Rechnungs-, Lieferschein- und Lagerentnahmeschein - Formulare) rufen Sie aus dem Auftragsbearbeitungsmen" bitte 6. Formulare stornieren auf. W„hlen Sie den entsprechenden Formulartyp aus, der storniert werden soll. Mit dieser Funktion k”nnen Sie nur komplette Vorg„nge rckg„ngig machen. Sie wird vorwiegend verwendet um verkehrt gestellte Formulare zu stornieren, die noch nicht an einen Kunden weitergegeben wurden. Bei Rechnungen die korrekt gestellt und dem Kunden zugesandt wurden, ist es immer zweckm„áiger eine Gutschrift zu schreiben, da gleichzeitig ein entsprechender Beleg gedruckt wird. W„hlen Sie mit den Pfeiltasten das Formular welches storniert werden soll aus und bet„tigen Sie RETURN. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen. F8 = Suchen nach Formularen: Sie k”nnen mit F8 nach einem bestimmten Formular suchen. Geben Sie die gesuchte Formular Nummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Existiert ein Formular mit der eingegebenen Nummer, wird es auf dem Bildschirm angezeigt. Andernfalls wird das Formular angezeigt, dessen Nummer am n„chsten zu der Eingegebenen liegt. Weitersuche durch erneutes Bet„tigen von F8 oder mit den "Bild-Tasten" bl„ttern. Nachdem das Formular gefunden wurde, mit RETURN best„tigen. Das Formular ist nun zum stornieren ausgew„hlt. Es erscheinen der Reihe nach folgende Dialogfenster: Soll .....Formular gel”scht werden ? Beantworten Sie die Frage mit 'J' wenn die Stornierung erfolgen soll. Die Best„nde ins Lager zurckbuchen ? Antworten Sie mit J, wenn dies geschehen soll. Wenn es sich um eine Rechnung handelt: Antworten Sie mit J, wenn auch der Rechnungssatz storniert werden soll. Die Rechnung gilt dann nicht mehr als offen. 5. Stammdatenverwaltung Die Nutzung der Stammdatenverwaltung ist erforderlich, wenn alle M”glichkeiten des Programms ausgesch”pft werden sollen. Fr den einfachen Einstieg ist lediglich die Benutzung der integrierten Lernfunktion erforderlich. 5.1. Artikeldaten W„hlen Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt '2. Stammdaten bearbeiten'. Sie befinden sich nun im Stammdaten-Men. W„hlen Sie '1. Artikeldaten bearbeiten'. 5.1.1. Artikeldatei bearbeiten : Dieser Menpunkt dient zur Neueingabe und zum Žndern bestehender Datens„tze. Funktionstasten: Es stehen verschiedene Funktionstasten (F1-F10) zur Verfgung, die jeweils in der unteren Bildschirmzeile angezeigt werden. Eine genaue Erkl„rung der Funktionstasten finden Sie in Kapitel 9. Eingeben: Durch Eingabe der Artikelnummer wird der jeweilige Datensatz aufgerufen, oder ( falls unter der Nummer kein Datensatz existiert) ein neuer Datensatz erzeugt. Die Eingabe der Artikelnummer muá mit RETURN best„tigt werden, woraufhin der Cursor in das n„chste Datensatzfeld springt. Mit Hilfe der Pfeil-Links und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt automatisch eine Speicherung der Eingabe. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Datensatzfeld durchgefhrt werden. Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie beliebig von einem Datensatz zum anderen bl„ttern. Es spielt dabei keine Rolle auf welchem Feld sich der Cursor befindet. Die Felder eines Artikeldatensatzes: Artikel-Nr : Bis zu 15-stellige Nummer zur Kennzeichnung eines Artikels, die aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen kann. Es ist sinnvoll Artikelnummern nach den organisatorischen Erfordernissen des Betriebes zu vergeben. Artikel-Gruppe : Sie haben die M”glichkeit Ihre Artikel in bis zu 999 Artikelgruppen einzuteilen. Die Einteilung in Artikelgruppen kann z.B. fr Statistikzwecke sehr sinnvoll sein. Artikel-Bezeichnung : Fr die Bezeichnung des Artikels stehen sechs Zeilen zur Verfgung. Im allgemeinen reicht fr die Bezeichnung die erste Zeile mit 25 Zeichen aus. Sollte eine l„ngere Bezeichnung notwendig sein, k”nnen die erste bis fnfte Erweiterungszeile zur Hilfe genommen werden. Einheit: Sie k”nnen einem Artikel eine Einheit zuweisen, z.B. 'Stk.' oder 'Lit.' usw. . Diese werden beim Ausdruck mit ausgedruckt. Lieferant-Nr : Sie k”nnen jedem Artikel eine bis zu 6-stellige Lieferanten Nummer zuweisen. Diese Nummer ist fr schriftliche Bestellungen erforderlich. Sie braucht allerdings nicht unbedingt eingetragen zu werden, da das Programm bei einer schriftlichen Bestellung den Eintrag selbst„ndig vornimmt. Aktueller Bestand: Wenn Sie Ihr Lager vom Programm berwachen lassen m”chten, geben Sie hier den tats„chlichen Bestand ein. Jeder Warenzugang oder Warenabgang wird in diesem Feld eingetragen, sodaá Sie jederzeit den Bestand ablesen k”nnen, bzw. einen Soll-Ist-Vergleich durchfhren k”nnen. Mindest-Bestand: In dieses Feld k”nnen Sie die Anzahl der Artikel eingeben, die Sie auf jeden Fall auf Lager haben m”chten. Wird der Mindest-Bestand unterschritten, macht Sie das Programm darauf aufmerksam (Siehe Kapitel 7.8. --> Bestellvorschl„ge anzeigen) und druckt auf Wunsch eine Liste mit den Artikeln, bei denen der Mindestbestand unterschritten ist und die demnach nachbestellt werden mssen. Verkaufspreis: Der hier eingetragene Verkaufspreis wird automatisch bei der Rechnungsstellung abgerufen und fr die Berechnung des Rohertrags sowie des Umsatzes verwendet. Wurde dieser Artikel einmal zu einem anderen Preis verkauft, fragt das Programm, ob der ge„nderte Preis abgespeichert werden soll. Wird dies best„tigt wird der neue Verkaufspreis automatisch in den Datensatz eingetragen. Einkaufspreis: Tragen Sie hier den derzeitigen Einkaufspreis des Artikels ein. Er dient ebenfalls zur Umsatz- und Rohertragsberechnung. Falls sich der Einkaufspreis „ndert, wird allen Berechnungen ab dem Zeitpunkt der Žnderung der neue EK zugrunde gelegt. Der EK wird bei schriftlichen Bestellungen automatisch aktualisiert. Verkaufte Menge: Dieses Feld zeigt an, wieviele Teile verkauft, bzw. entnommen wurden. Umsatz: Dieses Feld zeigt den Umsatz, an der mit dem Artikel erzielt wurde. Dabei werden Žnderungen von EK und VK bercksichtigt. Rohertrag: Dieses Feld zeigt den Rohgewinn (VK abzglich EK) an, der mit dem Artikel erzielt wurde. Dabei wird auch bercksichtigt, falls sich der EK oder VK „ndern sollte. Brutto Verkaufspreis: Verkaufspreis zuzglich der Mehrwertsteuer die fr diesen Artikel gltig ist. Dieses Feld wird von dieser Programm-Version noch nicht benutzt. Es ist jedoch zu einem sp„teren Zeitpunkt ein Einzelhandelsmodul vorgesehen, welches auf dieses Feld zurckgreift. Mehrwertsteuer-Satz in %: Dieses Feld zeigt den Mehrwertsteuer-Satz dieses Artikels an. Es wird von dieser Programmversion jedoch nicht benutzt, sondern fr sp„tere Programmversionen vorgesehen. Angebotene Menge: In diesem Feld wird angezeigt, wieviele Teile Sie Ihren Kunden angeboten haben, wenn ein Angebot geschrieben wurde. Bestellte Menge: Haben Sie diesen Artikel mit Hilfe der Bestellfunktion bestellt, so wird hier die bestellte Menge angezeigt. Bemerkung: Hier k”nnen Sie einen beliebigen Eintrag vornehmen. Dieses Feld steht mit keinem anderen Feld in Verbindung. Funktionen: Suche nach Artikeln (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befinden. Nach bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Artikelnummer oder der Bezeichnung suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Artikelnummer oder die Bezeichnung ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Artikels im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Suche nach der Artikelnummer: Wollen Sie nach der Artikelnummer suchen, geben Sie eine Zahl ein, in deren Umgebung Sie den gesuchten Artikel vermuten. Nach Bet„tigung der RETURN-Taste erscheint der Datensatz mit der n„chstliegenden Nummer. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so manuell weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Suche nach der Artikelbezeichnung: Geben Sie die gesuchte Bezeichnung ein. Selbst wenn Sie nicht die genaue Bezeichnung wissen, k”nnen Sie mit dieser Funktion suchen, da das Programm den Artikel sucht, der Ihrer Angabe am n„chsten ist. Geben Sie z.B. lediglich B als Suchbegriff an, so zeigt das Programm den ersten Artikel an, der mit B beginnt. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so alphabetisch weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Duplizieren eines Datensatzes und „ndern der Satznummer( F10 ): Oft hat man mehrere Artikel, Leistungen usw. die „hnliche Daten besitzen. Mit dieser Funktion k”nnen Datens„tze "dupliziert" werden, d.h. sie werden unter einer anderen Nummer abgespeichert. Diese Funktion soll in erster Linie die Eingabe von neuen, „hnlichen Datens„tzen erleichtern, kann aber auch zur Žnderung der Datensatznummer ( Index) verwendet werden. Um einen Datensatz zu duplizieren, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie duplizieren m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der duplizierte Datensatz gespeichert werden soll, und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Um die Nummer eines Datensatzes zu „ndern, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie unter einer neuen Nummer speichern m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden. Es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Rufen Sie nun den Datensatz mit der alten Nummer auf und l”schen diesen mit F2. Auch der zu l”schende Datensatz muá vollst„ndig angezeigt werden, damit er mit F2 gel”scht werden kann! L”schen: Sie k”nnen jeden beliebigen Datensatz, der angezeigt wird, l”schen. W„hlen Sie den Datensatz, den Sie l”schen m”chten, und bet„tigen Sie F2. Nachdem die Sicherheitsabfrage mit J beantwortet wurde, ist dieser Datensatz unwiderruflich gel”scht. N erlaubt den Abbruch der L”schfunktion. Speichern: Mit Hilfe der F9-Taste speichern Sie den Datensatz. Dabei spielt es keine Rolle auf welchem Feld der Cursor steht. Ein Best„tigen des letzten Datensatzfeldes mit der RETURN-Taste speichert den Datensatz ebenfalls. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Datensatz ohne vorgenommene Žnderungen abzuspeichern. Ein weiterer Druck auf die ESC-Taste und Sie verlassen diesen Programmteil. 5.1.2. Artikelliste zeigen Dieser Menpunkt zeigt alle Artikel geordnet nach den Artikelnummern in Listenform. Die wichtigsten Daten werden auf diese Weise sehr bersichtlich dargestellt. Mit Hilfe der Bild-Auf und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie seitenweise bl„ttern. Mit den Pfeiltasten zeilenweise. Žndern: Gehen Sie mit dem hellen Balken auf den gewnschten Datensatz. Bei Bet„tigung der RETURN-Taste springt der Cursor in das Bezeichnungsfeld. Žnderungen k”nnen nun vorgenommen werden. Jedes weitere RETURN bringt den Cursor ein Datensatzfeld weiter. Wird das letzte Feld mit RETURN verlassen, werden die Žnderungen gespeichert. ESC bewirkt den Abbruch ohne Speicherung. Verlassen des Programmteils mit ESC. 5.1.3. Artikeldatei ausdrucken Der Aufruf dieser Funktion erm”glicht den Ausdruck der Artikeldatei. Der Ausdruck kann vollst„ndig oder bereichsweise erfolgen. Ausdruck der gesamten Datei: Wird kein Auswahlkriterium eingegeben, erfolgt der Ausdruck der gesamten Artikeldatei. Ausdruck nach Auswahlkriterien: Fr den bereichsweisen Ausdruck stehen mehrere Auswahlkriterien zur Verfgung. Es k”nnen beliebige Auswahlkriterien miteinander kombiniert werden. Es werden nur die Datens„tze ausgedruckt, die die angegebenen Auswahlkriterien erfllen. Folgende Auswahlkriterien stehen zur Verfgung: Von Artikel Nr. : _______ Bis Artikel Nr. ______ In Gruppe : _______ (Artikels„tze einer Gruppe) Von Lieferant : _______ (Artikels„tze von einem Lieferanten) Umsatz gr”áer : _______ (Artikels„tze mit Umsatz gr”áer als DM) Menge gr”áer : _______ (Verkaufte Menge gr”áer als angegeben) Ausdruck (F6): Mit F6 schalten Sie in den Druckmodus. In dem folgenden Auswahlfenster haben Sie die M”glichkeit unter drei Varianten fr den Ausdruck der Liste zu w„hlen: 1. Komplettliste: Die Komplettliste beinhaltet folgende Datensatzfelder: - Artikel Nr. - Warenart - Aktueller Bestand - Artikel Gruppe - Verkaufte Menge - Lieferanten Nummer - Einkaufspreis - Verkaufspreis - Umsatz - Rohertrag 2. Teilliste: Die Teilliste beinhaltet folgende Datensatzfelder: - Artikel Nr. - Warenart - Aktueller Bestand - Artikel Gruppe - Lieferanten Nummer - Verkaufspreis 3. Preisliste: Diese Liste beinhaltet folgende Datensatzfelder: - Artikel Nr. - Warenart - Verkaufspreis Sortieren der Listen: Nach Auswahl der Liste erscheint ein weiteres Auswahlfenster, in dem die Sortierung der in der gew„hlten Liste zu druckenden Datens„tze erfolgen soll. Sortiert werden kann nach: - Artikel Nummern - Artikelbezeichnung 5.1.4. DATANORM-Schnittstelle: Die DATANORM-Schnittstelle erm”glicht es, Artikeldaten des Vertriebspartners (Lieferant, Groáh„ndler) direkt in die eigenen Stammdaten zu bernehmen. Die wichtigsten DATANORM-Dateien : 1. DATANORM. Diese Datei hat folgende Aufgaben: a. Neuanlage von Datens„tzen b. Žndern von Datens„tzen c. L”schen von Datens„tzen (z.B. wenn nicht mehr im Lieferprogramm enthalten) Das Programm erkennt selbst„ndig ob ge„ndert, gel”scht oder neu angelegt werden soll. 2. DATPREIS. Diese Datei hat folgende Aufgabe: a. Preis„nderungen vornehmen bzw. nach Neuanlage von Artikeln die Preise eintragen. Erh„lt man mehrere Disketten mit DATANORM. oder DATPREIS. Dateien, dann k”nnen diese einfach nacheinander eingelesen werden. Dabei zuerst die Diskette(n) mit DATANORM. Dateien einlegen. (Anschlieáend DATPREIS. Diskette(n)) Jede dieser Disketten enth„lt einen sogenannten Vorlaufsatz, der zu Beginn angezeigt wird. Er enth„lt Angaben ber den Lieferanten sowie eine Datumsangabe. Eingabe des Lieferanten: Bevor mit dem Einlesen der Daten begonnen werden kann, ben”tigt das Programm die Eingabe der Nummer, unter welcher der im Vorlaufsatz angezeigte Lieferant bei IHNEN gespeichert ist. Sollte es sich um einen neuen Lieferanten handeln, verlassen Sie diesen Programmteil, und tragen den Lieferanten in Ihre Lieferantendatei ein. (--> Stammdaten --> Lieferanten bearbeiten. ACHTUNG: Da das Programm den Lieferanten sowohl in Ihre Artikeldatei (hier als Informationsfeld) als auch in Ihre Bestellteildatei (hier als Teil des Suchkriteriums) eintr„gt, ist es sehr wichtig, daá es sich um die richtige Lieferanten Nr. handelt. Wird eine "falsche" Lieferanten-Nr. eingegeben, kommt es zu Fehlzuweisungen. Nach Eingabe einer Lieferanten Nr. wird die Adresse des Lieferanten am Bildschirm angezeigt. Sie k”nnen diese mit den Angaben im Vorlaufsatz vergleichen, ob es sich um den Absender der DATANORM-Disketten handelt. Suche nach Lieferanten Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Datensatznummer oder nach dem Ortsnamen suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Datensatznummer oder den Ortsnamen ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Name des Datensatzes im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortsnamen eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Bl„ttern im Suchfenster: Wurde ein Datensatz gefunden, kann durch Bet„tigung der Bild-Auf-/ Bild-Ab- Tasten gebl„ttert werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. 5.1.5. Statistikz„hler zurcksetzen Diese Funktion erlaubt, bestimmte Daten der Datens„tze auf Null zu setzen. Dies ist z.B. zum Jahreswechsel zweckm„áig um einen abgeschlossenen Statistikzeitraum zu bekommen. Folgende Daten k”nnen auf Null gesetzt werden: - Aktueller Bestand - Mindest Bestand - Verkaufte Menge - Umsatz - Rohertrag W„hlen Sie mit J die Daten aus, die auf Null gesetzt werden sollen. Bevor diese Daten auf Null gesetzt werden, sollte eine Datensicherunng durchgefhrt werden. 5.2. Kundendaten W„hlen Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 2. Stammdaten bearbeiten. Sie befinden sich nun im Stammdaten-Men. W„hlen Sie nun 2. Kundendaten bearbeiten. 5.2.1. Kundendatei bearbeiten Dieser Menpunkt dient zur Neueingabe und zum Žndern bestehender Datens„tze. Funktionstasten: Es stehen verschiedene Funktionstasten (F1-F10) zur Verfgung, die jeweils in der unteren Bildschirmzeile angezeigt werden. Eine genaue Erkl„rung der Funktionstasten finden Sie in Kapitel 9. Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie beliebig von einem Datensatz zum anderen bl„ttern. Es spielt dabei keine Rolle auf welchem Feld sich der Cursor befindet. Eingeben: Durch Eingabe der Kundennummer wird der jeweilige Datensatz aufgerufen, oder ( falls unter der Nummer kein Datensatz existiert) ein neuer Datensatz erzeugt. Die Eingabe der Kundennummer muá mit RETURN best„tigt werden, woraufhin der Cursor in das n„chste Datensatzfeld springt. Mit Hilfe der Pfeil-Links und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt automatisch eine Speicherung der Eingabe. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Datensatzfeld durchgefhrt werden. Die meisten Felder des Kundendatensatzes wie Firma, Inhaber usw. erkl„ren sich selbst und werden aus diesem Grunde nicht weiter hervorgehoben. Im Folgenden finden Sie daher die Felder erl„utert, die einer Erkl„rung bedrfen. Die Felder eines Kundendatensatzes: Kunden-Nr : Bis zu 8-stellige Nummer zur Kennzeichnung eines Kunden, die aus Zahlen und / oder Buchstaben bestehen kann. Es ist sinnvoll Kundennummern nach den organisatorischen Erfordernissen des Betriebes zu vergeben, z.B. nach Postleitzahlen. Kunden Art: Sie haben die M”glichkeit Ihre Kunden in bis zu 999 Kundengruppen einzuteilen. Die Einteilung in Kundengruppen kann z.B. fr Statistikzwecke sehr sinnvoll sein. Rabatt in %: M”chten Sie Ihrem Kunden einen festen Rabatt einr„umen, k”nnen Sie diesen hier eingeben. Der Rabatt wird dann bei jeder Rechnungsstellung automatisch als Rabatt vorgeschlagen, kann aber jederzeit berschrieben werden. Guthaben: Falls der Kunde ein Guthaben bei Ihnen hat, geben Sie dieses hier ein. Wenn Sie mit der Funktion "Gutschrift erstellen" eine Gutschrift ausdrucken, wird der Gutschriftbetrag automatisch in dieses Feld eingetragen. Bei Verrechnung (Zahlungseingang) wird das Guthaben um den entsprechenden Betrag reduziert. Kundenkonto fr FIBU: Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Die Eingabe dient dazu, Rechnungss„tze an die Finanzbuchhaltung unter der eingegebenen Kontonummer zu bergeben. Sofern Sie dieses Feld leer lassen, wird fr die Finanzbuchhaltung automatisch eine Kontonummer generiert! Zahlungsart: Sie k”nnen dem Kunden eine bestimmte Zahlungsbedingung zuweisen. Diese wird bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen, kann jedoch jederzeit ge„ndert werden. Es stehen folgende Zahlungsbedingungen zur Verfgung: 1 = Betrag per Nachnahme erhalten 2 = 8 Tage mit Skonto, 30 Tage Netto 3 = Rein Netto nach Erhalt der Rechnung 4 = Rein Netto innerhalb 8 Tagen 5 = Rein Netto innerhalb 14 Tagen 6 = Bar bei Lieferung erhalten 7 = Per Scheck bei Lieferung erhalten 8 = Per Lastschrift 9 = Per Vorkasse Pers”nl. Anrede: Um Ihre Kunden z.B. in einem Serienbrief "pers”nlich" ansprechen zu k”nnen, haben Sie die M”glichkeit eine Briefanrede einzugeben, z.B. "Sehr geehrter Herr Mller", oder „hnliches. Bank, BLZ, Kto.: In diese Felder k”nnen Sie die Bankverbindung Ihres Kunden eintragen. Wird eine Rechnung geschrieben, die im Lastschriftverfahren eingezogen wird, k”nnen Sie die Bankverbindung des Kunden in das Rechnungsformular eindrucken lassen. Gesamt Umsatz: Jeder Umsatz des Kunden wird in diesem Feld erfaát und aufaddiert, sodaá Sie genau sehen wie 'gut' Ihr Kunde kauft. Der Umsatz wird erst nach dem Zahlungseingang abgespeichert. Letzte Rechnung: Angezeigt wird das Datum und der Betrag der letzten Rechnung. Funktionen: Duplizieren eines Datensatzes und „ndern der Satznummer( F10 ): Oft hat man mehrere Kunden, die „hnliche Daten besitzen. Mit dieser Funktion k”nnen Datens„tze "dupliziert" werden, d.h. sie werden unter einer anderen Nummer abgespeichert. Diese Funktion soll in erster Linie die Eingabe von neuen, „hnlichen Datens„tzen erleichtern, kann aber auch zur Žnderung der Datensatznummer (Index) verwendet werden. Um einen Datensatz zu duplizieren gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie duplizieren m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der duplizierte Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Um die Nummer eines Datensatzes zu „ndern, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie unter einer neuen Nummer speichern m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Rufen Sie nun den Datensatz mit der alten Nummer auf und l”schen diesen mit F2. Auch der zu l”schende Datensatz muá vollst„ndig angezeigt werden, damit er mit F2 gel”scht werden kann! L”schen: Sie k”nnen jeden beliebigen Datensatz der angezeigt wird l”schen. W„hlen Sie den Datensatz, den Sie l”schen m”chten und bet„tigen Sie F2. Nachdem die Sicherheitsabfrage mit J beantwortet wurde ist dieser Datensatz unwiderruflich gel”scht. N erlaubt den Abbruch der L”schfunktion. Suche nach Kunden (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ortsnamen ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Suche nach der Kundennummer: Wollen Sie nach der Kundennummer suchen, geben Sie eine Zahl ein , in deren Umgebung Sie den gesuchten Artikel vermuten. Nach Bet„tigung der RETURN-Taste erscheint der Datensatz mit der n„chstliegenden Nummer. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so manuell weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Suche nach dem Ort: Geben Sie den gesuchten Ort ein. Selbst wenn Sie nicht den genaue Ortsnamen wissen, k”nnen Sie mit dieser Funktion suchen, da das Programm den Ort sucht, der Ihrer Angabe am n„chsten ist. Geben Sie z.B. lediglich B als Suchbegriff an, so zeigt das Programm den ersten Ort an, der mit B beginnt. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so alphabetisch weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Speichern: Mit Hilfe der F9-Taste speichern Sie den Datensatz. Dabei spielt es keine Rolle auf welchem Feld der Cursor steht. Ein Best„tigen des letzten Datensatzfeldes mit der RETURN-Taste speichert den Datensatz ebenfalls. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Datensatz, ohne vorgenommene Žnderungen abzuspeichern. Ein weiterer Druck auf die ESC-Taste und sie verlassen diesen Programmteil. 5.2.2. Kundendatei ausdrucken Der Aufruf dieser Funktion erm”glicht den Ausdruck der Kundendatei. Der Ausdruck kann vollst„ndig oder bereichsweise erfolgen. Ausdruck der gesamten Datei: Wird kein Auswahlkriterium eingegeben, erfolgt der Ausdruck der gesamten Kundendatei. Ausdruck nach Auswahlkriterien: Fr den bereichsweisen Ausdruck stehen mehrere Auswahlkriterien zur Verfgung. Es k”nnen beliebige Auswahlkriterien miteinander kombiniert werden. Es werden nur die Datens„tze ausgedruckt, die die angegebenen Auswahlkriterien erfllen. Folgende Auswahlkriterien stehen zur Verfgung: Von Kunden Nr. : _______ Bis Kunden Nr.: _______ Von PLZ : _______ Bis PLZ : _______ In Kundenart : _______ (Kundens„tze einer Kundenart) Umsatz gr”áer : _______ (Kundens„tze mit Umsatz gr”áer als DM) Guthaben gr”áer : _______ (Guthaben gr”áer als angegeben) Ausdruck (F6): Mit F6 schalten Sie in den Druckmodus. Sortieren der Listen: Nach Auswahl der Liste erscheint ein weiteres Auswahlfenster, in dem die Sortierung der in der gew„hlten Liste zu druckenden Datens„tze erfolgen soll. Sortiert werden kann nach: - Kunden Nummern - Ort des Kunden 5.2.3. Statistikz„hler zurcksetzen Diese Funktion erlaubt, bestimmte Daten der Datens„tze auf Null zu setzen. Dies ist z.B. zum Jahreswechsel zweckm„áig um einen abgeschlossenen Statistikzeitraum zu bekommen. Folgende Daten k”nnen auf Null gesetzt werden: - Rabatt - Guthaben - Gesamtumsatz W„hlen Sie mit J die Daten aus, die auf Null gesetzt werden sollen. Bevor diese Daten auf Null gesetzt werden, sollte eine Datensicherung durchgefhrt werden. 5.3. Lieferantendaten W„hlen Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt '2. Stammdaten bearbeiten'. Sie befinden sich nun im Stammdaten-Men. W„hlen Sie nun '3. Lieferantendaten bearbeiten'. 5.3.1. Lieferantendatei bearbeiten Dieser Menpunkt dient zur Neueingabe und zum Eingeben bestehender Datens„tze. Funktionstasten: Es stehen verschiedene Funktionstasten (F1-F10) zur Verfgung, die jeweils in der unteren Bildschirmzeile angezeigt werden. Eine genaue Erkl„rung der Funktionstasten finden Sie in Kapitel 10. Eingeben: Durch Eingabe der Lieferantennummer wird der jeweilige Datensatz aufgerufen, oder ( falls unter der Nummer kein Datensatz existiert) ein neuer Datensatz erzeugt. Die Eingabe der Lieferantennummer muá mit RETURN best„tigt werden, woraufhin der Cursor in das n„chste Datensatzfeld springt. Mit Hilfe der Pfeil-Links- und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt automatisch eine Speicherung der Eingabe. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Datensatzfeld durchgefhrt werden. Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie beliebig von einem Datensatz zum anderen bl„ttern. Es spielt dabei keine Rolle auf welchem Feld sich der Cursor befindet. Die Felder eines Lieferantendatensatzes: Die meisten Felder des Lieferantendatensatzes wie Firma, Inhaber usw. erkl„ren sich selbst und werden aus diesem Grunde nicht weiter hervorgehoben. Im Folgenden finden Sie daher die Felder erl„utert, die einer Erkl„rung bedrfen. Lieferanten-Nr : Bis zu 8-stellige Nummer zur Kennzeichnung eines Lieferanten, die aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen kann. Es ist sinnvoll Lieferantennummern nach den organisatorischen Erfordernissen des Betriebes zu vergeben, z.B. nach Postleitzahlen. Lieferanten Art: Sie haben die M”glichkeit Ihre Lieferanten in bis zu 999 Lieferantengruppen einzuteilen. Die Einteilung in Lieferantengruppen kann z.B. fr Statistikzwecke sehr sinnvoll sein. Anrede: Um Ihre Lieferanten z.B. in einem Serienbrief "pers”nlich" ansprechen zu k”nnen haben Sie folgende Eingabem”glichkeit: HR= Herrn , FR = Frau, FA = Firma Rabatt in %: Haben Sie bei Ihrem Lieferanten einen festen Rabatt, tragen Sie ihn hier ein. Umsatz: Jeder Umsatz den Sie bei diesem Lieferanten machen, wird in diesem Feld erfaát und aufaddiert, sodaá Sie genau sehen, wieviel Umsatz Sie im laufe des Jahres machen. Konto fr FIBU: Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Funktionen: Duplizieren eines Datensatzes und „ndern der Satznummer( F10 ): Oft hat man mehrere Lieferanten, die „hnliche Daten besitzen. Mit dieser Funktion k”nnen Datens„tze "dupliziert" werden, d.h. sie werden unter einer anderen Nummer abgespeichert. Diese Funktion soll in erster Linie die Eingabe von neuen, „hnlichen Datens„tzen erleichtern, kann aber auch zur Žnderung der Datensatznummer (Index) verwendet werden. Um einen Datensatz zu duplizieren, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie duplizieren m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der duplizierte Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Um die Nummer eines Datensatzes zu „ndern, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie unter einer neuen Nummer speichern m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Rufen Sie nun den Datensatz mit der alten Nummer auf und l”schen diesen mit F2. Auch der zu l”schende Datensatz muá vollst„ndig angezeigt werden, damit er mit F2 gel”scht werden kann! L”schen: Sie k”nnen jeden beliebigen Datensatz der angezeigt wird l”schen. W„hlen Sie den Datensatz, den Sie l”schen m”chten und bet„tigen Sie F2. Nachdem die Sicherheitsabfrage mit J beantwortet wurde ist dieser Datensatz unwiderruflich gel”scht. N erlaubt den Abbruch der L”schfunktion. Suche nach Lieferanten: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Liefer.-Nr" befinden. Nach bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Lieferantennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Lieferantennummer oder den Ortsnamen ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Lieferanten im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Suche nach der Lieferantennummer: Wollen Sie nach der Lieferantennummer suchen, geben Sie eine Zahl ein, in deren Umgebung Sie den gesuchten Lieferanten vermuten. Nach Bet„tigung der RETURN-Taste erscheint der Datensatz mit der n„chstliegenden Nummer. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so manuell weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Suche nach dem Ort: Geben Sie den gesuchten Ort ein. Selbst wenn Sie nicht den genaue Ortsnamen wissen, k”nnen Sie mit dieser Funktion suchen, da das Programm den Ort sucht, der Ihrer Angabe am n„chsten ist. Geben Sie z.B. lediglich B als Suchbegriff an, so zeigt das Programm den ersten Ort an, der mit B beginnt. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so alphabetisch weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Lieferantennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Speichern: Mit Hilfe der F9-Taste speichern Sie den Datensatz. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchem Feld der Cursor steht. Ein Best„tigen des letzten Datensatzfeldes mit der RETURN-Taste speichert den Datensatz ebenfalls. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Datensatz, ohne vorgenommene Žnderungen abzuspeichern. Ein weiterer Druck auf die ESC-Taste und sie verlassen diesen Programmteil. 5.3.2. Lieferantendatei ausdrucken Der Aufruf dieser Funktion erm”glicht den Ausdruck der Lieferantendatei. Der Ausdruck kann vollst„ndig oder bereichsweise erfolgen. Ausdruck der gesamten Datei: Wird kein Auswahlkriterium eingegeben, erfolgt der Ausdruck der gesamten Lieferantendatei. Ausdruck nach Auswahlkriterien: Fr den bereichsweisen Ausdruck stehen mehrere Auswahlkriterien zur Verfgung. Es k”nnen beliebige Auswahlkriterien miteinander kombiniert werden. Es werden nur die Datens„tze ausgedruckt, die die angegebenen Auswahlkriterien erfllen. Folgende Auswahlkriterien stehen zur Verfgung: Von Lieferant Nr.: _______ Bis Lieferant Nr.: _______ Von PLZ : _______ Bis PLZ : _______ In Lief.Art : _______ (Lieferantens„tze einer Art) Umsatz gr”áer : _______ (Lieferantens„tze mit Umsatz gr”áer als DM) Ausdruck (F6): Mit F6 schalten Sie in den Druckmodus. Sortieren der Listen: Nach Auswahl der Liste erscheint ein weiteres Auswahlfenster, in dem die Sortierung der in der gew„hlten Liste zu druckenden Datens„tze erfolgen soll. Sortiert werden kann nach: - Lieferanten Nummern - Ort des Lieferanten 5.3.3. Statistikz„hler zurcksetzen Diese Funktion erlaubt, bestimmte Daten der Datens„tze auf Null zu setzen. Dies ist z.B. zum Jahreswechsel zweckm„áig um einen abgeschlossenen Statistikzeitraum zu bekommen. Folgende Daten k”nnen auf Null gesetzt werden: - Rabatt - Umsatz W„hlen Sie mit J die Daten aus, die auf Null gesetzt werden sollen. Bevor diese Daten auf Null gesetzt werden, sollte eine Datensicherung durchgefhrt werden. 5.4. Leistungsdaten W„hlen Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 2. Stammdaten bearbeiten. Sie befinden sich nun im Stammdaten-Men. W„hlen Sie nun 4. Leistungsdaten bearbeiten. 5.4.1. Leistungsdatei bearbeiten Dieser Menpunkt dient zur Neueingabe und zum Žndern bestehender Datens„tze. Funktionstasten: Es stehen verschiedene Funktionstasten (F1-F10) zur Verfgung, die jeweils in der unteren Bildschirmzeile angezeigt werden. Eine genaue Erkl„rung der Funktionstasten finden Sie in Kapitel 9. Eingeben: Durch Eingabe der Leistungsnummer wird der jeweilige Datensatz aufgerufen, oder ( falls unter der Nummer kein Datensatz existiert) ein neuer Datensatz erzeugt. Die Eingabe der Leistungsnummer muá mit RETURN best„tigt werden, woraufhin der Cursor in das n„chste Datensatzfeld springt. Mit Hilfe der Pfeil-Links und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt automatisch eine Speicherung der Eingabe. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Datensatzfeld durchgefhrt werden. Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie beliebig von einem Datensatz zum anderen bl„ttern. Es spielt dabei keine Rolle auf welchem Feld sich der Cursor befindet. Die Felder eines Leistungsdatensatzes: Leistungs-Nr : Bis zu 15-stellige Nummer zur Kennzeichnung einer Leistung, die aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen kann. Es ist sinnvoll Leistungsnummern nach den organisatorischen Erfordernissen des Betriebes zu vergeben. Leistungsbezeichnung : Fr die Bezeichnung der Leistung stehen sechs Zeilen zur Verfgung. Im allgemeinen reicht fr die Bezeichnung die erste Zeile mit 25 Zeichen aus. Sollte eine l„ngere Bezeichnung notwendig sein, k”nnen die zweite bis sechste Erweiterungszeile zur Hilfe genommen werden. Einheit: Hier tragen Sie die Einheit ein, in der die Leistung erbracht wird, z.B. 'Std', 'qm' usw. Verkaufspreis: Der hier eingetragene Verkaufspreis wird automatisch bei der Rechnungsstellung abgerufen und fr die Berechnung des Rohertrags sowie des Umsatzes verwendet. Wurde diese Leistung einmal zu einem anderen Preis verkauft, fragt das Programm, ob der ge„nderte Preis abgespeichert werden soll. Wird dies best„tigt, wird der neue Verkaufspreis automatisch in den Datensatz eingetragen. Einkaufspreis: Tragen Sie hier Ihre Kosten (z.B. den Stundenlohn, den Sie Ihrem Arbeitnehmer zahlen) der erbrachten Leistung ein. Dies dient ebenfalls zur Umsatz- und Rohertragsberechnung. Falls sich die Kosten „ndern , werden allen Berechnungen ab dem Zeitpunkt der Žnderung die neuen Kosten zugrunde gelegt. Verkaufte Menge: Dieses Feld zeigt an, wieviele Leistungseinheiten verkauft wurden. Umsatz: Dieses Feld zeigt den Umsatz an, der mit der Leistung erzielt wurde. Dabei werden Žnderungen des EK oder VK bercksichtigt. Rohertrag: Dieses Feld zeigt den Rohgewinn an, der mit der Leistung erzielt wurde. Dabei wird ebenfalls bercksichtigt, falls sich der EK oder VK „ndern sollte. Brutto Verkaufspreis: Verkaufspreis zuzglich der Mehrwertsteuer die fr diese Leistung gltig ist. Dieses Feld wird von dieser Programm-Version noch nicht benutzt. Es ist jedoch zu einem sp„teren Zeitpunkt ein Einzelhandelsmodul vorgesehen, welches auf dieses Feld zurckgreift. Mehrwertsteuer-Satz in %: Dieses Feld zeigt den Mehrwertsteuer-Satz dieser Leistung an. Es wird von dieser Programmversion jedoch nicht benutzt, sondern fr sp„tere Programmversionen vorgesehen. Bemerkung: Hier k”nnen Sie einen beliebigen Eintrag vornehmen. Dieses Feld steht mit keinem anderen in Verbindung. Funktionen: Duplizieren eines Datensatzes und „ndern der Satznummer( F10 ): Oft hat man mehrere Leistungen, die „hnliche Daten besitzen. Mit dieser Funktion k”nnen Datens„tze "dupliziert" werden, d.h. sie werden unter einer anderen Nummer abgespeichert. Diese Funktion soll in erster Linie die Eingabe von neuen, „hnlichen Datens„tzen erleichtern, kann aber auch zur Žnderung der Datensatznummer ( Index) verwendet werden. Um einen Datensatz zu duplizieren, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie duplizieren m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der duplizierte Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Um die Nummer eines Datensatzes zu „ndern, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie unter einer neuen Nummer speichern m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Rufen Sie nun den Datensatz mit der alten Nummer auf und l”schen diesen mit F2. Auch der zu l”schende Datensatz muá vollst„ndig angezeigt werden, damit er mit F2 gel”scht werden kann! L”schen: Sie k”nnen jeden beliebigen Datensatz der angezeigt wird l”schen. W„hlen Sie den Datensatz, den Sie l”schen m”chten und bet„tigen Sie F2. Nachdem die Sicherheitsabfrage mit J beantwortet wurde, ist dieser Datensatz unwiderruflich gel”scht. N erlaubt den Abbruch der L”schfunktion. Suche nach Leistungen (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Leistung-Nr" befinden. Nach bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Leistungsnummer oder der Bezeichnung suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Leistungsnummer oder die Bezeichnung ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz der Leistung im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Suche nach der Leistungsnummer: Wollen Sie nach der Leistungsnummer suchen, geben Sie eine Zahl ein, in deren Umgebung Sie die gesuchte Leistung vermuten. Nach Bet„tigung der RETURN-Taste erscheint der Datensatz mit der n„chstliegenden Nummer. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so manuell weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Suche nach der Leistungsbezeichnung: Geben Sie die gesuchte Bezeichnung ein. Selbst wenn Sie nicht die genaue Bezeichnung wissen, k”nnen Sie mit dieser Funktion suchen, da das Programm den Artikel sucht, der Ihrer Angabe am n„chsten ist. Geben Sie z.B. lediglich B als Suchbegriff an, so zeigt das Programm den ersten Artikel an, der mit B beginnt. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so alphabetisch weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Leistungsnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Speichern: Mit Hilfe der F9-Taste speichern Sie den Datensatz. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchem Feld der Cursor steht. Ein Best„tigen des letzten Datensatzfeldes mit der RETURN-Taste speichert der Datensatz ebenfalls. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Datensatz, ohne vorgenommene Žnderungen abzuspeichern. Ein weiterer Druck auf die ESC-Taste und Sie verlassen diesen Programmteil. 5.4.2. Leistungsliste anzeigen Dieser Menpunkt zeigt alle Leistungen geordnet nach den Leistungsnummern in Listenform. Die wichtigsten Daten werden auf diese Weise sehr bersichtlich dargestellt. Mit Hilfe der 'Bild-Auf' und 'Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie seitenweise bl„ttern. Mit den Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten Zeilenweise. Eingeben: Gehen Sie mit dem hellen Balken auf den gewnschten Datensatz. Bei Bet„tigung der RETURN-Taste springt der Cursor in das Bezeichnungsfeld. Žnderungen k”nnen nun vorgenommen werden. Jedes weitere RETURN bringt den Cursor ein Datensatzfeld weiter, wird das letzte Feld mit RETURN verlassen, werden die Žnderungen gespeichert. ESC bewirkt den Abbruch ohne Speicherung. Verlassen des Programmteils mit ESC. 5.4.3. Leistungsdatei ausdrucken Der Aufruf dieser Funktion erm”glicht den Ausdruck der Leistungsdatei. Der Ausdruck kann vollst„ndig oder bereichsweise erfolgen. Ausdruck der gesamten Datei: Wird kein Auswahlkriterium eingegeben, erfolgt der Ausdruck der gesamten Leistungsdatei. Ausdruck nach Auswahlkriterien: Fr den bereichsweisen Ausdruck stehen mehrere Auswahlkriterien zur Verfgung. Es k”nnen beliebige Auswahlkriterien miteinander kombiniert werden. Es werden nur die Datens„tze ausgedruckt, die die angegebenen Auswahlkriterien erfllen. Folgende Auswahlkriterien stehen zur Verfgung: Von Leistungs- Nr.: ______ Bis Leistungs- Nr. ______ Umsatz gr”áer : _______ (S„tze mit Umsatz gr”áer als DM) Menge gr”áer : _______ (Verkaufte Menge gr”áer als angegeben) Ausdruck (F6): Mit F6 schalten Sie in den Druckmodus. In dem folgenden Auswahlfenster haben Sie die M”glichkeit unter zwei Varianten fr den Ausdruck der Liste zu w„hlen: 1. Komplettliste: Die Komplettliste beinhaltet folgende Datensatzfelder: - Leistungs- Nr. - Leistungsart - Verkaufte Menge - Einkaufspreis - Verkaufspreis - Umsatz - Rohertrag 2. Teilliste: Die Teilliste beinhaltet folgende Datensatzfelder: - Leistungs- Nr. - Leistungsart - Verkaufspreis Sortieren der Listen: Nach Auswahl der Liste erscheint ein weiteres Auswahlfenster, in dem die Sortierung der in der gew„hlten Liste zu druckenden Datens„tze erfolgen soll. Sortiert werden kann nach: - Leistungs Nummern - Leistungsbezeichnung 5.4.4. Statistikz„hler zurcksetzen Diese Funktion erlaubt, bestimmte Daten der Datens„tze auf Null zu setzen. Dies ist z.B. zum Jahreswechsel zweckm„áig um einen abgeschlossenen Statistikzeitraum zu bekommen. Folgende Daten k”nnen auf Null gesetzt werden: - Verkaufte Menge - Durchschnitts -EK (Kosten) - Umsatz - Rohertrag W„hlen Sie die Daten mit J aus, die auf Null gesetzt werden sollen. Bevor diese Daten auf Null gesetzt werden, sollte eine Datensicherung durchgefhrt werden. 5.5. Bestellteildaten W„hlen Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt '2. Stammdaten bearbeiten'. Sie befinden sich nun im Stammdaten-Men. W„hlen Sie nun '5. Bestellteildaten bearbeiten'. 5.5.1. Bestellteildatei bearbeiten Dieser Menpunkt dient zur Neueingabe und zum Eingeben bestehender Datens„tze. Funktionstasten: Es stehen verschiedene Funktionstasten (F1-F10) zur Verfgung, die jeweils in der unteren Bildschirmzeile angezeigt werden. Eine genaue Erkl„rung der Funktionstasten finden Sie in Kapitel 10. Eingeben: Durch Eingabe der Bestellteilnummer wird der jeweilige Datensatz aufgerufen, oder (falls unter der Nummer kein Datensatz existiert) ein neuer Datensatz erzeugt. Die Eingabe der Bestellteilnummer muá mit RETURN best„tigt werden, woraufhin der Cursor in das n„chste Datensatzfeld springt. Mit Hilfe der Pfeil-Links- und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt automatisch eine Speicherung der Eingabe. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Datensatzfeld durchgefhrt werden. Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie beliebig von einem Datensatz zum anderen bl„ttern. Es spielt dabei keine Rolle auf welchem Feld sich der Cursor befindet. Die Felder eines Bestellteildatensatzes: Lieferant-Nr : Sie k”nnen jedem Artikel eine bis zu 8-stellige Lieferanten Nummer zuweisen. Diese Nummer ist fr schriftliche Bestellungen erforderlich. Da ein Bestellteil nur sinnvoll existieren kann, wenn es einen Lieferanten dafr gibt, ist eine Eingabe zwingend notwendig. Bevor Sie ein Bestellteil eingeben, ist es daher erforderlich den Lieferanten in die Lieferantendatei aufzunehmen! Bestell-Nr: Geben Sie hier die Bestellnummer des Artikels dieses Lieferanten ein. Bestellteil-Bezeichnung : Fr die Bezeichnung des Artikels stehen drei Zeilen zur Verfgung. Im allgemeinen reicht fr die Bezeichnung die erste Zeile mit 30 Zeichen aus. Sollte eine l„ngere Bezeichnung notwendig sein, k”nnen die zweite und dritte Erweiterungszeile zur Hilfe genommen werden. Bestellteileinheit: Geben Sie ggf. eine Einheit ein, z.B. 'Stk.' usw. Warengruppe: Die Bestellteile k”nnen in bis zu 999 Warengruppen eingeteilt werden. Einkaufspreis: Tragen Sie hier den derzeitigen Einkaufspreis des Bestellteils ein. Er dient ebenfalls zur Umsatz- und Rohertragsberechnung. Falls sich der Einkaufspreis „ndert, wird allen Berechnungen ab dem Zeitpunkt der Žnderung der neue EK zugrunde gelegt. Der EK wird bei schriftlichen Bestellungen automatisch aktualisiert. Eigene Artikel Nummer: Geben Sie hier die bis zu 15-stellige Nummer ein, unter der Sie das Bestellteil in Ihre Artikeldatei bernehmen wollen. Die Artikelnummer kann aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen. Es ist sinnvoll, Artikelnummern nach den organisatorischen Erfordernissen des Betriebes zu vergeben. Das Bestellteil wird in Ihre Artikelstammdatei bernommen und steht Ihnen ab sofort als eigener Artikel zur Verfgung. Laufende Bestellmenge: In dieses Feld tr„gt das Programm automatisch die Anzahl der unter dieser Bestellnummer bezogenen Bestellteile ein. ( Siehe Kapitel 7.1. -> Bestelleingang ). Anhand dieses Feldes k”nnen Sie jederzeit erkennen, wieviele dieser Teile Sie bisher bezogen haben. Bemerkung: Hier k”nnen Sie einen beliebigen Eintrag vornehmen. Dieses Feld steht mit keinem anderen in Verbindung. Funktionen: Suche nach Bestellteilen (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Lieferanten-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Geben Sie zuerst die Lieferantennummer des Lieferanten ein, von dem Sie das Bestellteil beziehen und best„tigen Sie Ihre Eingabe mit RETURN. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer eingeben funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Bestellteilnummer. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. L”schen: Sie k”nnen jeden beliebigen Datensatz l”schen. W„hlen Sie den Datensatz, den Sie l”schen m”chten und bet„tigen Sie F2. Nachdem die Sicherheitsabfrage mit J beantwortet wurde ist dieser Datensatz unwiderruflich gel”scht. N erlaubt den Abbruch der L”schfunktion. Speichern: Mit Hilfe der F9-Taste speichern Sie den Datensatz. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchem Feld der Cursor steht. Ein Best„tigen des letzten Datensatzfeldes mit der RETURN-Taste speichert den Datensatz ebenfalls. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Datensatz ohne vorgenommene Žnderungen abzuspeichern. Ein weiterer Druck auf die ESC-Taste und sie verlassen diesen Programmteil. 5.5.2. Bestellteilliste anzeigen Dieser Menpunkt zeigt alle Artikel geordnet nach den Lieferanten- und Bestellteilnummern in Listenform. Die wichtigsten Daten werden auf diese Weise sehr bersichtlich dargestellt. Mit Hilfe der 'Bild-Auf' und 'Bild-Ab'-Tasten k”nnen Sie Seitenweise bl„ttern. Mit den Pfeiltasten Zeilenweise. Eingeben: Gehen Sie mit dem hellen Balken auf den gewnschten Datensatz. Bei Bet„tigung der RETURN-Taste springt der Cursor in das Bezeichnungsfeld. Žnderungen k”nnen nun vorgenommen werden. Jedes weitere RETURN bringt den Cursor ein Datensatzfeld weiter, wird das letzte Feld mit RETURN verlassen, werden die Žnderungen gespeichert. ESC bewirkt den Abbruch ohne Speicherung. Verlassen des Programmteils mit ESC. 5.5.3. Bestellteildatei ausdrucken Der Aufruf dieser Funktion erm”glicht den Ausdruck der Bestellteildatei. Der Ausdruck kann vollst„ndig oder bereichsweise erfolgen. Ausdruck der gesamten Datei: Wird kein Auswahlkriterium eingegeben, erfolgt der Ausdruck der gesamten Bestellteildatei. Ausdruck nach Auswahlkriterien: Fr den bereichsweisen Ausdruck stehen mehrere Auswahlkriterien zur Verfgung. Es k”nnen beliebige Auswahlkriterien miteinander kombiniert werden. Es werden nur die Datens„tze ausgedruckt, die die angegebenen Auswahlkriterien erfllen. Folgende Auswahlkriterien stehen zur Verfgung: Von Lieferant Nr. : _______ Bis Lieferant Nr. ______ Lfd. Menge gr”áer : _______ (Bezogene Menge gr”áer als angegeben) Ausdruck (F6): Mit F6 schalten Sie in den Druckmodus. In dem folgenden Auswahlfenster haben Sie die M”glichkeit unter zwei Varianten fr den Ausdruck der Liste zu w„hlen: 1. Komplettliste: Die Komplettliste beinhaltet folgende Datensatzfelder: - Lieferant Nr. - Bestellteil Nr. - Warenart - Laufende Bestellmenge - Einkaufspreis - Unsere Artikelnummer 2. Teilliste: Die Teilliste beinhaltet folgende Datensatzfelder: - Lieferant Nr. - Bestellteil Nr. - Warenart - Laufende Bestellmenge - Unsere Artikelnummer 5.5.4. Statistikz„hler zurcksetzen Diese Funktion erlaubt, bestimmte Daten der Datens„tze auf Null zu setzen. Dies ist z.B. zum Jahreswechsel zweckm„áig um einen abgeschlossenen Statistikzeitraum zu bekommen. Folgende Daten k”nnen auf Null gesetzt werden: - Laufende Bestellmenge W„hlen Sie mit J die Daten aus, die auf Null gesetzt werden sollen. Bevor diese Daten auf Null gesetzt werden, sollte eine Datensicherung durchgefhrt werden. 5.6. Alte Formulare entfernen Diese Funktion dient zum L”schen von nicht mehr ben”tigten Formularen wie Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen, Lagerentnahmen und Bestellungen, die l„nger als eine von Ihnen bestimmte Zeit zurckliegen. Auf diese Weise wird Speicherplatz eingespart und der šberblick verbessert. W„hlen Sie 7. Alte Formulare entfernen aus dem Men Stammdaten bearbeiten an. Folgende Formulare k”nnen entfernt werden: - Rechnungsformulare - Lieferscheinformulare - Angebotsformulare - Auftragsformulare - Bestellformulare - Lagerentnahmeformulare W„hlen Sie mit dem Auswahlbalken den Formulartyp aus, der gel”scht werden soll. Es k”nnen gel”scht werden: - Nur bereits gedruckte Formulare - Alle Formulare ( gedruckte und ungedruckte ) - Einzelne Formulare Nach dem Aufruf der Funktion steht der Cursor auf dem Eingabefeld 'Anzahl Tage?'. Geben Sie Anzahl der Tage ein, die ein Formular zurckliegen muá, um gel”scht zu werden. Best„tigen Sie Ihre Eingabe mit RETURN. Nach dem die L”schung erfolgt ist, zeigt das Programm die Anzahl der gel”schten Formulare kurz auf dem Bildschirm an, bevor es in das Stammdatenmen zurckkehrt. Rechnungss„tze (fr Zahlungsverfolgung) werden durch diese Funktion nicht gel”scht. 5.7 Datei-Informationen anzeigen W„hlen Sie aus dem Stammdaten-Men den Menpunkt '6. Datei-Informationen anzeigen'. Folgende Informationen werden angezeigt: Kundendatei: - Anzahl der Datens„tze - Umsatz gesamt - Guthaben gesamt Artikeldatei: - Anzahl der Datens„tze - Umsatz gesamt - Rohertrag gesamt Leistungsdatei: - Anzahl der Datens„tze - Umsatz gesamt - Rohertrag gesamt Lieferantendatei: - Anzahl der Datens„tze - Umsatz gesamt Bestellteiledatei: - Anzahl der Datens„tze Rechnungsdatei: - Anzahl der Datens„tze 5.8. Benutzerdaten „ndern Diese Funktion dient zur Einstellung der Benutzerdaten. Dies sind unter anderem Ihre Bankverbindungen, Telefonnummer usw. Die Benutzerdaten mssen korrekt eingetragen werden, bevor das Programm sinnvoll eingesetzt werden kann. Siehe hierzu auch Kapitel 2 "Die Installation" W„hlen Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 2. Stammdaten bearbeiten. Sie befinden sich nun im Stammdaten-Men. W„hlen Sie 8. Benutzerdaten „ndern. Eingeben: Mit Hilfe der Pfeil-Links- und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf- und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt die Speicherung der Eingabe, wenn die anschlieáende Kontrollfrage mit J beantwortet wird. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Feld durchgefhrt werden. Die Eingabefelder und ihre Bedeutung Firma: Dieses Feld k”nnen Sie nur „ndern, wenn Sie eine Vollversion erworben haben. Bei Demoversionen ist dies nicht m”glich, da kein Lizenzcode vorliegt. Bet„tigen Sie die "F4-Taste W„hlen Sie "Firmennamen „ndern" Geben Sie den mitgelieferten Lizenzcode ein und dann RETURN. Jetzt geben Sie den Firmennamen ein der auf dem Ausdruck erscheinen soll. Inhaber: Geben Sie den Namen des Inhabers ein. Straáe: Geben Sie den Straáennamen und Hausnummer ein. PLZ: Bitte Postleitzahl eingeben. Ort: Bitte Wohnort eingeben Tel: Geben Sie ein: Tel: (Vorwahl und Rufnummer) Fax: Geben Sie ein: Fax: (Vorwahl und Rufnummer) Telex: Geben Sie ein: Telex: (Nummer) Die Texte 'Tel:', 'Fax:' und 'Telex:' sind notwendig, da ansonsten lediglich die Nummern gedruckt werden wrden. Falls Sie Vordrucke verwenden, auf denen schon Ihr Absender eingedruckt ist, lassen Sie in die o.a. Felder ohne Eintrag. 1.Bank Bez.: Geben Sie die Bezeichnung Ihrer Bank ein. 1.BLZ: Geben Sie ein: BLZ (Bankleitzahl) 1.Kto: Geben Sie ein: Kto. (Kontonummer) Falls Sie eine zweite Bankverbindung auf den Formularen ausgedruckt haben m”chten, nutzen Sie folgende Eingabefelder: 2.Bank Bez.: Geben Sie die Bezeichnung Ihrer Bank ein. 2.BLZ: Geben Sie ein: BLZ (Bankleitzahl) 2.Kto: Geben Sie ein: Kto. (Kontonummer) Die Texte 'BLZ' und 'Kto.' sind notwendig, da ansonsten lediglich die Nummern gedruckt werden wrden. Falls Sie Vordrucke verwenden auf denen schon Ihre Bankverbindungen eingedruckt ist, lassen Sie in die o.a. Felder ohne Eintrag. Drucker: Der z.Z. aktivierte Druckertreiber wird angezeigt. Mit F7 k”nnen Sie den Drucker wechseln. W„hlen Sie den neuen Drucker aus der Bildschirmliste und best„tigen Sie mit "Return". Der neue Druckertreiber ist nun aktiv. Farbeinstellung: Die vorgegebene Farbeinstellung 1 k”nnen Sie „ndern. Es stehen die Farbeinstellungen 1-4 zur Verfgung. Am Besten Sie probieren aus, welche Farbeinstellung Ihnen am besten gef„llt. Die neue Farbeinstellung wird erst aktiviert, wenn das Programm erneut gestartet wird. Akust. Signal: Wenn Sie bei Fehlermeldungen ein akustisches Signal wnschen, geben Sie J ein, ansonsten N. Vorgegeben ist N. 1.Mwst.-Satz: Geben Sie den fr Sie gltigen Mehrwertsteuersatz in Prozent ein. 2.Mwst.-Satz: Falls Sie unterschiedliche Mehrwertsteuers„tze verwenden, geben Sie hier den zweiten Mehrwertsteuersatz in Prozent ein. Datum eingeben: In dieses Feld geben Sie das aktuelle Datum ein. Akt. Uhrzeit: Hier k”nnen Sie die Systemzeit „ndern. Bestand „ndern bei Rechnung: Wird in dieses Feld J eingetragen, so wird nach jeder gestellten Rechnung die Bestands„nderung vorgenommen. Bei N wird keine Žnderung durchgefhrt. Bestand „ndern bei Lieferschein: Wird in dieses Feld J eingetragen, so wird nach jedem geschriebenen Lieferschein die Bestands„nderung gespeichert. Bei N wird keine Žnderung durchgefhrt. Falls bei beiden Feldern N oder J eingegeben wurde, erfolgt bei jeder Rechnung und bei jedem Lieferschein eine Abfrage, ob die Bestands„nderung vorgenommen werden soll. Aktuelle Rechnungsnummer: Geben Sie hier die Nummer der zuletzt gestellten Rechnung ein, bzw. die Nummer, ab der das Programm die laufenden Nummern fortfhren soll. Verfahren Sie auf die gleiche Weise mit Lieferschein-, Angebot-, Bestellung-, Mahnung-, Lagerentnahmeschein- und Auftragsnummer usw. Speichern der Eintr„ge: Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt die Speicherung der Eingabe, wenn die anschlieáende Kontrollfrage mit J beantwortet wird. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Feld durchgefhrt werden. 5.9. Systemeinstellungen W„hlen Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt 2. Stammdaten bearbeiten. Sie befinden sich nun im Stammdaten-Men. W„hlen Sie 9. Systemeinstellungen „ndern. Eingeben: Mit Hilfe der Pfeil-Links- und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf- und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt die Speicherung der Eingabe, wenn die anschlieáende Kontrollfrage mit J beantwortet wird. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Feld durchgefhrt werden. Die Eingabefelder und ihre Bedeutung Frist 1. Mahnung: Geben Sie ein wie lange der Kunde Zeit hat, nach der 1. Mahnung die angemahnte Rechnung zu begleichen. Frist 2. Mahnung: Geben Sie ein, wie lange der Kunde Zeit hat, nach der 2. Mahnung die angemahnte Rechnung zu begleichen. Frist 3. Mahnung: Geben Sie ein wie lange der Kunde Zeit hat, nach der 3. Mahnung die angemahnte Rechnung zu begleichen. W„hrungseinheit: Geben Sie die W„hrungseinheit ein. Lastschrift eindrucken (J/N): Es besteht die M”glichkeit in jede per Lastschrift eingezogene Rechnung folgenden Text eindrucken zu lassen: Der Betrag wird abgebucht bei: Bank: ( Hier wird der Name der Bank eingedruckt) BLZ : ( Hier wird die Bankleitzahl eingedruckt) Kto.: ( Hier wird die Kontonummer eingedruckt) Der Eindruck erfolgt nur, wenn im Datensatz des betreffenden Kunden eine Bankverbindung eingetragen ist. Skontos„tze: Sie haben die M”glichkeit die Skontos„tze der verschiedenen Zahlungsbedingungen einzugeben. Diese werden dann bei der Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen, k”nnen jedoch berschrieben werden. Die Voreinstellung durch das Programm ist 0. Lieferbedingung Nr. 9: Sollten Sie eine zus„tzliche Lieferart ben”tigen, k”nnen Sie diese hier eintragen. Diese steht Ihnen dann bei Lieferscheinen und Rechnungen zur Verfgung. Speichern der Eintr„ge: Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt die Speicherung der Eingabe. F9 speichert die Žnderungen auf jedem beliebigen Feld. Abbruch ohne Žnderungen zu speichern: Mit ESC wird die Eingabe abgebrochen ohne das die durchgefhrten Žnderungen gespeichert werden. 5.10. šbergabe an Finanzbuchhaltung W„hlen Sie aus dem Stammdaten-Men 10. šbergabe an Finanzbuchhaltung. Diese Funktion steht nur zur Verfgung, wenn eine Finanzbuchhaltung installiert ist. Informationen zur Installation der Finanzbuchhal- tung entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Handbuch. Nach Aufruf der Funktion erscheint ein Dialogfenster, in dem angezeigt wird, ob eine Finanzbuchhaltung angeschlossen ist. Ist dies nicht der Fall (Aktueller Status: Aus), gehen Sie wie folgt vor: FIBU anschlieáen: Rufen Sie die Funktion auf. šberprfen Sie, ob die FIBU ordnungsgem„á installiert wurde. Geben Sie das Verzeichnis ein, in dem die FIBU installiert ist. Best„tigen Sie mit RETURN Hierdurch wird berprft, ob die FIBU im angegebenen Verzeichnis installiert ist. Der Anschluá ist nun durchgefhrt. Sie k”nnen mit der šbergabe von Daten an die FIBU beginnen. Auswirkungen auf die Auftragsbearbeitung 1. Rechnung, Gutschrift und Stornierung erzeugen Buchungss„tze, die an die FIBU bergeben werden mssen. 2. Die Zahlungsverfolgung muá mit der FIBU durchgefhrt werden. 3. Das Feld Guthaben im Kundendatensatz dient nur zur Addition der erteilten Gutschriftbetr„ge und wird nicht weiterverarbeitet. Buchungss„tze an FIBU bergeben Nachdem die FIBU angeschlossen ist, k”nnen Buchungss„tze an die FIBU bergeben werden. Die šbergabe erfolgt durch Anwahl des Menpunktes "Buchungs„tze an FIBU" bergeben". 6. Offene Posten Liste W„hlen Sie aus dem Hauptmen den Menpunkt '3. Offene Posten bearbeiten'. Sie befinden sich nun im Offene-Posten-Men. 6.1. Zahlungseing„nge Dieser Programmteil dient zur Erfassung voll oder teilbezahlter Rechnungen. Die Felder des Mens: Rechnungs-Nr: Geben Sie in dieses Feld die betreffende Rechnungsnummer ein und best„tigen Sie Ihre Eingabe mit der RETURN-Taste. F8 = suchen Mit Hilfe der F8-Taste k”nnen Sie nach einer bestimmten Rechnung suchen. Geben Sie eine Rechnungsnummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie von einer Rechnung zur anderen bl„ttern, mit F8 weitersuchen. Wurde die gewnschte Rechnung gefunden, so kann sie mit der RETURN Taste bernommen werden. ESC bricht den Suchvorgang ab. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1-F10 finden Sie in Kapitel 10. Nach Ihrer Eingabe erscheinen auf dem Bildschirm die Daten der Rechnung: 1. Kunden-Nummer 2. Rechnungsbetrag 3. Skonto im Betrag erhalten Haben Sie dem Kunden einen Skonto gew„hrt, der auf ein bestimmtes Zahlungsziel gerichtet ist, so ist in diesem Feld ein N eingetragen, ansonsten J. 4. Rechnungsdatum 5. Anzahlung Falls eine Anzahlung geleistet wurde, ist sie in diesem Feld eingetragen. 6. Ziel Dieses Zahlungsziel haben Sie dem Kunden gew„hrt. 7. Skontosatz Diesen Skontosatz haben Sie dem Kunden bis zu einem bestimmten Datum einger„umt. 8. Skonto-Ziel Bis zu diesem Datum kann der Kunde die Rechnung um den Skontobetrag reduzieren. 9. Teilzahlung Um eine Teilzahlung zu verbuchen geben Sie in das Status-Feld 'T' fr Teilzahlung ein und bet„tigen Sie RETURN. Der Cursor steht nun im Teilzahlungsfeld. Geben Sie den gezahlten Betrag ein und best„tigen Sie die Kontrollfrage mit J. Die offene Rechnung wird nun um den teilgezahlten Betrag reduziert, sodaá auch bei einer eventuellen Mahnung nur der um die Teilzahlung verminderte Betrag angemahnt wird. 9. Wurde Skonto abgezogen ? In dieses Feld tragen Sie ein, ob der Kunde Skonto abgezogen hat. Geben Sie J ein, wird der Rechnungsbetrag um den Skontosatz reduziert. Bei N wird der Rechnungsbetrag ohne Skontoabzug verbucht. 10. Status In dieses Feld tragen Sie den Rechnungsstatus ein: B = bezahlt T = Teilzahlung G = mit Gutschrift verrechnen. Bei jedem anderen Eintrag gilt die Rechnung weiterhin als nicht bezahlt. Guthaben bei Zahlungseingang verrechnen: Besitzt der Kunde ein Guthaben, daá beim Zahlungseingang verrechnet werden soll, geben Sie bitte in das Statusfeld "G" ein und best„tigen Sie mit RETURN. Hierauf ”ffnet sich ein Dialogfenster in dem die zu verrechnenden Betr„ge eingegeben werden. Rechnungen k”nnen ganz oder teilweise mit einem beim Kunden gespeicherten Guthaben verrechnet werden. Es mssen zwei Betr„ge eingegeben werden: 1. Bezahlt wurde: Geben Sie den Betrag ein, den der Kunde bezahlt hat. Sollte dieser Betrag die Rechnung vollst„ndig ausgleichen, wird die Rechnung als 'BZ' wie bezahlt gekennzeichnet. Das Feld 'Guthaben verrechnen' steht auf '0`und kann nicht berschrieben werden. Soll die Rechnung vollst„ndig durch ein Guthaben ausgeglichen werden, geben Sie als 'Bezahlt wurde' den Betrag '0' ein. 2. Guthaben verrechnen: Reicht die H”he des Guthabens aus, um die Rechnung abzglich des gezahlten Betrages auszugleichen, wird der entsprechende Betrag vorgeschlagen und kann mit RETURN best„tigt werden. Die Rechnung wird dann als 'BZ' gekennzeichnet. Sollte die H”he des Guthabens nicht ausreichen um die Rechnung voll bzw. abzglich des gezahlten Betrages auszugleichen, wird die Verrechnung abgebrochen. Eine Verrechnung von Guthaben ist also nur m”glich, wenn: Gezahlter Betrag + Guthaben = (mindestens) Rechnungsbetrag Abbruch: Mit ESC brechen Sie diese Funktion ohne Speicherung ab. TIP: Wurde die Verrechnung abgebrochen, weil die H”he des Guthabens nicht ausreichte, um die Rechnung auszugleichen, k”nnen Sie die Zahlung des Kunden als Teilzahlung verbuchen. Die Rechnung wird dann als teilbezahlt verbucht und bleibt weiterhin in der Zahlungsberwachung. Sie kann jederzeit als vollst„ndig bezahlt verbucht werden, sofern eine entsprechende Zahlung vorliegt oder ein ausreichendes Guthaben im Kundendatensatz vorhanden ist. 6.2. Zahlungsziel berprfen Diese Funktion fhrt eine automatische šberprfung des Zahlungszieles durch, wobei jede gestellte Rechnung bercksichtigt wird. Sie muá durchgefhrt werden, bevor die Mahnungsbearbeitung ausgefhrt werden soll. Die Felder des Mens: 'Geschrieben': In dieser Zeile wird die Anzahl und der Gesamtbetrag der Rechnungen angezeigt, die bisher nicht bezahlt wurden, aber noch innerhalb des Zahlungsziels sind. 'šber Ziel Rechnung': In dieser Zeile wird die Anzahl und der Gesamtbetrag der Rechnungen angezeigt, die bisher nicht bezahlt wurden und das Zahlungsziel berschritten haben. Diese Rechnungen stehen zur Mahnung an. '1. Mahnung': Zu diesen Rechnungen wurden die erste Mahnung gestellt. 'šber Ziel 1. Mahnung': Diese Rechnungen wurden trotz erfolgter erster Mahnung nicht beglichen und haben das Mahnungsziel berschritten. '2. Mahnung': Zu diesen Rechnungen wurde die zweite Mahnung gestellt. 'šber Ziel 2. Mahnung': Diese Rechnungen wurden trotz erfolgter zweiter Mahnung nicht beglichen und haben das Mahnungsziel berschritten. '3. Mahnung': Zu diesen Rechnungen wurde die dritte Mahnung gestellt. 'šber Ziel 3. Mahnung': Diese Rechnungen wurden trotz erfolgter dritter Mahnung nicht beglichen und haben das Mahnungsziel berschritten. 'Bezahlt': In dieser Zeile wird die Anzahl und der Gesamtbetrag der Rechnungen angezeigt, die bezahlt wurden. Mit ESC verlassen Sie dieses Men. 6.3. Offene Posten anzeigen Diese Funktion stellt alle geschriebenen Rechnungen in Listenform auf dem Bildschirm dar. Editieren ist nicht m”glich. Die Rechnungss„tze k”nnen nach verschiedenen Kriterien sortiert dargestellt werden: - Alle Rechnungss„tze eines Kunden anzeigen - S„tze mit Status RE (Offene Rechnungen) - S„tze mit Status Z1 (Zahlungsziel Rechnung berschritten) - S„tze mit Status M1 (1. Mahnung geschrieben) - S„tze mit Status Z2 (Zahlungsziel 1. Mahnung berschritten) - S„tze mit Status M2 (2. Mahnung geschrieben) - S„tze mit Status Z3 (Zahlungsziel 3. Mahnung berschritten) - S„tze mit Status M3 (2. Mahnung geschrieben) - S„tze mit Status Z4 (Zahlungsziel 3. Mahnung berschritten) - S„tze mit Status BZ (Bezahlte Rechnungen) W„hlen Sie mit den Pfeiltasten die Satzart aus, die angezeigt werden soll und best„tigen Sie mit RETURN. Es werden nun die betreffenden S„tze dargestellt. Sonderfall -Alle Rechnungss„tze eines Kunden anzeigen Geben Sie die Kunden-Nummer des Kunden ein und best„tigen Sie mit RETURN. Sollten Sie die Nummer nicht vorliegen haben, steht Ihnen die F8-Suchfunktion zur Verfgung. Suche nach Kunden (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ortsnamen ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Suche nach der Kundennummer: Wollen Sie nach der Kundennummer suchen, geben Sie eine Zahl ein , in deren Umgebung Sie den gesuchten Artikel vermuten. Nach Bet„tigung der RETURN-Taste erscheint der Datensatz mit der n„chstliegenden Nummer. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so manuell weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Suche nach dem Ort: Geben Sie den gesuchten Ort ein. Selbst wenn Sie nicht den genaue Ortsnamen wissen, k”nnen Sie mit dieser Funktion suchen, da das Programm den Ort sucht, der Ihrer Angabe am n„chsten ist. Geben Sie z.B. lediglich B als Suchbegriff an, so zeigt das Programm den ersten Ort an, der mit B beginnt. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so alphabetisch weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Darstellung der Rechnungss„tze in Listenform: Bl„ttern: Mit Hilfe der Pfeil-Ab und Pfeil-Auf-Tasten ist das Bl„ttern seitenweise m”glich. Die Felder des Mens: Feldname: Zeigt an: Rech-Nr. Rechnungsnummer Kunden-Nr. Kundennummer Rech-Datum Ausstellungsdatum der Rechnung Rech-Betrag Rechnungsendbetrag Zahl-Ziel Zahlungsziel der Rechnung Anzahlung Betrag der Anzahlung Status: RE = Rechnung bisher nicht bezahlt S = Storniert Z1 = Zahlungsziel der Rechnung berschritten Z2 = Zahlungsziel 1. Mahnung berschritten Z3 = Zahlungsziel 2. Mahnung berschritten M1 = 1. Mahnung wurde geschrieben M2 = 2. Mahnung wurde geschrieben M3 = 3. Mahnung wurde geschrieben BZ = Rechnung wurde bezahlt Abbruch: Mit ESC verlassen Sie dieses Men. 6.4. Offene Posten drucken Diese Funktion erm”glicht den Ausdruck der Rechnungss„tze. Es k”nnen alle Rechnungss„tze oder Teile ausgedruckt werden: Die Rechnungss„tze k”nnen nach verschiedenen Kriterien sortiert ausgedruckt werden: - Alle Rechnungss„tze eines Kunden ausdrucken - S„tze mit Status RE (Offene Rechnungen) - S„tze mit Status Z1 (Zahlungsziel Rechnung berschritten) - S„tze mit Status M1 (1. Mahnung geschrieben) - S„tze mit Status Z2 (Zahlungsziel 1. Mahnung berschritten) - S„tze mit Status M2 (2. Mahnung geschrieben) - S„tze mit Status Z3 (Zahlungsziel 3. Mahnung berschritten) - S„tze mit Status M3 (2. Mahnung geschrieben) - S„tze mit Status Z4 (Zahlungsziel 3. Mahnung berschritten) - S„tze mit Status BZ (Bezahlte Rechnungen) W„hlen Sie mit den Pfeiltasten die Satzart aus, die ausgedruckt werden soll und best„tigen Sie mit RETURN. Es werden nun die betreffenden S„tze gedruckt. Sonderfall -Alle Rechnungss„tze eines Kunden drucken Geben Sie die Kunden-Nummer des Kunden ein und best„tigen Sie mit RETURN. Sollten Sie die Nummer nicht vorliegen haben, steht Ihnen die F8-Suchfunktion zur Verfgung. Suche nach Kunden (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ortsnamen ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Suche nach der Kundennummer: Wollen Sie nach der Kundennummer suchen, geben Sie eine Zahl ein , in deren Umgebung Sie den gesuchten Artikel vermuten. Nach Bet„tigung der RETURN-Taste erscheint der Datensatz mit der n„chstliegenden Nummer. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so manuell weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Suche nach dem Ort: Geben Sie den gesuchten Ort ein. Selbst wenn Sie nicht den genaue Ortsnamen wissen, k”nnen Sie mit dieser Funktion suchen, da das Programm den Ort sucht, der Ihrer Angabe am n„chsten ist. Geben Sie z.B. lediglich B als Suchbegriff an, so zeigt das Programm den ersten Ort an, der mit B beginnt. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so alphabetisch weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Ausdruck: Nachdem Sie die gewnschten Rechnungs„tze ausgedruckt haben, beginnt automatisch der Ausdruck. Achten Sie darauf, daá der Drucker betriebsbereit ist und ausreichend Papier eingelegt ist. 6.5. Rechnungsausgangs-Journal drucken: Diese Funktion erm”glicht die Ausgabe aller Rechnungs„tze aus einem bestimmten Zeitraum, unabh„ngig vom Status. Das heiát alle offenen, gemahnten, bezahlten oder stornierten Rechnungss„tze werden gedruckt. Dementsprechend sollten Rechnungen erst entfernt werden (siehe Kapitel 6.8 Bezahlte Rechnungen entfernen), wenn diese fr den Journaldruck nicht mehr ben”tigt werden. Geben Sie ein: Rechnungsdatum ab dem der Ausdruck beginnen soll, z.B. 1.10.93 (Vorgeschlagen wird das Datum 30 Tage vor dem aktuellen Datum. Es kann jedoch berschrieben werden). Rechnungsdatum bis zu dem einschlieálich der Ausdruck erfolgen soll, z.B. 31.10.93 (Vorgeschlagen wird das aktuelle Datum. Es kann jedoch berschrieben werden.) Start des Ausdrucks mit F6 6.6. Mahnungen Diese Funktion dient zum automatischen Schreiben von Mahnungen. Alle Rechnungen, die das Zahlungsziel berschritten haben, werden durch das Programm zur Mahnung vorgeschlagen. Bevor Mahnungen geschrieben werden sollen, ist es notwendig, eine šberprfung des Zahlungsziels durchzufhren. ( Siehe Kapitel 6.2. -> Zahlungsziel berprfen ). 1. Mahnung drucken: Nachdem eine šberprfung des Zahlungsziels durchgefhrt wurde, kann mit dem Ausdruck von Mahnungen begonnen werden. Die Funktion '1. Mahnung drucken' schl„gt alle zur Mahnung anstehenden Rechnungen vor. Sollten keine Rechnungen vorhanden sein, erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm, die auf diesen Umstand aufmerksam macht. Nach Aufruf des Mens befindet sich der Cursor auf dem Datumsfeld. Auf dem Monitor sind die Daten der ersten zur Mahnung vorgeschlagenen Rechnung angezeigt. Falls Sie zu dieser Rechnung noch keine Mahnung schreiben m”chten, k”nnen Sie mit der F10-Taste die n„chste Mahnung anzeigen. Druck der 1. Mahnung: Best„tigen Sie das Datum mit RETURN. Best„tigen oder „ndern Sie die Mahngebhr. ( Falls Sie eine andere Mahngebhr als Vorschlag abspeichern m”chten, so k”nnen Sie dies in Kapitel 8.1. -> 'Textbausteine bearbeiten' durchfhren ). Geben Sie die Anzahl der Kopien an. Sobald die Mahnung ausgedruckt ist, wird die n„chste Mahnung vorgeschlagen. Stehen keine weiteren Rechnungen zur Mahnung an, erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm. Abbruch: Mit ESC k”nnen Sie das Men verlassen, auch wenn noch weitere Rechnungen zur Mahnung vorgeschlagen werden. 2.+ 3. Mahnung drucken Diese Funktion dient zum automatischen Schreiben von Mahnungen. Alle Rechnungen, die das Zahlungsziel der ersten Mahnung berschritten haben, werden durch das Programm zur Mahnung vorgeschlagen. Bevor Mahnungen geschrieben werden sollen, ist es notwendig eine šberprfung des Zahlungsziels durchzufhren. ( Siehe Kapitel 6.2. -> Zahlungsziel berprfen ). Die Durchfhrung dieses Programmteils ist identisch mit dem Drucken der 1. Mahnung. 6.7. Mahnungen zurcknehmen Mit Hilfe dieser Funktion k”nnen Mahnungen zurckgenommen d.h. storniert werden, die versehentlich gestellt wurden Es wird der Rechnungsstatus wiederhergestellt, der vor der erstellten Mahnung aktiv war. Z.B. wird eine Mahnung von M1 (1. Mahnung geschrieben) auf Z1 (1. Zahlungsziel berschritten) zurckgesetzt. Geben Sie die Rechnungsnummer ein: Die F8 Suchfunktion steht zur Verfgung W„hlen Sie den Mahnstatus M1 - M3: Wurde z.B. die 1. Mahnung gedruckt und soll storniert werden, w„hlen Sie Status M1. Hierdurch wird der Rechnungsstatus von M1 ( 1. Mahnung gestellt ) auf Z1 ( 1. Zahlungsziel berschritten ) zurckgesetzt. Die Rechnung wird nach der n„chsten Zahlungszielberprfung erneut zur 1. Mahnung vorgeschlagen. Verfahren Sie beim Zurcksetzen der 2. Mahnung bzw. der 3. Mahnung ebenso, wobei Sie Status M2 bzw. Status M3 ausw„hlen. Die Rechnungen werden auf Z2 bzw. Z3 zurckgesetzt Mahngebhr zurcknehmen: Wurde bei einer Mahnung eine Mahngebhr in Rechnung gestellt, so hat sich der Rechnungsbetrag um diesen Betrag erh”ht. In diesem Fall ist es notwendig, die Mahngebhr zurckzunehmen, indem der Betrag der Mahngebhr in das entsprechende Feld eingegeben wird. Hierduch wird der vorherige Rechnungsbetrag wiederhergestellt. Achtung! Geben Sie nur den Betrag der Mahngebhr, der auch tats„chlich berechnet wurde! 6.8. Bezahlte Rechnungen entfernen Da das Programm eine šberwachung des Zahlungsverkehrs durchfhrt, bleibt jede geschriebene Rechnung gespeichert. Bei sehr vielen gestellten Rechnungen kann es schwierig werden, den šberblick zu behalten, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Daher ist es zweckm„áig von Zeit zu Zeit die bezahlten Rechnungen aus der Offene-Posten-Liste zu entfernen. W„hlen Sie 8. Bezahlte Rechnungen entfernen aus dem Offene-Posten-Men an. Nach dem Aufruf der Funktion erfolgt eine Kontrollfrage. Best„tigen Sie mit J, werden alle bezahlten Rechnungen entfernt. Andernfalls wird die Funktion abgebrochen. 7. Lagerhaltung 7.1. Bestelleingang Mit dieser Funktion k”nnen Sie schnell und effektiv Ihr Lager aktualisieren und eingegangene Bestellungen verbuchen. Am besten ist es, wenn Sie auch die Bestellungen mit Hilfe der Funktion Bestellungen schreiben ( siehe Kapitel 7.7. ) schriftlich erledigen. Jede geschriebene Bestellung wird vom Programm gespeichert, sodaá sie jederzeit aufgerufen werden kann. Auch wenn Sie keine schriftliche Bestellung gemacht haben, k”nnen Sie den Wareneingang mit dieser Funktion verbuchen. W„hlen Sie aus dem Lagerhaltungsmen die Funktion 1. Bestelleing„nge bearbeiten. Bestelleing„nge bearbeiten: Nach dem Aufruf der Funktion erscheint die Eingabemaske und der Cursor steht auf dem Eingabefeld 'Lief-Nr:'. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit ESC abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Eingabe der Lieferantennummer: Wenn Sie dem Lieferanten bisher keine Lieferantennummer gegeben haben, k”nnen eine beliebige Lieferantennummer eingeben. Anschlieáend geben Sie die Lieferantendaten ( Firma, Inhaber, Straáe, PLZ, Ort ) ein. Ansonsten geben Sie die Lieferantennummer ein, die sie bereits vorher an diesen Lieferanten vergeben haben. Speichern Sie Ihre Eingabe mit F9. Lieferantendatensatz „ndern mit F9: Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Im folgenden Dialogfenster k”nnen Sie die Daten „ndern. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. Das Programm bietet noch zwei Spezialit„ten. In der unteren Bildschirmzeile sehen sie folgende Kurzbefehle: F7 = Daten lesen , F8 = Suchen. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Lief-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie eine geschriebene Bestellung einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Bestellung, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen, nachdem Sie F7-Daten lesen aufgerufen haben. F8 = Suchen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Lieferantennummern befindet, wird nur nach Lieferanten gesucht. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1-F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Lieferanten: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Lieferant" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Lieferantennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Lieferantennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Lieferanten im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf und Bild-AB-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Lieferantennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Hinweis: Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen das Eingeben erleichtern. ( Siehe Kapitel 10 ). Automatischer Bestelleingang: Lesen Sie mit F7 die Bestellung ein, aufgrund der die Lieferung erfolgte. Auf dem Monitor wird nun die komplette Bestellung dargestellt. Sie mssen nun lediglich die bestellten aber nicht gelieferten Teile mit F2 l”schen oder die tats„chliche Menge eingeben. Nach Abschluá der Korrektur mit F6 in den Druckmodus schalten. Suche nach Bestellteilen (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Bestell-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Geben Sie die gesuchte Bestellnummer oder ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Bestellteils im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Manuelles Verbuchen von Wareneing„ngen: Geben Sie die Lieferantennummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Bestell-Nr.: Sie k”nnen nun mit der Eingabe von Bestellteilnummern beginnen. Diese entnehmen Sie der Rechnung oder dem Lieferschein des Lieferanten. Nach der Eingabe einer Bestellteilnummer erscheint das gew„hlte Bestellteil, sofern es bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Eigene-Nr.: Tragen Sie in dieses Feld Ihre Artikelnummer ein, unter der Sie das Bestellteil in Ihren Artikelstamm bernehmen wollen. Falls Sie hier '0' eingeben, wird das Bestellteil nicht in Ihren Artikelstamm aufgenommen, somit ist auch keine Lagerhaltung m”glich. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn es sich um "Verbrauchsmaterialien" handelt, die nicht wiederverkauft werden sollen. Beantworten Sie die Kontrollfrage mit J oder N. Verkaufspreis: Geben Sie den Verkaufspreis ein. Sollten Sie den Verkaufspreis im Moment nicht wissen, geben Sie '0' ein. Den Preis k”nnen Sie sp„ter entweder direkt in den Datensatz eintragen oder bei der Rechnungsstellung eingeben. Bezeichnung (kurz): Geben Sie hier die Artikelbezeichnung ein. Unter dieser Bezeichnung wird die Artikel sowohl in der Bestellteildatei als auch in die Artikeldatei aufgenommen. Sollte das Feld fr den Eintrag der gesamten Bezeichnung nicht ausreichen, stehen in den Datens„tzen 5 weitere Zeilen zur Verfgung, die Sie auch sp„ter nachtragen k”nnen. Bestand: Dieses Feld zeigt den aktuellen Bestand diese Artikels an. Da es sich um einen Artikel handelt der neu aufgenommen wird, ist der Bestand '0'. Zugang: Geben Sie die gelieferte Menge ein. Nach dem Bet„tigen der RETURN-Taste wird der neue Bestand angezeigt. Nachdem Sie alle gelieferten Teile eingegeben haben, mssen Sie den Wareneingang verbuchen. Schalten Sie mit F6 in den Druckmodus. F6 = Wareneingang verbuchen und/oder Eingangsbeleg drucken: 1. Wareneingang verbuchen (ohne Ausdruck eines Belegs) 2. Wareneingang verbuchen und Eingangsbeleg drucken W„hlen Sie 1. oder 2. und best„tigen Sie mit RETURN. Der Wareneingang wird nun verbucht. 7.2. Lagerentnahmeschein Diese Funktion dient zur Erstellung von Lagerentnahmescheinen, z.B. als Packauftrag fr den Lageristen. Anhand des Lagerentnahmescheines k”nnen Auftr„ge ausgefhrt werden. Sind z.B. einige Artikel nicht auf Lager, kann dies auf dem Schein vermerkt werden und bei der Erstellung von Lieferschein bzw. Rechnung bercksichtigt werden. W„hlen Sie Lagerentnahmeschein schreiben aus dem Men Offene Posten Liste an. Es erscheint die Eingabemaske, der Cursor blinkt auf dem Eingabefeld der Kundennummer. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit ESC abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Kundendatensatz aufrufen: Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein und bet„tigen Sie RETURN. Die Adresse des Kunden wird auf dem Bildschirm angezeigt , sofern ein Kunde unter der Nummer gespeichert ist. Neuen Kunden lernen: Sie k”nnen eine beliebige Kundennummer eingeben. Befindet sich kein Kunde mit dieser Nummer in der Kundendatei, nimmt das Programm den Kunden unter der von Ihnen eingegebenen Nummer auf. Folgenden Daten k”nnen Sie in den Kundendatensatz aufnehmen: Kundengruppe: Sie k”nnen Ihre Kunden in bis zu 999 Gruppen einteilen. Firma: Firmennamen Name: Inhabername Straáe: Straáe und Hausnummer L„ndercode: Z.B. W- fr West , O- fr Ost oder CH- fr Schweiz PLZ: Postleitzahl. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Ort: Wohnort. Eine Eingabe ist in diesem Feld erforderlich. Zahlung: Tragen Sie in dieses Feld die Zahlungsbedingung 1-9 ein, die bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen werden soll. Die vorgeschlagene Zahlungsbedingung ist nicht zwingend und kann bei der Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Folgende Zahlungsbedingungen stehen zur Verfgung: 1 = Betrag per Nachnahme erhalten 2 = 8 Tage mit Skonto, 30 Tage Netto 3 = Rein Netto nach Erhalt der Rechnung 4 = Rein Netto innerhalb 8 Tagen 5 = Rein Netto innerhalb 14 Tagen 6 = Bar bei Lieferung erhalten 7 = Per Scheck bei Lieferung erhalten 8 = Per Lastschrift 9 = Per Vorkasse Telefon: Telefonnummer mit Vorwahl Telefax: Telefaxnummer mit Vorwahl Rabatt: Sie k”nnen einen festen Rabattsatz in % eingeben, der bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen wird. Der Rabattsatz kann jedoch bei Rechnungsstellung beliebig ge„ndert werden. Guthaben: Tragen Sie gegebenenfalls das Guthaben, das der Kunde bei Ihnen hat in dieses Feld ein. Brief Anrede: Sie k”nnen in dieses Feld eine pers”nliche Briefanrede eingeben, mit der der Kunde in einem "pers”nlichen" Serienbrief angesprochen wird. Dies k”nnte z.B. sein : Sehr geehrter Herr Schr”der ! Eingabe beenden und Kunden speichern Mit F9 beenden Sie die Eingabe. Der Kunde wird gespeichert und seine Adresse auf den Bildschirm ausgegeben. Daten eines Kunden „ndern (F9): Geben Sie die Kundennummer des Kunden ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Es erscheint das gleiche Fenster wie bei der Aufnahme von neuen Kunden. Gehen Sie nun wie oben beschrieben vor und fhren die gewnschten Žnderungen durch. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. Das Programm bietet noch zwei Spezialit„ten. In der unteren Bildschirmzeile sehen sie folgende Kurzbefehle: F7 = Daten lesen , F8 = Suchen. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie bereits geschriebene Formulare wie Lagerentnahmescheine, Rechnungen und Lieferscheine einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Formularart, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Auf dem Bildschirm sehen Sie nun alle Rechnungen, bzw. Lieferscheine usw., die bereits erstellt wurden. Mit Hilfe der Pfeiltasten w„hlen Sie das gewnschte Formular aus und best„tigen mit RETURN. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen. F8 = Suchen nach Formularen: Nachdem Sie F7 = Daten lesen aufgerufen haben, k”nnen Sie mit F8 nach einem bestimmten Formular suchen. Geben Sie die gesuchte Formular Nummer ein und bet„tigen Sie RETURN. Existiert ein Formular mit der eingegebenen Nummer, wird es auf dem Bildschirm angezeigt. Andernfalls wird das Formular angezeigt, dessen Nummer am n„chsten zu der Eingegebenen liegt. Weitersuche durch erneutes Bet„tigen von F8 oder mit den "Bild-Tasten" bl„ttern. Nachdem das Formular gefunden wurde, mit RETURN best„tigen. Das Formular wird nun in die Eingabemaske bernommen. F8 = Suchen nach Datens„tzen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Kundennummern befindet, wird nur nach Kunden gesucht. Ebenso bei Lieferanten, Artikeln usw. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1-F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Kunden: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Datumseingabe: Nach der Adresseneingabe steht der Cursor auf dem Datumsfeld, welches immer das aktuelle Datum anzeigt. Dieses kann berschrieben oder mit RETURN best„tigt werden. Ebenso das Lieferscheinnummer Feld. Es zeigt die laufende Lieferscheinnummer an. Nach dem Best„tigen der Lieferscheinnummer kann mit der Eingabe von Artikeln, Leistungen oder Text begonnen werden. Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen das Eingeben erleichtern. ( Siehe Kapitel 10 ). Suche nach Artikeln: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Artikelnummer oder der Bezeichnung suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Artikelnummer oder die Bezeichnung ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Artikels im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Artikeleingabe: Nach der Eingabe einer Artikelnummer erscheint der gew„hlte Artikel, sofern er bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Im Mengenfeld geben Sie die Anzahl der Artikel ein. Handelt es sich um einen Artikel, der noch nicht gespeichert ist, mssen Sie den EK und VK manuell eingeben. Sie k”nnen bei Einkaufspreis und Verkaufspreis auch 0,00 eingeben und diese sp„ter in den Datensatz nachtragen. Falls Sie jedoch eine Rohgewinnberechnung wnschen ist eine Eingabe notwendig. Neuen Artikel aufnehmen oder bestehenden Artikel „ndern: Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Artikel mit bis zu 5 Erweiterungszeilen eingeben. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Artikel-Nr." stehen. Nach bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. Nur die Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis und Verkaufspreis werden abgespeichert. Wenn Sie aber eine Lagerhaltung betreiben wollen, ist es erforderlich auch den Bestand usw. einzugeben. (Siehe Stammdaten) Auf diese Weise k”nnen beliebig viele Artikel eingegeben werden. Texteingabe: Falls Sie einen Text eingeben m”chten, schalten Sie mit der F4-Taste in den Texteingabe-Modus. Hier k”nnen Sie einen beliebig langen Text eingeben. Mit RETURN gelangen Sie in die n„chste Zeile. Durch erneutes Bet„tigen der F4-Taste kommen Sie wieder in den Artikeleingabe-Modus. Textbl”cke einlesen (F7): Wenn sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Artikel-Nr" befindet k”nnen vorgefertigte "Textbl”cke" in das Formular eingelesen werden. (Siehe hierzu auch Kapitel 8.6. --> Textbl”cke fr Formulare). Die Textbl”cke werden an dieser Stelle in das Formular eingefgt. Befindet sich hier schon ein Eintrag (z.B. ein Artikel, Text o.„.) wird der Eintrag um die L„nge des Textblockes verschoben. Artikeleingabe beenden: M”chten Sie die Eingabe beenden ohne das Formular auszudrucken, k”nnen Sie mit ESC den Programmteil verlassen. Obwohl kein Ausdruck erfolgt, sind neu eingegebene Daten bereits gespeichert und gehen nicht verloren. Ausdruck und speichern: Durch F6 beenden Sie die Artikeleingabe und wechseln in den Druckmodus. Lieferart: W„hlen Sie nun die jeweilige Lieferart mit Hilfe der Pfeiltasten oder per Zahleneingabe, dann RETURN. Lieferbedingung Nr. 9 ist in Systemeinstellungen einstellbar. Drucken oder nur speichern: Falls Sie den sofortigen Ausdruck wnschen, w„hlen Sie: "Auf Drucker ausgeben" Sie haben jedoch auch die M”glichkeit das Formular abzuspeichern und es zu einem sp„teren Zeitpunkt ausdrucken zu lassen. In diesem Fall w„hlen Sie: "Nur speichern und sp„ter drucken" Falls der Ausdruck an einem bestimmten Tag erfolgen soll, k”nnen Sie das gewnschte Datum eingeben. Sobald Sie im Lieferscheinmen die šbersicht der erstellten Formulare aufrufen (F7), sehen Sie alle Formulare aufgelistet, wobei die gedruckte und ungedruckte Formulare entsprechend gekennzeichnet sind. Weiterhin wird das Datum angezeigt, bis wann der Ausdruck erfolgen soll. Anzahl der Kopien: Sie k”nnen die Anzahl der Ausdrucke von 1-9 Stck bestimmen, indem Sie die gewnschte Anzahl eingeben, dann RETURN bet„tigen, woraufhin der Druckvorgang beginnt. An dieser Stelle haben Sie die M”glichkeit in den Eingabemodus (Artikeleingabe) zurckzukehren, falls Sie Ihre Eingabe korrigieren m”chten: In diesem Fall geben Sie Anzahl = 0 ein, dann RETURN. Sie k”nnen nun beliebige Žnderungen vornehmen. Sind die gewnschten Žnderungen durchgefhrt, beenden Sie die Artikeleingabe wie bereits beschrieben. Bestandsver„nderung: Wenn Sie eine Lagerkontrolle mit Hilfe des Programms durchfhren wollen, muá dem Programm mitgeteilt werden, wann eine Bestandsver„nderung gespeichert werden soll. Dies kann sowohl bei Lieferscheinen, Lagerentnahmescheinen oder Rechnungen erfolgen. Damit Fehler vermieden werden erfolgt nach dem Ausdruck eine Abfrage, ob die Ver„nderung gespeichert werden soll. Wurde z.B. Rechnung und Lieferschein zu einer Lieferung geschrieben, sollte nur eine Bestandsver„nderung gespeichert werden. Nachdem der Ausdruck erfolgt ist, kann die Eingabe fortgesetzt werden oder der Programmteil mit ESC verlassen werden. 7.3. Artikelliste anzeigen Diese Funktion stellt Ihren Artikelstamm in Listenform auf dem Bildschirm dar. Diese Darstellung ist sehr bersichtlich und dafr vorgesehen, einzelne Preis„nderungen durchzufhren oder sich einen šberblick ber den Bestand zu verschaffen. Es werden jedoch nicht alle Felder eines Datensatzes angezeigt. W„hlen Sie 3. Lager aktualisieren aus dem Men Lagerhaltung. Folgende Daten der Artikel werden in Listenform dargestellt: 1. Artikel Nummer 2. Einheit 3. Artikel Bezeichnung 4. Einkaufspreis 5. Verkaufspreis 6. Umsatz Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf und Bild-Ab-Tasten ist es m”glich, seitenweise zu bl„ttern. Die jeweils dargestellte Seite wird ber der Liste angezeigt. Eingeben: Gehen Sie mit dem hellen Balken auf den gewnschten Datensatz. Bei Bet„tigung der RETURN- Taste springt der Cursor in das Bezeichnungsfeld. Žnderungen k”nnen nun vorgenommen werden. Jedes weitere RETURN bringt den Cursor ein Datensatzfeld weiter. Wird das letzte Feld mit RETURN verlassen, werden die Žnderungen gespeichert. ESC bewirkt den Abbruch ohne Speicherung. Verlassen des Programmteils mit ESC. 7.4. Rcksendungen Diese Funktion dient zur Erstellung von Rcksendescheinen, z.B. um Waren an den Lieferanten zurckzuschicken. Die Bedienung ist die gleiche wie bei Lieferscheinen, mit dem Unterschied, daá anstelle der Kundennummer die Lieferantennummer und statt der Artikelnummer die Bestellteilnummer eingegeben wird. W„hlen Sie 4. Rcksendungen schreiben aus dem Men Offene Posten Liste an. Es erscheint die Eingabemaske, der Cursor blinkt auf dem Eingabefeld der Lieferantennummer. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit ESC abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Eingabe der Lieferantennummer: Wenn Sie dem Lieferanten bisher keine Lieferantennummer gegeben haben, k”nnen eine beliebige Lieferantennummer eingeben. Anschlieáend geben Sie die Lieferantendaten (Firma, Inhaber, Straáe, PLZ, Ort ) ein. Ansonsten geben Sie die Lieferantennummer ein, die sie bereits vorher an diesen Lieferanten vergeben haben. Speichern Sie Ihre Eingabe mit F9. Lieferantendatensatz „ndern mit F9: Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Im folgenden Dialogfenster k”nnen Sie die Daten „ndern. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. Das Programm bietet noch zwei Spezialit„ten. In der unteren Bildschirmzeile sehen sie folgende Kurzbefehle: F7 = Daten lesen , F8 = Suchen. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Lief-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie eine geschriebene Rcksendung oder Bestellung einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Bestellung, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen, nachdem Sie F7-Daten lesen aufgerufen haben. F8 = Suchen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Lieferantennummern befindet, wird nur nach Lieferanten gesucht. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1-F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Lieferanten: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Lieferant" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Lieferantennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Lieferantennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Lieferanten im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Lieferantennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Hinweis: Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen das Eingeben erleichtern. ( Siehe Kapitel 10 ). Suche nach Bestellteilen (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Bestell-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Geben Sie die gesuchte Bestellnummer oder ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Bestellteils im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Bestell-Nr.: Sie k”nnen nun mit der Eingabe von Bestellteilnummern beginnen. Diese entnehmen Sie der Rechnung oder dem Lieferschein des Lieferanten. Nach der Eingabe einer Bestellteilnummer erscheint das gew„hlte Bestellteil, sofern es bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Eigene-Nr.: Tragen Sie in dieses Feld Ihre Artikelnummer ein, unter der Sie das Bestellteil in Ihren Artikelstamm bernehmen wollen. Falls Sie hier '0' eingeben, wird das Bestellteil nicht in Ihren Artikelstamm aufgenommen, somit ist auch keine Lagerhaltung m”glich. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn es sich um "Verbrauchsmaterialien" handelt, die nicht wiederverkauft werden sollen. Beantworten Sie die Kontrollfrage mit J oder N. Verkaufspreis: Geben Sie den Verkaufspreis ein. Sollten Sie den Verkaufspreis im Moment nicht wissen, geben Sie '0' ein. Den Preis k”nnen Sie sp„ter entweder direkt in den Datensatz eintragen oder bei der Rechnungsstellung eingeben. Bezeichnung (kurz): Geben Sie hier die Artikelbezeichnung ein. Unter dieser Bezeichnung wird die Artikel sowohl in der Bestellteildatei als auch in die Artikeldatei aufgenommen. Sollte das Feld fr den Eintrag der gesamten Bezeichnung nicht ausreichen, stehen in den Datens„tzen 5 weitere Zeilen zur Verfgung, die Sie auch sp„ter nachtragen k”nnen. Texteingabe: Falls Sie einen Text eingeben m”chten, schalten Sie mit der F4-Taste in den Texteingabe-Modus. Hier k”nnen Sie einen beliebig langen Text eingeben. Mit RETURN gelangen Sie in die n„chste Zeile. Durch erneutes Bet„tigen der F4-Taste kommen Sie wieder in den Artikeleingabe-Modus. L”schen: Mit Hilfe der F2-Taste k”nnen Zeilen gel”scht werden. Bestellteileingabe beenden: M”chten Sie die Eingabe beenden ohne das Formular auszudrucken, k”nnen Sie mit ESC den Programmteil verlassen. Ausdruck: Durch F6 beenden Sie die Artikeleingabe und wechseln in den Druckmodus. Lieferart: W„hlen Sie nun die jeweilige Lieferart mit Hilfe der Pfeiltasten oder per Zahleneingabe, dann RETURN. Anzahl der Kopien: Sie k”nnen die Anzahl der Ausdrucke von 1-9 Stck bestimmen, indem Sie die gewnschte Anzahl eingeben, dann RETURN bet„tigen, woraufhin der Druckvorgang beginnt. An dieser Stelle haben Sie die M”glichkeit in den Eingabemodus (Artikeleingabe) zurckzukehren, falls Sie Ihre Eingabe korrigieren m”chten: In diesem Fall geben Sie Anzahl = 0 ein, dann RETURN. Sie k”nnen nun beliebige Žnderungen vornehmen. Sind die gewnschten Žnderungen durchgefhrt, beenden Sie die Artikeleingabe wie bereits beschrieben. 7.5. Bestand anzeigen Diese Funktion stellt Ihren Artikelstamm in Listenform auf dem Bildschirm dar. Es werden jedoch nicht alle Felder eines Datensatzes angezeigt. W„hlen Sie 5. Bestand anzeigen aus dem Men Lagerhaltung. Folgende Daten der Artikel werden in Listenform dargestellt: 1. Artikel Nummer 2. Einheit 3. Artikel Bezeichnung 4. Bestand Wurde keine Verbuchung von Wareneing„ngen durchgefhrt, so erscheinen negative Best„nde, wenn bereits Artikel verkauft wurden. 5. Minimum Bestand 6. Verkaufte Menge Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten ist es m”glich, seitenweise zu bl„ttern. Die jeweils dargestellte Seite wird ber der Liste angezeigt. Verlassen des Programmteils mit ESC. 7.6. Bestandsliste drucken Der Aufruf dieser Funktion erm”glicht den Ausdruck des Artikelbestandes. Der Ausdruck kann vollst„ndig oder bereichsweise erfolgen. Ausdruck der gesamten Datei: Wird kein Auswahlkriterium eingegeben, erfolgt der Ausdruck der gesamten Artikeldatei. Ausdruck nach Auswahlkriterien: Fr den bereichsweisen Ausdruck stehen mehrere Auswahlkriterien zur Verfgung. Es k”nnen beliebige Auswahlkriterien miteinander kombiniert werden. Es werden nur die Datens„tze ausgedruckt, die die angegebenen Auswahlkriterien erfllen. Folgende Auswahlkriterien stehen zur Verfgung: Von Artikel Nr. : _______ Bis Artikel Nr. ______ In Gruppe : _______ (Artikels„tze einer Gruppe) Von Lieferant : _______ (Artikels„tze von einem Lieferanten) Umsatz gr”áer : _______ (Artikels„tze mit Umsatz gr”áer als DM) Menge gr”áer : _______ (Verkaufte Menge gr”áer als angegeben) Ausdruck (F6): Mit F6 schalten Sie in den Druckmodus. Sortieren der Listen: Nach Auswahl der Liste erscheint ein weiteres Auswahlfenster, in dem die Sortierung der in der gew„hlten Liste zu druckenden Datens„tze erfolgen soll. Sortiert werden kann nach: - Artikel Nummern - Artikelbezeichnung 7.7. Bestellungen Bestellungen schreiben: W„hlen Sie Bestellungen schreiben aus dem Men Lagerhaltung an. Es erscheint die Eingabemaske, der Cursor blinkt auf dem Eingabefeld der Lieferantennummer. Best„tigen Sie jede Ihrer Eingaben mit der RETURN-Taste. Der Cursor springt dann in das n„chste Eingabefeld. Die Eingabe kann jederzeit mit ESC abgebrochen und der Programmteil verlassen werden. Eingabe der Lieferantennummer: Wenn Sie dem Lieferanten bisher keine Lieferantennummer gegeben haben, k”nnen eine beliebige Lieferantennummer eingeben. Anschlieáend geben Sie die Lieferantendaten (Firma, Inhaber, Straáe, PLZ, Ort ) ein. Ansonsten geben Sie die Lieferantennummer ein, die sie bereits vorher an diesen Lieferanten vergeben haben. Speichern Sie Ihre Eingabe mit F9. Lieferantendatensatz „ndern mit F9: Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein, dessen Datensatz ge„ndert werden soll. Im folgenden Dialogfenster k”nnen Sie die Daten „ndern. Speichern Sie Ihre Eingaben mit F9. Das Programm bietet noch zwei Spezialit„ten. In der unteren Bildschirmzeile sehen sie folgende Kurzbefehle: F7 = Daten lesen , F8 = Suchen. F7 = Daten lesen: Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Lief-Nr" befinden. Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie eine geschriebene Bestellung einlesen. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Bestellung, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Mit der F8 Suchfunktion k”nnen Sie auch nach Formularen suchen, nachdem Sie F7-Daten lesen aufgerufen haben. F8 = Suchen: Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Lieferantennummern befindet, wird nur nach Lieferanten gesucht. Eine genaue Beschreibung der Funktionstasten F1-F10 finden Sie in Kapitel 10. Suche nach Lieferanten: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Lieferant" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Lieferantennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Lieferantennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Lieferanten im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf und Bild-AB-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Lieferantennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Hinweis: Bitte werfen Sie einen Blick in die untere Bildschirmzeile: Dort finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen das Eingeben erleichtern. ( Siehe Kapitel 10 ). Suche nach Bestellteilen (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Bestell-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Geben Sie die gesuchte Bestellnummer oder ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Bestellteils im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf und Bild-AB-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Artikelnummer, bzw. der Bezeichnung. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Bestellart: In diesem Feld ist durch das Programm als Bestellart "FAX" vorgegeben. Sie k”nnen jedoch den Eintrag durch einfaches šberschreiben „ndern, z.B. "Post". Bestell-Nr.: Sie k”nnen nun mit der Eingabe von Bestellteilnummern beginnen. Diese entnehmen Sie der Rechnung oder dem Lieferschein des Lieferanten. Nach der Eingabe einer Bestellteilnummer erscheint das gew„hlte Bestellteil, sofern es bereits als Datensatz vorhanden ist. Andernfalls erwartet das Programm eine manuelle Eingabe. Bezeichnung : Geben Sie hier die Artikelbezeichnung ein. Unter dieser Bezeichnung wird die Artikel sowohl in der Bestellteildatei als auch in die Artikeldatei aufgenommen. Sollte das Feld fr den Eintrag der gesamten Bezeichnung nicht ausreichen, stehen in den Datens„tzen 5 weitere Zeilen zur Verfgung, die Sie auch sp„ter nachtragen k”nnen. Einkaufspreis: Geben Sie den Einkaufspreis ein. Unsere Art.-Nr.: Tragen Sie in dieses Feld Ihre Artikelnummer ein, unter der Sie das Bestellteil in Ihren Artikelstamm bernehmen wollen. Falls Sie hier '0' eingeben, wird das Bestellteil nicht in Ihren Artikelstamm aufgenommen, somit ist auch keine Lagerhaltung m”glich. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn es sich um "Verbrauchsmaterialien" handelt, die nicht wiederverkauft werden sollen. Beantworten Sie die Kontrollfrage mit J oder N. Verkaufspreis: Geben Sie den Verkaufspreis ein. Sollten Sie den Verkaufspreis im Moment nicht wissen, geben Sie '0' ein. Den Preis k”nnen Sie sp„ter entweder direkt in den Datensatz eintragen oder bei der Rechnungsstellung eingeben. Texteingabe: Falls Sie einen Text eingeben m”chten, schalten Sie mit der F4-Taste in den Texteingabe-Modus. Hier k”nnen Sie einen beliebig langen Text eingeben. Mit RETURN gelangen Sie in die n„chste Zeile. Durch erneutes Bet„tigen der F4-Taste kommen Sie wieder in den Artikeleingabe-Modus. L”schen: Mit Hilfe der F2-Taste k”nnen Zeilen gel”scht werden. Bestellteileingabe beenden: M”chten Sie die Eingabe beenden ohne das Formular auszudrucken, k”nnen Sie mit ESC den Programmteil verlassen. Ausdruck: Durch F6 beenden Sie die Bestellteileingabe und wechseln in den Druckmodus. Liefertermin: Als Vorgabe ist dieses Feld mit "Bitte sofort!" besetzt, es kann jedoch beliebig berschrieben werden, z.B. durch Eingabe eines Datums. Bestellwert: Dieses Feld zeigt den Gesamtbetrag der Bestellung an. Es wird auf der Bestellung mit ausgedruckt. Anzahl der Kopien: Sie k”nnen die Anzahl der Ausdrucke von 1-9 Stck bestimmen, indem Sie die gewnschte Anzahl eingeben, dann RETURN bet„tigen, woraufhin der Druckvorgang beginnt. An dieser Stelle haben Sie die M”glichkeit in den Eingabemodus (Artikeleingabe) zurckzukehren, falls Sie Ihre Eingabe korrigieren m”chten: In diesem Fall geben Sie Anzahl = 0 ein, dann RETURN. Sie k”nnen nun beliebige Žnderungen vornehmen. Sind die gewnschten Žnderungen durchgefhrt, beenden Sie die Artikeleingabe wie bereits beschrieben. Nachdem der Ausdruck erfolgt ist, kann die Eingabe fortgesetzt werden oder der Programmteil mit ESC verlassen werden. 7.8. Bestellvorschl„ge anzeigen Diese Funktion zeigt die Artikel als Bestellvorschl„ge in Listenform an, bei denen der Bestand unter den Minimum-Bestand gesunken ist. Es werden jedoch nicht alle Felder eines Datensatzes angezeigt. W„hlen Sie 8.Bestellvorschl„ge anzeigen aus dem Men Lagerhaltung. Folgende Daten der Artikel werden in Listenform dargestellt: 1. Artikelnummer 2. Einheit 3. Artikelbezeichnung 4. Bestand 5. Minimumbestand 6. Verkaufte Menge Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten ist es m”glich, seitenweise zu bl„ttern. Die jeweils dargestellte Seite wird ber der Liste angezeigt. Verlassen des Programmteils mit ESC. 7.9. Bestellvorschl„ge drucken Diese Funktion druckt die Bestellvorschl„ge in Listenform aus. Mit Hilfe dieser Liste k”nnen dann die Bestellungen durchgefhrt werden. Ausdruck aller Bestellteile deren Bestand unter Minimum-Bestand ist: Wird kein Auswahlkriterium eingegeben, erfolgt der Ausdruck aller Bestellvorschl„ge. Ausdruck nach Auswahlkriterien: Fr den bereichsweisen Ausdruck stehen mehrere Auswahlkriterien zur Verfgung. Es k”nnen beliebige Auswahlkriterien miteinander kombiniert werden. Es werden nur die Datens„tze ausgedruckt, die die angegebenen Auswahlkriterien erfllen. Folgende Auswahlkriterien stehen zur Verfgung: Von Artikel Nr. : _______ Bis Artikel Nr. ______ In Gruppe : _______ (Artikels„tze einer Gruppe) Von Lieferant : _______ (Artikels„tze von einem Lieferanten) Umsatz gr”áer : _______ (Artikels„tze mit Umsatz gr”áer als DM) Menge gr”áer : _______ (Verkaufte Menge gr”áer als angegeben) Ausdruck (F6): Mit F6 schalten Sie in den Druckmodus. Sortieren der Listen: Nach Auswahl der Liste erscheint ein weiteres Auswahlfenster, in dem die Sortierung der in der gew„hlten Liste zu druckenden Datens„tze erfolgen soll. Sortiert werden kann nach: - Artikelnummern - Artikelbezeichnung 8. Textbearbeitung W„hlen Sie 5. Textbearbeitung aus dem Hauptmen an. Dieses Men erm”glicht die Gestaltung von Werbetexten, die auch in Form von Serienbriefen an die gespeicherten Kunden verschickt werden k”nnen. Weiterhin k”nnen Kundenadressen auch in beliebige DIN A4 Vordrucke eingedruckt werden. Auáerdem k”nnen Sie mit Hilfe der Funktion Textbausteine bearbeiten den Ausdruck der Rechnungen, Lieferscheine usw. teilweise selbst gestalten. Diese Funktionen werden in den n„chsten Kapiteln erkl„rt. 8.1. Textbausteine bearbeiten Der Aufruf dieser Funktion dient zur Gestaltung von Texten, sowie zur Žnderung einiger Formulartexte. Der Cursor steht auf dem Feld "Textbaustein". Die Funktion der einzelnen Textbausteine wird im Folgenden ausfhrlich erkl„rt. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, bzw. verlassen den Programmteil. ANGEBOT.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Angebot ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 5 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. AUFTRAG.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Auftragsbest„tigung ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 5 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. BESTELLU.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Bestellung ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 4 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. INFOTEXT.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Rechnung und Lieferschein ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 3 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. LAGERENT.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Lieferschein ausgedruckt. Fr die Eingabe steht 1 Zeile zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. LIEFERS2.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Lieferschein ausgedruckt. Fr die Eingabe steht 1 Zeile zur Verfgung. Folgender Eintrag ist durch das Programm vorgegeben, kann jedoch beliebig ge„ndert werden: 1 Wir danken fr Ihren Auftrag Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. LIEFERSC.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Lieferschein ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 3 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. MAHNUNG1.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular der 1. Mahnung ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 24 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. MAHNUNG2.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular der 2. Mahnung ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 24 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. MAHNUNG3.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular der 2. Mahnung ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 24 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. RECHNUN2.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Rechnung ausgedruckt. Fr die Eingabe steht 1 Zeile zur Verfgung. Folgender Eintrag ist durch das Programm vorgegeben, kann jedoch beliebig ge„ndert werden: 1 Die Ware bleibt bis zur vollst„ndigen Bezahlung unser Eigentum. Die Zahl dient nur zur Kennzeichnung der Zeilen und wird nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt RECHNUNG.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Rechnung ausgedruckt. Fr die Eingabe steht 1 Zeile zur Verfgung. Folgender Eintrag ist durch das Programm vorgegeben, kann jedoch beliebig ge„ndert werden: 1 Wir danken fr Ihren Auftrag. Die Zahl dient nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. RUECKSE2.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Rcksendung ausgedruckt. Fr die Eingabe steht 1 Zeile zur Verfgung. Folgender Eintrag ist durch das Programm vorgegeben, kann jedoch beliebig ge„ndert werden: 1 Die Zahl dient nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. WARENEIN.TXT Der Text dieser Datei wird im Formular Wareneingang ausgedruckt. Fr die Eingabe stehen 4 Zeilen zur Verfgung. Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. TEXT.TXT Mit diesem Textbaustein k”nnen Sie eine Seite frei gestalten, z.B. um einen Brief zu schreiben. Es stehen 60 Zeilen zur Verfgung. Der Ausdruck erfolgt durch die Funktion "Allgemeinen Text drucken". Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. WERBUNG.TXT Dieser Textbaustein wird in Serienbriefe eingefgt. Es stehen 30 Zeilen zur Verfgung. Der Ausdruck erfolgt durch die Funktion "Serienbriefe drucken". Die Zahlen dienen nur zur Kennzeichnung der Zeilen und werden nicht ausgedruckt Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. 8.2. Allgemeinen Text drucken Diese Funktion druckt den Text aus, der unter dem Dateinamen TEXT.TXT als Textbaustein gespeichert ist. ( Siehe Kapitel 8.1. -> Textbausteine bearbeiten ). Anzahl der Kopien: Die Anzahl der Ausdrucke kann von 1-9 Kopien frei gew„hlt werden. Wird als Anzahl '0' eingegeben, erfolgt kein Ausdruck und das Textbearbeitungsmen erscheint. 8.3. Serienbriefe mit pers”nlicher Anrede Diese Funktion druckt den Text aus, der unter dem Dateinamen WERBUNG.TXT als Textbaustein gespeichert ist. (Siehe Kapitel 8.1. -> Textbausteine bearbeiten ). Zus„tzlich wird die Anrede gedruckt, die im Kundendatensatz im Feld "Pers”nliche Anrede" eingetragen ist. Bei Datens„tzen, die keinen Eintrag in diesem Feld vorweisen, wird automatisch die Anrede eingedruckt, die Sie im Feld " Brief Anrede " eingegeben haben. Nachdem diese Funktion aufgerufen wurde, erscheint die Eingabemaske. Sie haben verschiedene Auswahlkriterien zur Verfgung, nach denen die Kunden ausgew„hlt werden, die den Serienbrief erhalten. Es werden bei der Auswahl nur die Auswahlfelder bercksichtigt, die einen Eintrag haben. Felder die nicht in die Auswahl eingehen sollen, werden leer gelassen. Die Felder und ihre Bedeutung: Kunden.Nr: Wenn Sie den Brief nur an einen bestimmten Kunden schicken m”chten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Die restlichen Felder bleiben ohne Eintrag und Sie k”nnen direkt mit dem Ausdruck beginnen. Kunden Art: Hier k”nnen Sie die Kundengruppe eintragen, an die die Serienbriefe geschickt werden sollen. Brief Anrede: Tragen Sie die Anrede ein, mit der Sie die Kunden ansprechen wollen, die keinen Eintrag im Datensatzfeld "pers”nliche Anrede" haben. Postleitzahl von: .... bis: ... : Soll ein Postleitzahlbereich eingegrenzt werden, geben Sie bitte die gewnschten Postleitzahlen ein. Guthaben gr”áer: ... kleiner: ... : Geben Sie gegebenenfalls die H”he des Guthabens ein, das der Kunde bei Ihnen hat als Auswahlkriterium ein. Gesamtumsatz gr”áer: ... kleiner: ... : Geben Sie gegebenenfalls die H”he des Gesamtumsatzes ein, den die Kunden bisher bei Ihnen gemacht haben ein, wenn es als Auswahlkriterium gewnscht wird. Letzte Rechnung: M”chten Sie nur Kunden schreiben, deren letzter Umsatz nicht l„nger als z.B. 6 Monate zurckliegt, geben Sie bitte das Datum der letzten Rechnung ein. Es werden nur Kunden ausgew„hlt, die nach dem angegebenen Datum eine Rechnung erhielten. Eingabe korrigieren: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor in der Eingabemaske auf und ab bewegen und so die Eingaben beliebig „ndern. Ausdruck: Nachdem Sie die gewnschten Auswahlkriterien eingegeben haben, schalten Sie mit F6 in den Druckmodus. W„hlen Sie mit den Pfeiltasten "Ausdruck" an und bet„tigen Sie RETURN. Der Ausdruck beginnt. "Anzeige Bildschirm" hat lediglich eine Kontrollfunktion und fhrt nicht zum Ausdruck. Abbruch: Mit ESC k”nnen Sie die Serienbrieffunktion jederzeit abbrechen, ohne daá ein Ausdruck erfolgt. 8.4. Serienbriefe mit allgemeiner Anrede Diese Funktion druckt den Text aus, der unter dem Dateinamen WERBUNG.TXT als Textbaustein gespeichert ist. (Siehe Kapitel 8.1. -> Textbausteine bearbeiten ). Nachdem diese Funktion aufgerufen wurde, erscheint die Eingabemaske. Sie haben verschiedene Auswahlkriterien zur Verfgung, nach denen die Kunden ausgew„hlt werden, die den Serienbrief erhalten. Es werden bei der Auswahl nur die Auswahlfelder bercksichtigt, die einen Eintrag haben. Felder, die nicht in die Auswahl eingehen sollen, werden leer gelassen. Die Felder und ihre Bedeutung: Kunden.Nr: Wenn Sie den Brief nur an einen bestimmten Kunden schicken m”chten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Die restlichen Felder bleiben ohne Eintrag und Sie k”nnen direkt mit dem Ausdruck beginnen. Kunden Art: Hier k”nnen Sie die Kundengruppe eintragen, an die die Serienbriefe geschickt werden sollen. Postleitzahl von: .... bis: ... : Soll ein Postleitzahlbereich eingegrenzt werden, geben Sie bitte die gewnschten Postleitzahlen ein. Guthaben gr”áer: ... kleiner: ... : Geben Sie gegebenenfalls die H”he des Guthabens ein, das der Kunde bei Ihnen hat als Auswahlkriterium ein. Gesamtumsatz gr”áer: ... kleiner: ... : Geben Sie gegebenenfalls die H”he des Gesamtumsatzes ein, den die Kunden bisher bei Ihnen gemacht haben ein, wenn es als Auswahlkriterium gewnscht wird. Letzte Rechnung: M”chten Sie nur Kunden schreiben, deren letzter Umsatz nicht l„nger als z.B. 6 Monate zurckliegt, geben Sie bitte das Datum der letzten Rechnung ein. Es werden nur Kunden ausgew„hlt, die nach dem angegebenen Datum eine Rechnung erhielten. Eingabe korrigieren: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor in der Eingabemaske auf und ab bewegen und so die Eingaben beliebig „ndern. Ausdruck: Nachdem Sie die gewnschten Auswahlkriterien eingegeben haben, schalten Sie mit F6 in den Druckmodus. W„hlen Sie mit den Pfeiltasten "Ausdruck" an und bet„tigen Sie RETURN. Der Ausdruck beginnt. "Anzeige Bildschirm" hat lediglich eine Kontrollfunktion und fhrt nicht zum Ausdruck. Abbruch: Mit ESC k”nnen Sie die Serienbrieffunktion jederzeit abbrechen, ohne daá ein Ausdruck erfolgt. 8.5. Adressen eindrucken Diese Funktion druckt die Adressen Ihrer Kunden in bereits vorgedruckte Formulare. Die Adressen werden an der Position eingedruckt, an der sich normalerweise das Fenster der Briefumschl„ge befindet. Nachdem diese Funktion aufgerufen wurde, erscheint die Eingabemaske. Sie haben verschiedene Auswahlkriterien zur Verfgung, nach denen die Kunden ausgew„hlt werden, die den Serienbrief erhalten. Es werden bei der Auswahl nur die Auswahlfelder bercksichtigt, die einen Eintrag haben. Felder die nicht in die Auswahl eingehen sollen, werden leer gelassen. Die Felder und ihre Bedeutung: Kunden.Nr: Wenn Sie den Brief nur an einen bestimmten Kunden schicken m”chten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Die restlichen Felder bleiben ohne Eintrag und Sie k”nnen direkt mit dem Ausdruck beginnen. Kunden Art: Hier k”nnen Sie die Kundengruppe eintragen, an die die Serienbriefe geschickt werden sollen. Postleitzahl von: .... bis: ... : Soll ein Postleitzahlbereich eingegrenzt werden, geben Sie bitte die gewnschten Postleitzahlen ein. Guthaben gr”áer: ... kleiner: ... : Geben Sie gegebenenfalls die H”he des Guthabens ein, das der Kunde bei Ihnen hat als Auswahlkriterium ein. Gesamtumsatz gr”áer: ... kleiner: ... : Geben Sie gegebenenfalls die H”he des Gesamtumsatzes ein, den die Kunden bisher bei Ihnen gemacht haben ein, wenn es als Auswahlkriterium gewnscht wird. Letzte Rechnung: M”chten Sie nur Kunden schreiben, deren letzter Umsatz nicht l„nger als z.B. 6 Monate zurckliegt, geben Sie bitte das Datum der letzten Rechnung ein. Es werden nur Kunden ausgew„hlt, die nach dem angegebenen Datum eine Rechnung erhielten. Eingabe korrigieren: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor in der Eingabemaske auf und ab bewegen und so die Eingaben beliebig „ndern. Ausdruck: Nachdem Sie die Gewnschten Auswahlkriterien eingegeben haben, schalten Sie mit F6 in den Druckmodus. W„hlen Sie mit den Pfeiltasten "Ausdruck" an und bet„tigen Sie RETURN. Der Ausdruck beginnt. "Anzeige Bildschirm" hat lediglich eine Kontrollfunktion und fhrt nicht zum Ausdruck. Abbruch: Mit ESC k”nnen Sie die Serienbrieffunktion jederzeit abbrechen, ohne daá ein Ausdruck erfolgt. 8.6. Textbl”cke fr Formulare Textbausteine sind ein fester Bestandteil eines Formulars. Sie werden automatisch in jedes Formular einer Sorte eingedruckt. Im Gegensatz dazu k”nnen vorbereitete Textbl”cke nach belieben in ein Formular eingelesen werden. Hierzu dient die Funktion "Textblock einlesen", siehe u.a. --> Rechnungen. Es k”nnen beliebig viele Textbl”cke in ein Formular eingelesen werden. Mit dieser Funktion k”nnen Sie beliebige Textbl”cke erstellen, die dann in Rechnungen, Lieferscheine, Angebote usw. mit Hilfe der F7-Funktion eingelesen werden k”nnen. Fr Standard-Texte die h„ufig aber wechselnd vorkommen sehr gut geeignet. W„hlen Sie aus dem Textbearbeitungsmen 6. Textbl”cke fr Formulare aus. F7 = Daten lesen Wenn sich der Cursor auf dem Feld 'Textblock' befindet, haben Sie die M”glichkeit mit F7 bereits erstellte Textbl”cke einlesen, z.B. um diese zu „ndern und erneut abzuspeichern. W„hlen Sie hierzu das gesuchte Formular an und best„tigen Sie mit RETURN. Der Textblock wird auf dem Bildschirm angezeigt. Die Felder und ihre Bedeutung Textblock: Geben Sie in das Feld 'Textblock' eine Bezeichnung ein, unter der Sie den neuen Textblock speichern m”chten. Dieser Name kann aus 8 Buchstaben und/oder Zahlen bestehen. Beschreibung: Fr die genauere Beschreibung steht Ihnen eine Zeile zur Verfgung, die sp„ter das Ausw„hlen erleichtert. Text: Es stehen Ihnen 15 Zeilen fr jeden Textblock zur Verfgung. Funktionstasten: Folgende Funktionstasten stehen zum Eingeben zur Verfgung: F2 = L”schen : L”scht die gesamte Zeile und setzt den restlichen Text um eine Zeile nach oben. F3 = Einfgen: Fgt eine Leerzeile ein. F5 = Leer: L”scht die Zeile ohne den Text nach oben zu setzen F9 = Speichern: Speichert die durchgefhrten Žnderungen. Pfeiltasten: Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten k”nnen Sie den Cursor im Text auf und ab bewegen. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Eingabemodus, ohne die durchgefhrten Žnderungen zu speichern, sofern Sie nicht vorher F9 bet„tigt haben. 9. Bankmodul "Electronic Banking" W„hlen Sie aus dem Hauptmen 6. Bankmodul an. Mit diesem Programmteil k”nnen Sie šberweisungen t„tigen und Rechnungen im Lastschriftverfahren einziehen. 9.1 šberweisungen bearbeiten Bevor Lastschriften oder šberweisungen bearbeitet werden k”nnen, muá die Absendereinstellung vorgenommen werden. Siehe Kapitel 9.8. "Absendereinstellung „ndern". Mit dieser Funktion k”nnen Sie šberweisungen an Kunden und Lieferanten durchfhren. Kunden- und Lieferantendaten k”nnen entweder fr jede šberweisung manuell eingegeben werden, oder aus den Stammdaten eingelesen werden. In jedem Fall ist es sinnvoll in den Stammdatensatz der Kunden und Lieferanten mit denen Sie des ”fteren zusammenarbeiten, deren Bankverbindung einzugeben, da dies einige Arbeit erspart. (Siehe hierzu 9.3. Kundendatei bearbeiten und 9.4. Lieferantendatei bearbeiten) Nachdem die Funktion aufgerufen wurde, erscheint die Eingabemaske. Vorgangsnummer: Alle šberweisungen werden mit einer laufenden Nummer versehen, die mit GK (fr Gutschrift-Kunde) beginnt. Die zuletzt benutzte h”chste Nummer wird rechts angezeigt. Um eine neue šberweisung anzulegen, geben Sie die n„chst h”here Zahl ein. Žndern von šberweisungs-Vorg„ngen: Sie k”nnen jeden Vorgang „ndern, solange er nicht auf eine Datentr„ger-Austauschdiskette ausgegeben wurde. Geben Sie hierfr die Nummer des Vorgangs ein, der ge„ndert werden soll. Mit F8 k”nnen Sie nach Vorgangsnummern suchen, wenn sich der Cursor auf dem Feld "Vorgangsnummer" befindet. Geben Sie eine Nummer ein und best„tigen Sie mit RETURN. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie bl„ttern, bis der gewnschte Datensatz gefunden wurde. Rechts im Suchfenster sehen Sie eine Bemerkung, an der Sie erkennen, ob der Satz bereits auf Diskette ausgegeben wurde: Nein = Satz wurde nicht ausgegeben. Ja = Satz wurde bereits ausgegeben. Wenn ein Satz mit JA gekennzeichnet ist, kann er nicht noch einmal ausgegeben werden. Dies ist notwendig um versehentliche Doppelausgaben zu verhindern. Sollte es erforderlich sein eine Transaktion noch einmal zu t„tigen, mssen Sie den betreffenden Satz duplizieren und ihn unter einer neuen Vorgangsnummer anlegen. (Siehe unten) šbernehmen Sie den gesuchten Satz mit RETURN. Žndern Sie den Satz wie gewnscht und speichern Sie die durchgefhrten Žnderungen mit F9. Vorgang duplizieren mit F10: Geben Sie hierfr die betreffende Vorgangsnummer ein, bet„tigen Sie F10 und danach ESC. Der zu duplizierende Vorgang wird nun angezeigt. Geben Sie eine neue Vorgangsnummer ein und RETURN. Der Vorgang ist nun unter der neuen Nummer angelegt. Žnderungen sind m”glich. Speichern mit F9. Empf„nger Nr.: Geben Sie die Kunden oder Lieferantennummer ein, wenn Sie eine manuelle Eingabe der Daten durchfhren wollen. Wenn Sie eine Kunden- oder Lieferantennummer aus den Stammdaten einlesen wollen, mssen Sie dies mit "F8" durchfhren. šbernahme eines Datensatzes aus Stammdaten mit F8: Die F8 Suchfunktion nach Kunden bzw. Lieferanten steht fr die šbernahme von Datens„tzen aus den Kunden- und Lieferantenstammdaten zur Verfgung. Hierfr muá sich der Cursor auf dem Feld "Empf„nger Nr" befinden. W„hlen Sie mit "F4", ob Lieferanten- oder Kundendaten eingelesen werden sollen (siehe unten). Bet„tigen Sie dann "F8". F4-Umschalten zwischen Kunden und Lieferanten: Um nach Kunden zu suchen, muá KUNDEN AKTIV gekennzeichnet sein. Ebenso fr Lieferanten LIEFERANTEN AKTIV. Die Umschaltung erfolgt mit F4. F8-Suchfunktion: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Empf„nger-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN - Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Ebenso wird mit Artikeln, Bestellteilen usw. verfahren. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Datum: Es wird das Systemdatum vorgeschlagen. Das Datum kann beliebig editiert werden. Fr die šberweisung ist jedoch das Datum relevant, an dem die Datentr„ger-Diskette erstellt wird. Dieses Datum wird automatisch eingetragen. Empf„nger Name, Empf„nger BLZ, Empf„nger Konto: Diese Daten werden aus dem Datensatz des Empf„ngers bernommen, sofern vorhanden. Andernfalls bitte manuell eingeben. Verwendungszweck: Es stehen 6 Zeilen zur freien Verfgung, die beliebig genutzt werden k”nnen. Wird eine Zahl mit zwei Nachkommastellen eingegeben, also z.B. 100,00 oder 23,45 , so interpretiert das Programm diese Zahl als Betrag, der im Feld "Gesamtbetrag" erscheint. Mehrere Betr„ge in den Verwendungszeilen werden im Feld "Gesamtbetrag" addiert. Sollen Gutschriftsbetr„ge in Abzug gebracht werden, so mssen Sie als negative Betr„ge eingegeben werden. Beispiel eines Verwendungszweck Feldes: Kunden Nr. 12345 Re.Nr. 123 ber 100,23 DM Re.Nr. 135 ber 200,20 DM abzglich Gutschrift Nr. 007 ber -100,00 DM Gesamtbetrag: 200,43 Gesamtbetrag: Dieses Feld addiert die Betr„ge aus den Verwendungszweckfeldern automatisch, sofern dies in den Absenderdaten eingetragen wurde. (Siehe 9.8. Absendereinstellung „ndern) Absender Name, BLZ, Konto: Absenderdaten werden automatisch aus Absendereinstellung bernommen. (Siehe 9.8. Absendereinstellung „ndern) Speichern des Vorganges mit F9. Auf diese Weise k”nnen beliebig viele Vorg„nge durchgefhrt werden. INFO: Im unteren Bildschirmfenster wird angezeigt, ob der Vorgang bereits auf eine Datentr„ger-Diskette ausgegeben wurde. Ist dies geschehen, so ist es nicht m”glich den Vorgang erneut auf Diskette auszugeben, ohne ihn vorher auf eine neue Vorgangsnummer zu bertragen (duplizieren). 9.2. Lastschriften bearbeiten Bevor Lastschriften oder šberweisungen bearbeitet werden k”nnen, muá die Absendereinstellung vorgenommen werden. Siehe Kapitel 9.8. "Absendereinstellung „ndern". Mit dieser Funktion k”nnen Sie Rechnungen im Lastschriftverfahren von Kunden und Lieferanten einziehen. Kunden- und Lieferantendaten k”nnen entweder fr jede Lastschrift manuell eingegeben werden, oder aus den Stammdaten eingelesen werden. In jedem Fall ist es sinnvoll in den Stammdatensatz der Kunden und Lieferanten mit denen Sie des ”fteren zusammenarbeiten, deren Bankverbindung einzugeben, da dies einige Arbeit erspart. (Siehe hierzu 9.3. Kundendatei bearbeiten und 9.4. Lieferantendatei bearbeiten) Nachdem die Funktion aufgerufen wurde, erscheint die Eingabemaske. Vorgangsnummer: Alle šberweisungen werden mit einer laufenden Nummer versehen, die mit LK (fr Lastschrift-Kunde) beginnt. Die zuletzt benutzte h”chste Nummer wird rechts angezeigt. Um eine neue Lastschrift anzulegen, geben Sie die n„chst h”here Zahl ein. Žndern von Lastschrift-Vorg„ngen: Sie k”nnen jeden Vorgang „ndern, solange er nicht auf eine Datentr„ger-Austauschdiskette ausgegeben wurde. Geben Sie hierfr die Nummer des Vorgangs ein, der ge„ndert werden soll. Mit F8 k”nnen Sie nach Vorgangsnummern suchen, wenn sich der Cursor auf dem Feld "Vorgangsnummer" befindet. Geben Sie eine Nummer ein und best„tigen Sie mit RETURN. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie bl„ttern, bis der gewnschte Datensatz gefunden wurde. Rechts im Suchfenster sehen Sie eine Bemerkung, an der Sie erkennen, ob der Satz bereits auf Diskette ausgegeben wurde: Nein = Satz wurde nicht ausgegeben. Ja = Satz wurde bereits ausgegeben. Wenn ein Satz mit JA gekennzeichnet ist, kann er nicht noch einmal ausgegeben werden. Dies ist notwendig um versehentliche Doppelausgaben zu verhindern. Sollte es erforderlich sein eine Transaktion noch einmal zu t„tigen, mssen Sie den betreffenden Satz duplizieren und ihn unter einer neuen Vorgangsnummer anlegen. (Siehe unten) šbernehmen Sie den gesuchten Satz mit RETURN. Žndern Sie den Satz wie gewnscht und speichern Sie die durchgefhrten Žnderungen mit F9. Vorgang duplizieren mit F10: Geben Sie hierfr die betreffende Vorgangsnummer ein, bet„tigen Sie F10 und danach ESC. Der zu duplizierende Vorgang wird nun angezeigt. Geben Sie eine neue Vorgangsnummer ein und RETURN. Der Vorgang ist nun unter der neuen Nummer angelegt. Žnderungen sind m”glich. Speichern mit F9. Empf„nger Nr. Geben Sie die Kunden oder Lieferantennummer ein, wenn Sie eine manuelle Eingabe der Daten durchfhren wollen. Wenn Sie eine Kunden- oder Lieferantennummer aus den Stammdaten einlesen wollen, mssen Sie dies mit "F8" durchfhren. šbernahme eines Datensatzes aus Stammdaten mit F8: Die F8 Suchfunktion nach Kunden bzw. Lieferanten steht fr die šbernahme von Datens„tzen aus den Kunden- und Lieferantenstammdaten zur Verfgung. Hierfr muá sich der Cursor auf dem Feld "Empf„nger Nr" befinden. W„hlen Sie mit "F4", ob Lieferanten- oder Kundendaten eingelesen werden sollen (siehe unten). Bet„tigen Sie dann "F8". F4-Umschalten zwischen Kunden und Lieferanten: Um nach Kunden zu suchen, muá KUNDEN AKTIV gekennzeichnet sein. Ebenso fr Lieferanten LIEFERANTEN AKTIV. Die Umschaltung erfolgt mit F4. F8 - Suchfunktion: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Empf„nger-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit <-+. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Ebenso wird mit Artikeln, Bestellteilen usw. verfahren. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Datum: Es wird das Systemdatum vorgeschlagen. Das Datum kann beliebig editiert werden. Fr die šberweisung ist jedoch das Datum relevant, an dem die Datentr„ger-Diskette erstellt wird. Dieses Datum wird automatisch eingetragen. Empf„nger Name, Empf„nger BLZ, Empf„nger Konto: Diese Daten werden aus dem Datensatz des Empf„ngers bernommen, sofern vorhanden. Andernfalls bitte manuell eingeben. Verwendungszweck: Es stehen 6 Zeilen zur freien Verfgung, die beliebig genutzt werden k”nnen. Wird eine Zahl mit zwei Nachkommastellen eingegeben, also z.B. 100,00 oder 23,45 , so interpretiert das Programm diese Zahl als Betrag, der im Feld "Gesamtbetrag" erscheint. Mehrere Betr„ge in den Verwendungszeilen werden im Feld "Gesamtbetrag" addiert. Sollen Gutschriftsbetr„ge in Abzug gebracht werden, so mssen Sie als negative Betr„ge manuell eingegeben werden. Einlesen von Lastschrift-Rechnungen mit F8: Der Cursor muá sich auf einem Verwendungszweck-Feld befinden. Mit Hilfe der F8-Taste k”nnen die Rechnungsnummer und der Rechnungsbetrag einer Lastschrift-Rechnung eingelesen werden. Es k”nnen mehrere Rechnungen in einer Lastschrift zusammengefaát werden. W„hlen Sie aus dem Suchfenster durch Eingabe der Rechnungsnummer (Satz Nr.) oder durch bl„ttern mit Hilfe der Bild-Tasten die gesuchte Rechnung. Sie sehen auf dem Monitor die Daten der Rechnung. Das im Suchfenster angezeigte Feld Status zeigt immer BZ an, auch wenn die Rechnung noch nicht per Lastschrift eingezogen wurde, da sie in der Offene-Posten-Liste automatisch nach Rechnungsstellung als bezahlt gekennzeichnet wird. Dies ist von Vorteil, da ansonsten auch bei Lastschrift-Rechnungen eine Zahlungsverfolgung durchgefhrt werden máte, was einen erh”hten Arbeitsaufwand bedeutet. šbernahme der Rechnung mit RETURN. Beispiel eines Verwendungszweck Feldes: Re.Nr. 123 100,23 DM Re.Nr. 135 200,20 DM abzgl. Gutschrift Nr. 007 ber -100,00 DM Gesamtbetrag: 200,43 Gesamtbetrag: Dieses Feld addiert die Betr„ge aus den Verwendungszweckfeldern automatisch, sofern dies in den Absenderdaten eingetragen wurde. Negative Betr„ge z.B. fr Gutschrift werden in Abzug gebracht. (Siehe 9.8. Absendereinstellung „ndern) Absender Name, BLZ, Konto: Absenderdaten werden automatisch aus Absendereinstellung bernommen. (Siehe 9.8. Absendereinstellung „ndern) Speichern des Vorganges mit F9. Auf diese Weise k”nnen beliebig viele Vorg„nge durchgefhrt werden. INFO: Im unteren Bildschirmfenster wird angezeigt, ob der Vorgang bereits auf eine Datentr„gerdiskette ausgegeben wurde. Ist dies geschehen, so ist es nicht m”glich den Vorgang erneut auf Diskette auszugeben, ohne ihn vorher auf eine neue Vorgangsnummer zu bertragen (duplizieren). 9.3. Kundendatei bearbeiten Dieser Menpunkt dient zur Neueingabe und zum Žndern bestehender Datens„tze. Funktionstasten: Es stehen verschiedene Funktionstasten (F1-F10) zur Verfgung, die jeweils in der unteren Bildschirmzeile angezeigt werden. Eine genaue Erkl„rung der Funktionstasten finden Sie in Kapitel 9. Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie beliebig von einem Datensatz zum anderen bl„ttern. Es spielt dabei keine Rolle auf welchem Feld sich der Cursor befindet. Eingeben: Durch Eingabe der Kundennummer wird der jeweilige Datensatz aufgerufen, oder ( falls unter der Nummer kein Datensatz existiert) ein neuer Datensatz erzeugt. Die Eingabe der Kundennummer muá mit RETURN best„tigt werden, woraufhin der Cursor in das n„chste Datensatzfeld springt. Mit Hilfe der Pfeil-Links und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt automatisch eine Speicherung der Eingabe. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Datensatzfeld durchgefhrt werden. Die meisten Felder des Kundendatensatzes wie Firma, Inhaber usw. erkl„ren sich selbst und werden aus diesem Grunde nicht weiter hervorgehoben. Im Folgenden finden Sie daher die Felder erl„utert, die einer Erkl„rung bedrfen. Die Felder eines Kundendatensatzes: Kunden-Nr : Bis zu 8-stellige Nummer zur Kennzeichnung eines Kunden, die aus Zahlen und / oder Buchstaben bestehen kann. Es ist sinnvoll Kundennummern nach den organisatorischen Erfordernissen des Betriebes zu vergeben, z.B. nach Postleitzahlen. Kunden Art: Sie haben die M”glichkeit Ihre Kunden in bis zu 999 Kundengruppen einzuteilen. Die Einteilung in Kundengruppen kann z.B. fr Statistikzwecke sehr sinnvoll sein. Rabatt in %: M”chten Sie Ihrem Kunden einen festen Rabatt einr„umen, k”nnen Sie diesen hier eingeben. Der Rabatt wird dann bei jeder Rechnungsstellung automatisch als Rabatt vorgeschlagen, kann aber jederzeit berschrieben werden. Guthaben: Falls der Kunde ein Guthaben bei Ihnen hat, geben Sie dieses hier ein. Wenn Sie mit der Funktion "Gutschrift erstellen" eine Gutschrift ausdrucken, wird der Gutschriftbetrag automatisch in dieses Feld eingetragen. Bei Verrechnung (Zahlungseingang) wird das Guthaben um den entsprechenden Betrag reduziert. Kundenkonto fr FIBU: Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Die Eingabe dient dazu, Rechnungss„tze an die Finanzbuchhaltung unter der eingegebenen Kontonummer zu bergeben. Sofern Sie dieses Feld leer lassen, wird fr die Finanzbuchhaltung automatisch eine Kontonummer generiert! Zahlungsart: Sie k”nnen dem Kunden eine bestimmte Zahlungsbedingung zuweisen. Diese wird bei Rechnungsstellung automatisch vorgeschlagen, kann jedoch jederzeit ge„ndert werden. Es stehen folgende Zahlungsbedingungen zur Verfgung: 1 = Betrag per Nachnahme erhalten 2 = 8 Tage mit Skonto, 30 Tage Netto 3 = Rein Netto nach Erhalt der Rechnung 4 = Rein Netto innerhalb 8 Tagen 5 = Rein Netto innerhalb 14 Tagen 6 = Bar bei Lieferung erhalten 7 = Per Scheck bei Lieferung erhalten 8 = Per Lastschrift 9 = Per Vorkasse Pers”nl. Anrede: Um Ihre Kunden z.B. in einem Serienbrief "pers”nlich" ansprechen zu k”nnen, haben Sie die M”glichkeit eine Briefanrede einzugeben, z.B. "Sehr geehrter Herr Mller", oder „hnliches. Bank, BLZ, Kto.: In diese Felder k”nnen Sie die Bankverbindung Ihres Kunden eintragen. Wird eine Rechnung geschrieben, die im Lastschriftverfahren eingezogen wird, k”nnen Sie die Bankverbindung des Kunden in das Rechnungsformular eindrucken lassen. Gesamt Umsatz: Jeder Umsatz des Kunden wird in diesem Feld erfaát und addiert, sodaá Sie genau sehen wie 'gut' Ihr Kunde kauft. Der Umsatz wird erst nach dem Zahlungseingang abgespeichert. Letzte Rechnung: Angezeigt wird das Datum und der Betrag der letzten Rechnung. Funktionen: Duplizieren eines Datensatzes und „ndern der Satznummer( F10 ): Oft hat man mehrere Kunden, die „hnliche Daten besitzen. Mit dieser Funktion k”nnen Datens„tze "dupliziert" werden, d.h. sie werden unter einer anderen Nummer abgespeichert. Diese Funktion soll in erster Linie die Eingabe von neuen, „hnlichen Datens„tzen erleichtern, kann aber auch zur Žnderung der Datensatznummer (Index) verwendet werden. Um einen Datensatz zu duplizieren gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie duplizieren m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der duplizierte Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Um die Nummer eines Datensatzes zu „ndern, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie unter einer neuen Nummer speichern m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Rufen Sie nun den Datensatz mit der alten Nummer auf und l”schen diesen mit F2. Auch der zu l”schende Datensatz muá vollst„ndig angezeigt werden, damit er mit F2 gel”scht werden kann! L”schen: Sie k”nnen jeden beliebigen Datensatz der angezeigt wird l”schen. W„hlen Sie den Datensatz, den Sie l”schen m”chten und bet„tigen Sie F2. Nachdem die Sicherheitsabfrage mit J beantwortet wurde ist dieser Datensatz unwiderruflich gel”scht. N erlaubt den Abbruch der L”schfunktion. Suche nach Kunden (F8): Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ortsnamen ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Suche nach der Kundennummer: Wollen Sie nach der Kundennummer suchen, geben Sie eine Zahl ein , in deren Umgebung Sie den gesuchten Artikel vermuten. Nach Bet„tigung der RETURN-Taste erscheint der Datensatz mit der n„chstliegenden Nummer. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so manuell weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Suche nach dem Ort: Geben Sie den gesuchten Ort ein. Selbst wenn Sie nicht den genaue Ortsnamen wissen, k”nnen Sie mit dieser Funktion suchen, da das Programm den Ort sucht, der Ihrer Angabe am n„chsten ist. Geben Sie z.B. lediglich B als Suchbegriff an, so zeigt das Programm den ersten Ort an, der mit B beginnt. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so alphabetisch weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Speichern: Mit Hilfe der F9-Taste speichern Sie den Datensatz. Dabei spielt es keine Rolle auf welchem Feld der Cursor steht. Ein Best„tigen des letzten Datensatzfeldes mit der RETURN-Taste speichert den Datensatz ebenfalls. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Datensatz, ohne vorgenommene Žnderungen abzuspeichern. Ein weiterer Druck auf die ESC-Taste und sie verlassen diesen Programmteil. 9.4. Lieferantendatei bearbeiten Dieser Menpunkt dient zur Neueingabe und zum Eingeben bestehender Datens„tze. Funktionstasten: Es stehen verschiedene Funktionstasten (F1-F10) zur Verfgung, die jeweils in der unteren Bildschirmzeile angezeigt werden. Eine genaue Erkl„rung der Funktionstasten finden Sie in Kapitel 10. Eingeben: Durch Eingabe der Lieferantennummer wird der jeweilige Datensatz aufgerufen, oder ( falls unter der Nummer kein Datensatz existiert) ein neuer Datensatz erzeugt. Die Eingabe der Lieferantennummer muá mit RETURN best„tigt werden, woraufhin der Cursor in das n„chste Datensatzfeld springt. Mit Hilfe der Pfeil-Links- und Pfeil-Rechts-Tasten kann man den Cursor innerhalb eines Eingabefeldes bewegen. Mit Hilfe der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Tasten, sowohl der RETURN-Taste gelangt der Cursor in das n„chste Eingabefeld. Wird das letzte Feld mit RETURN best„tigt, erfolgt automatisch eine Speicherung der Eingabe. Mit Hilfe der F9-Taste kann die Speicherung der Eingabe auf jedem beliebigen Datensatzfeld durchgefhrt werden. Bl„ttern: Mit Hilfe der Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie beliebig von einem Datensatz zum anderen bl„ttern. Es spielt dabei keine Rolle auf welchem Feld sich der Cursor befindet. Die Felder eines Lieferantendatensatzes: Die meisten Felder des Lieferantendatensatzes wie Firma, Inhaber usw. erkl„ren sich selbst und werden aus diesem Grunde nicht weiter hervorgehoben. Im Folgenden finden Sie daher die Felder erl„utert, die einer Erkl„rung bedrfen. Lieferanten-Nr : Bis zu 8-stellige Nummer zur Kennzeichnung eines Lieferanten, die aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen kann. Es ist sinnvoll Lieferantennummern nach den organisatorischen Erfordernissen des Betriebes zu vergeben, z.B. nach Postleitzahlen. Lieferanten Art: Sie haben die M”glichkeit Ihre Lieferanten in bis zu 999 Lieferantengruppen einzuteilen. Die Einteilung in Lieferantengruppen kann z.B. fr Statistikzwecke sehr sinnvoll sein. Anrede: Um Ihre Lieferanten z.B. in einem Serienbrief "pers”nlich" ansprechen zu k”nnen haben Sie folgende Eingabem”glichkeit: HR = Herrn , FR = Frau, FA = Firma Rabatt in %: Haben Sie bei Ihrem Lieferanten einen festen Rabatt, tragen Sie ihn hier ein. Umsatz: Jeder Umsatz den Sie bei diesem Lieferanten machen, wird in diesem Feld erfaát und addiert, sodaá Sie genau sehen, wieviel Umsatz Sie im laufe des Jahres machen. Konto fr FIBU: Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Funktionen: Duplizieren eines Datensatzes und „ndern der Satznummer( F10 ): Oft hat man mehrere Lieferanten, die „hnliche Daten besitzen. Mit dieser Funktion k”nnen Datens„tze "dupliziert" werden, d.h. sie werden unter einer anderen Nummer abgespeichert. Diese Funktion soll in erster Linie die Eingabe von neuen, „hnlichen Datens„tzen erleichtern, kann aber auch zur Žnderung der Datensatznummer (Index) verwendet werden. Um einen Datensatz zu duplizieren, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie duplizieren m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der duplizierte Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Um die Nummer eines Datensatzes zu „ndern, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie unter einer neuen Nummer speichern m”chten. Der Datensatz muá am Bildschirm angezeigt werden, es reicht nicht aus, wenn lediglich die Datensatznummer angezeigt wird. Dies wird z.B. mit der Funktion Bl„ttern erreicht. Der Cursor muá sich auf dem Feld der Datensatznummer befinden. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. Rufen Sie nun den Datensatz mit der alten Nummer auf und l”schen diesen mit F2. Auch der zu l”schende Datensatz muá vollst„ndig angezeigt werden, damit er mit F2 gel”scht werden kann! L”schen: Sie k”nnen jeden beliebigen Datensatz der angezeigt wird l”schen. W„hlen Sie den Datensatz, den Sie l”schen m”chten und bet„tigen Sie F2. Nachdem die Sicherheitsabfrage mit J beantwortet wurde ist dieser Datensatz unwiderruflich gel”scht. N erlaubt den Abbruch der L”schfunktion. Suche nach Lieferanten: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Liefer.-Nr" befinden. Nach bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Lieferantennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung der Suchkriterien erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Lieferantennummer oder den Ortsnamen ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Lieferanten im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Suche nach der Lieferantennummer: Wollen Sie nach der Lieferantennummer suchen, geben Sie eine Zahl ein, in deren Umgebung Sie den gesuchten Lieferanten vermuten. Nach Bet„tigung der RETURN-Taste erscheint der Datensatz mit der n„chstliegenden Nummer. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so manuell weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Suche nach dem Ort: Geben Sie den gesuchten Ort ein. Selbst wenn Sie nicht den genaue Ortsnamen wissen, k”nnen Sie mit dieser Funktion suchen, da das Programm den Ort sucht, der Ihrer Angabe am n„chsten ist. Geben Sie z.B. lediglich B als Suchbegriff an, so zeigt das Programm den ersten Ort an, der mit B beginnt. Mit Hilfe der Bild-Tasten k”nnen Sie beliebig Bl„ttern und so alphabetisch weitersuchen. F8 bringt Sie wieder in den Suchmodus zurck. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Lieferantennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN-Taste in die Bildschirmmaske bernommen werden. Abbruch der Suchfunktion: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. Speichern: Mit Hilfe der F9-Taste speichern Sie den Datensatz. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchem Feld der Cursor steht. Ein Best„tigen des letzten Datensatzfeldes mit der RETURN-Taste speichert den Datensatz ebenfalls. Abbruch: Mit ESC verlassen Sie den Datensatz, ohne vorgenommene Žnderungen abzuspeichern. Ein weiterer Druck auf die ESC-Taste und sie verlassen diesen Programmteil. 9.5. Datentr„ger erstellen Diese Funktion erstellt eine Datentr„ger-Austauschdiskette (fr Ihre Bank) und einen bzw. zwei Diskettenbegleitzettel fr Ihre Bank mit Kopie fr Ihre Unterlagen. Das Disketten-Format sollte nach unserem Wissen von allen Kreditinstituten, die "Electronic Banking" anbieten, gelesen werden k”nnen. Am Besten erstellen Sie eine Test-Diskette, die Sie Ihrer Bank geben. Vor der Erstellung des Datentr„gers mssen erst šberweisungs- und Lastschrifts„tze angelegt worden sein. Sie ben”tigen eine formatierte 3,5" oder 5,25" Diskette. Die Diskette muá leer sein oder nur die Datei DTAUS1.TXT enthalten. W„hlen Sie das Diskettenlaufwerk A oder B auf dem die Datentr„gerdiskette erzeugt werden soll. Schalten Sie den Drucker ein. Legen Sie die Diskette in das Laufwerk, dann RETURN. Beantworten Sie die Kontrollfragen W„hrend die Datei DTAUS1.TXT auf Diskette geschrieben wird, werden automatisch die Diskettenbegleitzettel gedruckt. Sicherung der Datei DTAUS1.TXT: Es ist unter Umst„nden m”glich, daá Ihr šberweisungsauftrag von der Bank nicht ausgefhrt werden kann, ( weil z.B. die Diskette verlorengegangen oder besch„digt wurde ). Aus diesem Grunde wird die Datei DTAUS1.TXT w„hrend der Erstellung der Datentr„ger-Austauschdiskette auf die Festplatte kopiert. Die Datei befindet sich im Verzeichnis: C:\AUFTRAG\DAT ( Nur wenn das Programm in dem Verzeichnis AUFTRAG auf der Festplatte C: installiert ist ). Nur die zuletzt erstellte Datei DTAUS1.TXT wird auf der Festplatte gespeichert ! Rekonstruktion der Datei DTAUS1.TXT: Sollte es notwendig sein, die zuletzt erstellte Datei DTAUS1.TXT erneut auf Diskette auszugeben, k”nnen Sie dies folgendermaáen durchfhren: Verlassen Sie das Programm Wechseln Sie in Verzeichnis, in dem sich die Datei DTAUS1.TXT befindet, z.B. mit CD\AUFTRAG\DAT Legen Sie eine leere, formatierte Diskette in Laufwerk A oder B Geben Sie ein: COPY DTAUS1.TXT A: ( oder B: ) Die Datei befindet nun auf der Diskette, die Sie zur Bank geben k”nnen. 9.6. Listen anzeigen Mit dieser Funktion ist es m”glich Lastschrift- oder šberweisungsvorg„nge auf dem Bildschirm anzuzeigen. Es werden nur die Lastschriften und šberweisungen angezeigt, fr die ein Vorgang (mit GK oder LK-Nummer) erzeugt wurde. Siehe Kapitel 9.1 und 9.2. Folgende M”glichkeiten stehen zur Verfgung: - Alle šberweisungen anzeigen: - Alle Lastschriften anzeigen - Offene (nicht auf Disk bergebene) šberweisungen anzeigen - Offen (nicht auf Diskette bergebene) Lastschriften anzeigen - Bereits erledigte šberweisungen anzeigen - Bereits erledigte Lastschriften anzeigen 9.7. Datens„tze entfernen Da alle šberweisungs- und Lastschriftsvorg„nge gespeichert werden, ist es der šbersichtlichkeit halber sinnvoll, von Zeit zu Zeit die erledigten šberweisungs- und Lastschrifts„tze zu l”schen. Die Rechnungss„tze bzw. Rechnungsformulare werden durch diese Funktion nicht gel”scht, sondern nur Vorg„nge mit einer GK- oder LK-Nummer! Gel”scht werden k”nnen: - Alte (auf Disk ausgegebene) šberweisungsvorg„nge - Alte (auf Disk ausgegebene) Lastschriftsvorg„nge W„hlen Sie die Satzart aus, die gel”scht werden soll. Geben Sie ein, wieviel Tage die S„tze mindestens zurckliegen mssen, um gel”scht zu werden. Es wird angezeigt, wieviele S„tze gel”scht wurden. 9.8. Absendereinstellung „ndern Geben Sie die Absendereinstellung ein, auf die bei der Erstellung von šberweisungs- und Lastschrifts„tzen zurckgegriffen werden soll. Die muá durchgefhrt und mit F9 gespeichert werden, bevor šberweisungs- und Lastschrifts„tze erzeugt werden. Eintrag fr Absenderfeld: Geben Sie Ihren (Firmen-)Namen ein. Bankname, BLZ, Konto Nr. fr Lastschriften: Geben Sie die Bankverbindung ein, die fr eingehende Lastschriften gltig ist. Bankname, BLZ, Konto Nr. fr šberweisungen: Geben Sie die Bankverbindung ein, die fr abgehende šberweisungen gltig sein soll. Betr„ge ermitteln: Bei J werden die Betr„ge aus den Verwendungszweckfeldern summiert und in das Feld Gesamtbetrag eingetragen. Bei N erfolgt keine Berechnung. Das Feld Gesamtbetrag muá in diesem Fall manuell gefllt werden. Speichern der Eintr„ge mit F9. 10. Die Funktionstasten F1 - F10 Die Funktionstasten befinden sich in der oberen Reihe Ihrer Tastatur. Mit ihnen ist es m”glich durch einfachen Tastendruck Funktionen aufzurufen, die bei der Bedienung des Programms hilfreich sind. Die jeweils verfgbaren Funktionstasten stehen am unteren Rand des Bildschirms. F1 Die F1-Taste ist die sogenannte 'Online-Hilfetaste'. Nach dem Bet„tigen dieser Taste erscheint ein 'Hilfefenster' auf dem Bildschirm, wo Sie Erkl„rungen zu dem Programmteil sehen, in dem Sie sich gerade befinden. Mit Hilfe der Bild-Auf und Bild-Ab-Tasten k”nnen Sie in dem Hilfetext seitenweise bl„ttern. Mit ESC schlieáen Sie das Fenster und kehren zum Aufrufpunkt zurck. F2 Diese Taste l”scht das an dieser Stelle bearbeitete Objekt. Dies kann ein Datensatz sein, wenn Sie z.B. gerade bei der Bearbeitung von Kunden-, Artikel- oder Bestellteildatens„tzen usw. sind. Bei der Bearbeitung von Formularen wie z.B. Rechnungen usw. dient F2 zum L”schen von Zeilen. F3 Die F3 Taste fgt in Texten und Formularen Leerzeilen ein. Diese Zeilen k”nnen bei Bedarf mit neuem Inhalt versehen werden. Der Inhalt der Zeile, wo die Leerzeile eingefgt wurde, geht nicht verloren, sondern wird um eine Zeile nach unten gerckt. F4 F4 dient der Umschaltung der verschiedenen Eingabearten. Bei der Bearbeitung von Formularen wie z.B. Rechnungen usw. schalten Sie durch F4 von der Artikeleingabe zur Leistungseingabe und dann zur Texteingabe um. Ein erneuter Tastendruck und Sie sind wieder in der Artikeleingabe. F5 Diese Taste dient zur Korrektur von fehlerhaften Eingaben bei der Bearbeitung von Rechnungen, Lieferscheinen usw. Durch Bet„tigung springt der Cursor an den Anfang der Postenzeilen. F6 Mit F6 wird der Artikeleingabe-Modus bei Formularen wie Rechnung, Lieferschein usw. verlassen und der Cursor springt in den unteren Bildschirmbereich. Dort werden Skonto, Porto usw. eingegeben. Anschlieáend erfolgt der Ausdruck. F7 Formulare einlesen: Mit Hilfe der F7-Taste k”nnen Sie bereits geschriebene Formulare wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Lagerentnahmescheine und Auftragsbest„tigungen in das Formular einlesen, welches gerade bearbeitet wird. Fr diese Funktion muá sich der Cursor auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr", "Lieferant-Nr" usw. befinden, abh„ngig davon, welches Formular gerade bearbeitet wird. Nach dem Bet„tigen der F7-Taste erscheint das Fenster fr die Formularauswahl. W„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten die Formularart, die Sie einlesen m”chten und best„tigen Sie mit RETURN. Auf dem Bildschirm sehen Sie nun alle Rechnungen, bzw. Lieferscheine usw., die bereits erstellt wurden. Mit Hilfe der Pfeiltasten w„hlen Sie das gewnschte Formular aus und best„tigen mit RETURN. Das Formular wird nun bernommen. Diese Funktion erspart sehr viel Arbeit, da jedes einmal geschriebene Formular solange verfgbar bleibt, bis es gel”scht wird. Textbl”cke und Lieferscheine blockweise einlesen: W„hrend der Artikeleingabe k”nnen mit F7 vorgefertigte Textbl”cke eingelesen werden. Der Cursor muá sich hierfr auf dem Feld 'Artikel-Nr.' befinden. Dies ist bei Rechnungen, Lieferscheinen, Angeboten, Bestellungen usw. m”glich. Wie sie Textbl”cke erstellen und „ndern erfahren Sie in Kapitel 8 , 'Textbl”cke fr Formulare'. Besonderheit bei Rechnungen: W„hrend der Artikeleingabe k”nnen mit F7 bereits erstellte Lieferscheine blockweise einlesen. Der Cursor muá sich hierfr auf dem Feld 'Artikel-Nr.' befinden. Auf diese Weise k”nnen beliebig viele Lieferscheine zu einer Rechnung zusammengefaát werden. Vor jedem Lieferscheinblock erscheint ein Hinweis auf die Nummer und das Datum des Lieferscheins. Die F8-Suchfunktion steht Ihnen auch innerhalb der F7-Funktion zur Verfgung. F8 F8 startet die Suchfunktion des Programms. Die Suchfunktion erm”glicht Ihnen die Suche nach Datens„tzen, also z.B. die Suche nach Kunden, Artikeln, Bestellteilen usw. Die Suchfunktion sucht automatisch im richtigen Bereich: wenn sich der Cursor z.B. auf dem Eingabefeld fr Kundennummern befindet, wird nur nach Kunden gesucht. Ebenso bei Lieferanten, Artikeln usw. Beispiel: Suche nach Kunden: Der Cursor muá sich auf dem Eingabefeld "Kunden-Nr" befinden. Nach Bet„tigen der F8-Taste erscheint das Suchfenster. Sie k”nnen nach der Kundennummer oder dem Ort suchen. Das jeweils aktive Suchkriterium ist in der rechten oberen Ecke des Fensters eingeblendet. Die Umschaltung erfolgt mit Hilfe der RETURN-Taste. Geben Sie die gesuchte Kundennummer oder den Ort ein und best„tigen Sie mit RETURN. Es erscheint der Datensatz des Kunden im Suchfenster. Selbst wenn Sie nicht die vollst„ndige Nummer oder nur den ersten Buchstaben des Ortes eingeben, funktioniert die Suchfunktion: Das Programm sucht immer den logisch n„chstliegenden Datensatz. Ebenso wird mit Artikeln, Bestellteilen usw. verfahren. Bl„ttern: Die Suche kann manuell durch Bl„ttern fortgesetzt werden, indem die Bild-Auf- und Bild-Ab-Tasten bet„tigt werden. Suche fortsetzen: Ein erneutes Bet„tigen der F8-Taste erm”glicht eine Neueingabe der gesuchten Kundennummer, bzw. des Ortes. šbernahme des Datensatzes: Wurde der gesuchte Datensatz gefunden, kann er durch Bet„tigung der RETURN Taste in das Formular bernommen werden. Abbruch: Soll kein Datensatz bernommen werden, kann das Suchfenster durch Bet„tigung der ESC-Taste verlassen werden. Die Eingabe kann nun manuell fortgesetzt werden. F9 Diese Taste ist mit zwei Funktionen belegt: 1. Speichern: Mit dieser Taste werden durchgefhrte Žnderungen von Datens„tzen gespeichert, z. B. bei der Eingabe von Artikeln, Kunden usw. 2. Žndern eines Datensatzes und neue Datens„tze aufnehmen: Mit Hilfe der F9-Taste k”nnen Sie neue Artikel und Leistungen w„hrend des Erstellen von Rechnungen, Auftragsbest„tigungen usw. mit bis zu 2 Erweiterungszeilen eingeben oder bestehende Datens„tze „ndern. Hierfr muá der Cursor auf dem Feld "Artikel-Nr." stehen. Nach bet„tigen von F9 erscheint ein Eingabe-Fenster. Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie diese durch erneute Bet„tigung von F9. F10 Duplizieren eines Datensatzes : Oft hat man mehrere Artikel, Leistungen usw. die „hnliche Daten besitzen. Mit dieser Funktion k”nnen Datens„tze "dupliziert" werden, d.h. sie werden unter einer anderen Nummer abgespeichert. Diese Funktion soll in erster Linie die Eingabe von neuen, „hnlichen Datens„tzen erleichtern, kann aber auch zur Žnderung der Datensatznummer ( Index) verwendet werden. Um einen Datensatz zu duplizieren gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie duplizieren m”chten. Bet„tigen Sie ESC. Der Cursor befindet sich auf der Datensatznummer, der Datensatz wird weiterhin komplett angezeigt. Geben Sie nun die Nummer ein, unter der der duplizierte Datensatz gespeichert werden soll und bet„tigen Sie die F10-Taste. Die Eintr„ge im Datensatz k”nnen nun beliebig ge„ndert werden. Erst wenn Sie F9 = Speichern bet„tigt haben, ist der Datensatz unter der neuen Nummer gespeichert. 11. Computer ABC In diesem Anhang m”chten wir einige Begriffe, auf die Sie im Zusammenhang mit Computern ”fters stoáen werden, erkl„ren. Diese kleine Liste erhebt selbstverst„ndlich keinen Anspruch auf Vollst„ndigkeit. Einen genaueren Einblick bieten Fachzeitschriften sowie entsprechende Literatur. Kleines Computer-ABC : ASCII Der ASCII-Code (engl. American Standard Code for Information Interchange) ist der am weitesten verbreitete Standard zur Zeichendarstellung. Mit Hilfe des ASCII-Codes lassen sich alle gebr„uchlichen Symbole wie Buchstaben und Zahlen beschreiben. Beispiel: Der Groábuchstabe A hat den ASCII-Code 65. Bit In allen Computern werden Daten als Bin„rziffern dargestellt. Diese Bin„rziffern werden gew”hnlich als Bit bezeichnet, und sind die kleinsten Informationseinheiten die ein Computer verarbeiten kann. Die gebr„uchlichere Darstellung ist ein Byte (eine Zusammenstellung von 8 Bit), mit dem 2 hoch 8 = 256 Zust„nde dargestellt werden k”nnen. Byte Siehe Bit Cursor Der Cursor ist ein blinkendes Symbol (meist ein Strich oder Quadrat), an dessen Stelle ein auf der Tastatur getipptes Zeichen erscheint. Datei Eine Datei ist eine Organisationsform von Daten. Anschaulich kann man sich eine Datei wie einen Karteikasten vorstellen, welcher einzelne Karteikarten enth„lt. Ein Datensatz ist dann entsprechend eine dieser Karteikarten, und besteht aus einzelnen Feldern (in einer Kundendatei z.B. Kundennummer, Name, Telefon etc.), den Datenfeldern. Datensatz Siehe Datei Diskettenlaufwerk Das Standardspeichermedium fr Computer. Bei der Arbeit mit gr”áeren Programmen empfiehlt sich der zus„tzliche Einbau einer Festplatte. Extension Die Extension ist eine Erweiterung des Dateinamens zur besseren Unterscheidung. Es gibt einige von DOS reservierte Erweiterungen wie COM, EXE oder BAT. Andere sind frei definierbar. Beispiel: AUTOEXEC.BAT Hierbei ist BAT die Extension. Festplatte Ein Speichermedium fr Computer welches normalerweise fest im Ger„t installiert ist. Der Vorteil gegenber einem Diskettenlaufwerk besteht in einem gr”áeren Speicherplatz und schnellerer Zugriffszeit. Aufgrund seines Umfanges ist der Betrieb der Auftragsbearbeitung ohne eine solche Festplatte unm”glich. Formatieren Der Vorgang mit dem neue Disketten bzw. Festplatten fr die Arbeit unter einem Betriebssystem eingerichtet werden. !! VORSICHT !! Da das Formatieren (bei bereits formatierten Datentr„gern) alle eventuell vorhandenen Daten l”scht, sollte vorher die begleitende Literatur (MS-DOS Handbuch, Beschreibung der Laufwerke) studiert werden. Groá/Kleinschreibung Auf der DOS-Kommandoebene wird nicht zwischen Groá- und Kleinschreibung unterschieden. Kommandoebene von MS-DOS siehe Prompt Maske Definierte Darstellung fr den Bildschirm bzw. Drucker. Men Ein Men ist eine Zusammenstellung verschiedener thematisch zusammenh„ngender Punkte zu einer Gesamtbersicht. MS-DOS (Betriebssystem) Siehe MS-DOS Kurzbeschreibung) Schlssel-(Index)-Feld Innerhalb eines Datensatzes gibt es in der Regel ein oder mehrere Schlsselfelder. Sie dienen dazu, den gewnschten Datensatz aus einer Menge anderer herauszusuchen. In der Auftragsbearbeitung sind alle 'Nummer-Felder' (wie Artikelnummer, Kundennummer etc.) Schlsselfelder. Ihre Angabe ist zwingend, kann also nicht weggelassen werden (bei der Eingabe von Daten in eine Datei). Siehe auch Datei. Software/Hardware Die Trennung zwischen Software und Hardware ist nicht vollst„ndig m”glich. Im Allgemeinen bezeichnet man die Ger„te wie Drucker, Computer, Tastatur etc. als Hardware und die Programme als Software. Pfad Soll ein Programm geladen werden, durchsucht DOS das aktuelle Verzeichnis, und meldet bei Nichtvorhandensein einen Fehler. Um oft ben”tigte Dateien wie z.B. die DOS-Hilfsprogramme von jedem Verzeichnis aufrufen zu k”nnen, muá ein Pfad (PATH) auf das DOS-Verzeichnis gelegt werden. Es wird dann bei der Programmsuche immer auch in das mit PATH angegebene Verzeichnis gesehen. Prompt Das Sie sich auf der DOS-Kommandoebene befinden, merken Sie an dem 'Prompt'. Dieses 'Prompt' besteht aus einem Buchstaben und einer spitzen Klammer, dahinter blinkt der Cursor. Der Buchstabe steht fr das aktuelle Laufwerk. z.B : A> fr das Diskettenlaufwerk C> in der Regel die Festplatte (wenn vorhanden) Man kann diese 'Prompt' erweitern, sodaá auch das aktuelle Unterverzeichnis mit angegeben wird. Sehen Sie dazu bitte in Ihr MS-DOS Handbuch. Verzeichnis Ein Verzeichnis (Directory) enth„lt eine Liste von Dateien. Es w„re m”glich, einfach s„mtliche Dateien in einem einzigen Verzeichnis zusammenzufassen - auf diese Weise stehen alle Informationen zur Verfgung. Fr Disketten ist dies ein durchaus gangbarer Weg, bei Festplatten die unter Umst„nden einige hundert Dateien enthalten, kommt man da schnell in Schwierigkeiten. Die Suche nach einer bestimmten Datei wrde sehr erschwert. Aus diesem Grund erm”glicht DOS das Einrichten von Unterverzeichnissen. Eine solche Struktur von Verzeichnissen „hnelt einem Baum mit einer Wurzel, dem Stamm und Žsten, und erm”glicht eine bessere Verteilung der Dateien. 12. Einfhrung in MS-DOS Eine kurze Einfhrung in MS-DOS Die Bezeichnung DOS steht fr 'Disk Operating System' (Diskettenbetriebssystem). Es regelt haupts„chlich den Datenverkehr innerhalb des Computers. Der Sinn eines Betriebssystems liegt darin, daá nur ein einziges Programm geschrieben werden muá (auch MS-DOS ist 'nur' ein Programm), das sich direkt mit der Elektronik des Computers auskennt. Alle anderen Programme verwenden dieses eine Programm und mssen sich nicht um die Hardware-Details des Computers kmmern. Die Befehlsfunktionen von DOS kann man in zwei Bereiche unterteilen: 1. Befehle die sich in der COMMAND.COM Datei befinden Das sind Befehle wie DIR, DEL, COPY etc. Diese Befehle sind jederzeit verfgbar, weil die COMMAND.COM fest im Speicher des Rechners steht. 2. Befehle wie FORMAT, DISKCOPY etc. Diese Befehle rufen eigenst„ndige Hilfsprogramme auf, die in den Speicher des Rechners geladen werden und nach Beendigung wieder verschwinden. Aus diesem Grunde mssen diese Programme auf dem aktuellen Laufwerk vorhanden sein, bzw. es muá ein entsprechender Pfad gesetzt sein. Es gibt weiterhin zwei reservierte Dateien die wenn vorhanden, beim Start von MS-DOS gesucht werden. 1.Die Datei CONFIG.SYS In ihr kann man Systemeinstellungen, wie die Zahl gleichzeitig ge”ffneter Dateien oder den gewnschten Zeichensatz etc. dauerhaft einstellen. 2. Die Datei AUTOEXEC.BAT Damit Sie beim Start von MS-DOS, Befehle wie das Laden des Tastaturtreibers (das ist ein Programm das dafr sorgt, daá sie l„nderspezifische Zeichen wie z.B. Umlaute benutzen k”nnen) nicht jedesmal 'von Hand' eingeben mssen, gibt es die Datei AUTOEXEC.BAT. An dieser Stelle k”nnen auch Pfade gesetzt oder das Prompt eingestellt werden. Befehlsbersicht: Einige Befehle der COMMAND.COM COPY - dient zum Kopieren von Dateien DEL - dient zum L”schen von Dateien DIR - gibt ein Inhaltsverzeichnis (Directory) aus VER - zeigt die Version des benutzten DOS an REN - dient zum Umbenennen einer Datei CD - wechselt das aktuelle Verzeichnis MD - erzeugt ein neues Unterverzeichnis RD - entfernt ein Unterverzeichnis CD.. - wechselt ein Verzeichnis zurck Zwei wichtige MS-DOS Hilfsprogramme FORMAT - formatiert Disketten bzw. Festplatten (siehe dazu auch Anhang A DISKCOPY - dient zum vollst„ndigen Kopieren einer Diskette auf eine Andere. (Hiermit k”nnen Sie Sicherheitskopien Ihrer Programmdisketten anfertigen) Die meisten dieser Befehle erwarten noch einen oder mehrere Zus„tze. Beispiele: DEL TEST.TXT - l”scht die Datei 'Text' im aktuellen Verzeichnis. DEL *.* - l”scht alle Dateien im aktuellen Verzeichnis. FORMAT A: - formatiert eine Diskette im Laufwerk A. DIR A: - Zeigt den Inhalt der Diskette im Laufwerk A (auch wenn man sich auf einem anderen Laufwerk befindet) Wie an anderer Stelle bereits bemerkt, kann im Rahmen diese Handbuches keine vollst„ndige Einweisung in die Arbeitsweise von MS-DOS erfolgen. Einzelheiten entnehmen Sie bitte Ihrem MS-DOS Handbuch, oder aus der Vielzahl erschienener Bcher bzw. Fachmagazine. 13. Die Tastatur Die Tastatur: Im Folgenden m”chten wir eine kurze šbersicht der wichtigsten Tasten Ihres Computers geben. Obwohl sich Tastaturen je nach Hersteller und Baujahr etwas unterscheiden, sind die wesentlichen Funktionen berall vorhanden. Die RETURN-Taste Die RETURN-Taste dient zur Best„tigung einer Eingabe. Alle Befehle auf der DOS-Ebene, sowie die meisten Eingaben innerhalb von Programmen ben”tigen diese Best„tigung zu ihrer Ausfhrung. Symbol : RETURN Die ESC-Taste Die ESC-Taste (von escape = fliehen) dient, wie ihr Name schon sagt, zum Verlassen einer Funktion oder eines Programms. Innerhalb der Auftragsbearbeitung k”nnen Sie damit Programmteile verlassen, bzw. von Untermens ins Hauptmen zurckspringen. Die Cursortasten Die Cursor- oder Pfeiltasten dienen zum Bewegen des Cursors in die gewnschte Richtung. Dabei wird eventuell unter dem Cursor befindlicher Text nicht ver„ndert. Die Einfg-Taste Das Symbol Einfg bzw. Ins steht fr Einfgen bzw. Insert. Die Entf-Taste Das Symbol Entf bzw. Del steht fr Entfernen bzw. Delete. Die F-Tasten Die Bedeutung der F-Tasten kann vom Programmierer frei bestimmt werden. Sie werden benutzt, um Anwenderentscheidungen abzufragen. Die z.Z. verfgbaren F-Tasten stehen am unteren Rand des Bildschirmes. Beispiel: F1 - zeigt eine Hilfebildschirm an dieser Stelle an, falls vorhanden F2 - l”scht das an dieser Stelle bearbeitete Objekt F4 - dient der Umschaltung zwischen verschiedene Eingabearten F5 - springt bei Formularen wie Rechnung, Angebot etc. an den Anfang der Postenzeilen. F6 - springt bei Formularen wie Rechnung, Angebot etc. in den unteren Bereich, wo Porto, Skonto etc. eingegeben werden, und druckt anschlieáend aus. F8 - startet die Suchfunktion nach den an dieser Stelle interessierenden Objekten F9 - dient zum Abspeichern ge„nderter Objekte Die Druckfunktion innerhalb von DOS Die Taste Druck bzw. Prtscr oder „hnlich (fr Printscreen) erzeugt, einen angeschlossenen Drucker vorausgesetzt, eine Kopie des Bildschirmes auf Papier. 14. Hilfe bei Problemen Hilfe bei Problemen Bei der Vielzahl auf dem Markt vorhandener Computer, Monitore, Grafikkarten etc. sind Probleme nie ganz ausgeschlossen. Wenn also die Auftragsbearbeitung oder Teile davon nicht ordnungsgem„á funktionieren, sollten folgende Dinge unternommen werden. 1. Geben Sie bitte den Inhalt Ihrer CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT Dateien an. (einfach als Ausdruck) 2. Welche Versionsnummer hat Ihr DOS-Betriebssystem ? 3. Welchen Rechner, Drucker, Grafikkarte und Monitor benutzen Sie ? 4. Wenn Fehler am Bildschirm zu sehen sind, machen Sie bitte einen Bildschirmausdruck. (siehe Tastatur) Diese Informationen senden Sie bitte an Ihren Vertrieb. Wir sind natrlich auch fr Verbesserungsvorschl„ge dankbar. 15. Druckmasken editieren Mit dieser Funktion k”nnen Sie den Ausdruck der Formulare wie Rechnungen, Angeboten etc. individuell anpassen. Diese Funktion ist nicht in das Mensystem der Auftragsbearbeitung eingebunden, da sie fr den normalen Betrieb des Programmes nicht notwendig ist. Die Gefahr w„re zu groá, daá die Druckmasken aus versehen ver„ndert werden und die Druckergebnisse nicht mehr den Anforderungen entsprechen. Die Rekonstruktion kann unter Umst„nden sehr aufwendig sein! Bevor Sie Druckmasken „ndern sollten Sie daher die bestehenden Masken in einem eigenen Verzeichnis oder auf Diskette sichern! Zu diesem Zweck wechseln Sie ins Verzeichnis:AUFTRAG\MSK kopieren Sie alle Dateien mit der Extension DRK in ein eigenes Verzeichnis oder auf Diskette. Nachdem Sie dies durchgefhrt haben, k”nnen Sie den Masken-Editor aufrufen. Wechseln Sie hierfr in das Verzeichnis AUFTRAG bzw. in das Verzeichnis, in dem Sie die Auftragsbearbeitung installiert haben. Geben Sie ein: DRK_EDIT Folgende Druckmasken k”nnen editiert werden: ANGEBOT.DRK (Angebote) ARTDRK.DRK (Ausdruck der Artikelliste) AUFTRAG.DRK (Auftragsbest„tigung) BESTDRK.DRK (Ausdruck der Bestellteilliste) BESTELLU.DRK (Bestellungen) ETI_N1R8.DRK (Adressetiketten) GUTSCHRF.DRK (Gutschrift) INVDRK.DRK (Inventurliste) KNDDRK.DRK (Kundenliste) LAGERENT.DRK (Lagerentnahmeschein) LEISTDRK.DRK (Leistungsliste) LIEFDRK.DRK (Lieferantenliste) LIEFERSC.DRK (Lieferschein) MAHNUNG1.DRK (1. Mahnung) MAHNUNG2.DRK (2. Mahnung) MAHNUNG3.DRK (3. Mahnung) OPLDRK.DRK (Offene Posten Liste) RECHNUNG.DRK (Rechnung) RUECKSEN.DRK (Rcksendung) TXTADRES.DRK (Adresseindruck in Formulare) TXTDRUCK.DRK (Freier Brief in Textbearbeitung) TXTSERIE.DRK (Adresseindruck in Serienbriefe) WARENEIN.DRK (Wareneingangsbeleg) W„hlen Sie das Formular aus, welches Sie editieren m”chten. Folgende Funktionstasten stehen zur Verfgung: F3-Autotabulator: Mit der F3 Taste k”nnen Sie alle Zeilen oder Spalten um denselben Wert nach rechts oder links verschieben. Positive Zahlen rcken Zeilen nach unten und Spalten nach rechts. Negative Zahlen entsprechend nach oben oder links. F9-Speichern: Mit F9 speichern Sie die durchgefhrten Žnderungen. W„hlen Sie mit dem farbigen Balken die Zeile, die ge„ndert werden soll und dann RETURN. Die Felder und ihre Bedeutung: ZS = Zeichensatz: Kennzeichnet den fr diese Zeile verwendeten Zeichensatz. Es besteht die M”glichkeit, je nach Druckerf„higkeiten, bis zu 20 Schriftartattribute in den Formularen zu verwenden. Folgende Zeichens„tze stehen zur Verfgung: 00 = Normal Schrift 01 = Normalschrift Unterstrichen 02 = Normalschrift Fett 03 = Kleinschrift 04 = Breitschrift Unterstrichen 06 = Normalschrift proportional 07 = Normalschrift Fett proportional 08 = Kleinschrift proportional U = Unterdrcken: Wird anstelle des N ein U eingegeben, so wird der Ausdruck der Zeile (n) unterdrckt. Anz.: Zeigt an wie oft die Zeile in dem Formular gedruckt wird. Im Regelfall steht dort 1. Bei Artikeln u.„. wird die Anzahl der Artikelzeilen eingestellt, die auf einer Seite gedruckt werden. Zeile: Zeigt die Zeile an, in der der rechts im Feld Hinweise fr Editierung stehende Inhalt gedruckt wird. Spalte: Zeigt die Spalte an, ab der der rechts im Feld Hinweise fr Editierung stehende Inhalt gedruckt wird. L„nge: L„nge des Feldes. Bis: Bis zu dieser Spalte geht das Feld. Hinweise fr Editierung: Hier sehen Sie Feldinhalte. Es kann sich um konstante oder variable Feldinhalte (berechnete) handeln. Die Unterscheidung ist nicht immer leicht und erfordert etwas šbung. Konstante Feldinhalte werden in der Regel so angezeigt, wie sie im Ausdruck erscheinen und relativ leicht zu erkennen Speichern der Žnderungen mit F9 16. Reorganisation Dieses Hilfsprogramm dient zur Neuorganisation der Datenbank. Es sollte nur aufgerufen werden, wenn beim normalen Betrieb der Auftragsbearbeitung Fehler in den Artikel-, Kunden-, Leistungs-, Bestellteil- oder Lieferrantendaten aufgetreten sind. Die Reorganisation kann nicht w„hrend der Auftragsbearbeitung aufgerufen werden. Vor einer vollst„ndigen Reorganisation muá unbedingt eine Datensicherung durchgefhrt werden. Um eine Reorganisation durchzufhren, gehen Sie wie folgt vor: Fhren Sie unbedingt eine Datensicherung durch Verlassen Sie die Auftragsbearbeitung Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem die Auftragsbearbeitung installiert wurde, z.B. mit CD\AUFTRAG, wenn das Programm im Verzeichnis AUFTRAG installiert ist. Geben Sie ein: REORG Vollst„ndige Reorganisation: Die Datenbank wird neu aufgebaut, wobei besch„digte Datens„tze ( die z.B. durch Fehleingaben oder Rechnerabstrze entstanden sein k”nnen ) gel”scht werden. Es werden nur Datens„tze gel”scht, auf die das Programm ohnehin keinen Zugriff mehr hat! Durchfhrung der vollst„ndigen Reorganisation: Nachdem die Datensicherung erfolgreich durchgefhrt wurde, w„hlen Sie : "Vollst„ndige Reorganisation" Beantworten Sie die Kontrollfragen mit J , sofern keine Fehlermeldung angezeigt wird. Sollte eine Fehlermeldung angezeigt werden, ist die Reorganisation sofort mit N abzubrechen! In diesem Fall benachrichtigen Sie bitte Ihren Vertriebspartner! Entladen der Datenbank in Textdateien: Der Aufruf dieser Funktion entl„dt die Datenbank in Textdateien (ASCII) und kann fr die Datenbergabe an andere Programme verwendet werden. Dies sollte nur vom Fachmann durchgefhrt werden. Die Funktion ist fr den normalen Betrieb des Programms nicht erforderlich. 17. Passwort Sie k”nne den unberechtigten Zugriff auf das Programm verhindern, indem Sie ein Passwort eingeben. Eingabe eines Passwortes: Verlassen Sie die Auftragsbearbeitung Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem die Auftragsbearbeitung installiert ist, z.B. mit cd\AUFTRAG. Geben Sie ein: PASSWORD Geben Sie in das Feld "Neues Password" Ihr pers”nliches Passwort ein. Dies kann aus 8 Buchstaben und/oder Zahlen bestehen. Speichern Sie mit F9 Beenden Sie mit ESC Wenn Sie nun die Auftragsbearbeitung starten, mssen Sie, nachdem das Einfhrungsbild erschienen ist, das Passwort eingeben und RETURN bet„tigen. Wird ein verkehrtes Passwort oder nur RETURN eingegeben, wird nach drei Versuchen der Programmzugriff verweigert. Schreiben Sie sich das Passwort auf ! Sichern Sie das Programm PASSWORD.EXE auf einer separaten Diskette. L”schen Sie das Programm von der Festplatte, damit kein Unbefugter das Passwort auslesen oder „ndern kann. Žndern des Passwortes: Wenn Sie das Programm PASSWORD.EXE von der Festplatte gel”scht haben, kopieren Sie es von der Diskette auf der es sich befindet zurck in das Verzeichnis, in dem die Auftragsbearbeitung installiert ist, also z.B. Copy b:PASSWORD.EXE c:\auftrag\ Gehen Sie nun vor wie oben beschrieben.